2026年古籍修复公司古籍接收与登记管理制度

2026年古籍修复公司古籍接收与登记管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司古籍接收与登记全流程管理，确保接收古籍信息精准、状态可溯、责任明确，避免古籍在接收环节出现丢失、损坏、信息错漏等问题，依据《中华人民共和国文物保护法》《文物藏品管理办法》及公司古籍修复全流程管控要求，结合古籍接收登记“双人核验、全程留痕、精准建档”的管理特性，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有类型古籍的接收与登记管理，涵盖的古籍品类包括：普通线装古籍、珍贵经卷、碑帖拓片、手写稿本、契约文书等各类纸质古籍；涉及的接收场景包括：客户委托修复、机构合作移交、临时保管等所有古籍入司环节；涉及的人员包括：接收专员、档案管理员、修复主管、质量管控人员等所有参与古籍接收登记的人员；所有接收登记活动均遵循“客观精准、全程留痕、安全第一、权责清晰”的原则。第三条核心管理原则（一）双人核验原则：古籍接收的每一个环节均需两名及以上工作人员共同核验，一人主责、一人复核，避免单人操作导致的信息错漏或责任不清；（二）信息完整原则：登记信息需覆盖古籍基础属性、破损状态、权属信息、移交要求等全维度内容，无关键信息缺失；（三）状态留痕原则：通过文字记录、影像留存等方式，完整记录古籍接收时的原始状态，作为后续修复、交接、归还的重要依据；（四）安全管控原则：接收过程中采取必要的防护措施，避免古籍受到挤压、碰撞、污染等二次损伤，珍贵古籍需全程专人护送；（五）溯源可查原则：为每批接收古籍分配唯一项目编号，所有登记信息与编号关联，确保从接收、修复到归还的全流程可精准溯源。第四条管理职责划分（一）业务对接部：负责与客户/移交方沟通古籍接收事宜，明确移交要求、修复预期、保管期限等核心信息，提前制定接收方案；（二）接收管理部：负责古籍现场接收、外观核验、数量清点，填写《古籍接收核验单》，作为古籍入司的第一手资料；（三）档案管理部：负责古籍信息的系统登记、建档，生成唯一项目编号，建立纸质+电子双版本台账，确保登记信息长期可查；（四）质量管控部：负责接收登记信息的复核，核验古籍实际状态与登记内容的一致性，对信息错漏问题提出整改要求；（五）安全保障部：负责接收过程中的古籍运输、临时存放安全，配备专用运输箱、存放柜，确保古籍在接收环节无安全风险。第二章古籍接收前准备管理第五条接收方案制定（一）信息收集：业务对接部需提前收集移交方提供的古籍基础信息，包括古籍名称、数量、年代、装帧形式、预估破损类型，以及移交方的特殊要求（如保密要求、保管期限、修复优先级等）；（二）方案拟定：根据收集的信息，接收管理部制定针对性接收方案，明确接收时间、地点、参与人员、运输方式、防护措施，珍贵古籍需额外制定应急处置预案；（三）方案审批：接收方案需经部门主管审核、公司分管领导审批后执行，涉及一级、二级珍贵文物的，需按文物主管部门要求完成备案后再实施接收。第六条接收工具与物资准备（一）核验工具：准备高精度电子秤（用于称量古籍重量）、钢卷尺（用于测量开本尺寸）、强光手电（用于检查古籍内部破损）、放大镜（用于查看字迹、纸张细节）；（二）防护物资：准备无酸牛皮纸、纯棉软布、防震泡沫、专用古籍运输箱（内置缓冲层）、一次性纯棉手套，避免直接接触古籍造成污染；（三）登记物资：准备统一格式的《古籍接收核验单》《古籍登记台账》、不易褪色的中性笔、便携式打印机（用于现场打印项目编号标签）。第七条接收人员准备（一）岗前培训：参与接收的人员需提前接受古籍接收规范培训，掌握核验要点、防护要求、登记标准，熟悉应急处置流程；（二）分工明确：明确主核验人、复核人、运输人员、临时保管人员的职责，确保接收过程中各环节责任到人；（三）资质核验：涉及珍贵古籍接收的人员，需具备相应的文物保护从业资质，无资质人员不得参与核心核验工作。第三章古籍现场接收核验管理第八条基础信息核验（一）数量核验：逐册清点古籍数量，核对与移交方提供的清单是否一致，零散页册需单独计数并标注，数量不符的需当场与移交方确认并记录；（二）标识核验：核对古籍封面、扉页的名称、题跋、印章等标识信息，确认与移交清单标注的古籍名称、年代是否匹配，不明标识需及时向移交方核实；（三）权属核验：核验移交方提供的权属证明（如委托书、产权证明、机构批文），确认移交方具备合法的移交权限，无权属证明的不得接收。第九条物理状态核验（一）外观状态：检查古籍封面、封底、书脊的完整性，记录是否存在缺失、破损、变形、霉变、虫蛀等情况，对外观损伤部位进行详细描述；（二）内页状态：逐页翻阅古籍（动作轻柔，避免二次损伤），记录内页缺失数量、撕裂位置、字迹脱落程度、纸张酸化脆化情况，重点标注破损严重的页码；（三）特殊状态：检查古籍是否存在水渍、油渍、化学污染等特殊问题，记录污染范围、程度，以及是否有修复痕迹（如前人修复的黏合剂残留、补纸等）。第十条接收核验记录（一）现场记录：主核验人需在《古籍接收核验单》上实时记录核验结果，内容包括古籍名称、数量、年代、开本尺寸、重量、破损类型及程度、特殊要求等，做到“核一项、记一项”；（二）双人确认：复核人需同步核对核验内容，确认无误后与主核验人共同签字确认，对有争议的核验结果，需当场与移交方沟通并在单据上注明；（三）影像留存：对古籍接收时的整体状态、破损部位进行现场拍摄，影像资料与《古籍接收核验单》关联，作为原始状态留存依据。第十一条交接确认（一）单据确认：《古籍接收核验单》需经我方接收人员、移交方代表共同签字确认，一式三份，我方留存两份（接收管理部、档案管理部各一份），移交方留存一份；（二）特殊说明：对移交方提出的保密要求、修复禁忌、归还时限等特殊事项，需在单据备注栏明确标注，并由双方签字确认；（三）物资交接：接收古籍的同时，核对移交方提供的古籍相关资料（如前人修复记录、检测报告、研究文献等），并单独登记造册。第四章古籍登记建档管理第十二条登记标准与要求（一）编号规则：采用“年份-接收批次-古籍类型-序号”的编号规则生成唯一项目编号，如“2026-001-线装-005”，编号标签需贴于古籍专用存放箱外侧，避免直接粘贴在古籍上；（二）登记内容：电子台账需包含项目编号、古籍名称、年代、数量、开本尺寸、重量、移交方信息、接收时间、接收人员、破损状态、特殊要求、存放位置等核心信息，纸质台账与电子台账内容完全一致；（三）信息录入：档案管理员需在接收完成后24小时内完成信息录入，确保录入信息与《古籍接收核验单》一致，录入完成后需由质量管控人员复核。第十三条建档管理（一）纸质档案：将《古籍接收核验单》、移交方提供的权属证明、特殊要求说明等资料整理成册，按项目编号归档至专用档案柜，档案柜需加锁并由专人保管；（二）电子档案：将登记台账、影像资料、接收方案等电子文件按项目编号分类存储至专用服务器，设置访问权限，定期备份，防止数据丢失；（三）档案更新：古籍在后续流转（如移交修复、临时调拨）过程中，档案管理员需及时更新存放位置、状态变更等信息，确保档案信息与古籍实际状态同步。第十四条接收异常处理（一）数量不符：接收时发现古籍数量与移交清单不符的，需暂停接收流程，当场与移交方核实，确认是清单错误的，修改清单并双方签字确认；确认是实物缺失的，需在核验单注明并留存证据，按双方约定处理；（二）状态争议：对古籍破损状态存在争议的，需通过影像、文字详细记录争议点，必要时委托第三方专业机构鉴定，鉴定结果作为接收登记的最终依据；（三）应急处置：接收过程中若发生古籍意外损坏（如掉落、污染），需立即停止操作，采取应急防护措施，保护现场并上报主管领导，与移交方协商处理方案，不得擅自掩盖或处置。第五章监督考核与责任追究第十五条监督检查机制（一）日常检查：档案管理部每周抽查接收登记台账，核对电子档案与纸质档案的一致性，检查古籍存放位置与台账记录是否匹配；（二）月度核查：质量管控部每月对上月接收的古籍进行抽样核查，抽检比例不低于20%，重点核查登记信息的准确性、核验记录的完整性；（三）年度审计：公司审计部门每年开展一次古籍接收登记专项审计，检查制度执行情况、责任落实情况，形成审计报告并提出改进建议。第十六条考核管理（一）考核指标：将接收登记准确率（要求100%）、核验记录完整性（要求100%）、档案更新及时性（要求24小时内）纳入接收人员、档案管理员的绩效考核；（二）奖惩机制：考核优秀的人员给予绩效奖励、评优优先等激励；考核不达标者给予技能培训、绩效扣罚等处理；（三）技能提升：定期组织接收登记人员开展业务培训，内容包括文物保护法规、核验技巧、档案管理规范，提升人员专业能力。第十七条责任追究（一）轻微违规：接收登记信息错漏但未造成后果、核验记录不完整、档案更新不及时的，对责任人给予口头警告、限期整改，并处以岗位技能复训；（二）一般违规：未执行双人核验制度、擅自接收无权属证明的古籍、因操作不当导致古籍轻微污染的，对责任人给予通报批评、绩效扣罚（不超过当月绩效的15%），部门主管承担连带管理责任；（三）重大违规：因核验失误导致古籍数量丢失、登记信息造假、未采取防护措施造成古籍破损的，对责任人给予经济赔偿（按损失金额核定）、岗位降级，情节严重的调离岗位；（四）严重违规：接收珍贵古籍未按规定备案、泄露移交方保密信息、因失职造成珍贵古籍永久性损坏的，对责任人给予解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。第六章附则第十八条制度培训接收管理部需将本制度纳入所有接收人员、档案管理员的岗前培训及年度复训内容，每年至少开展2次专项培训，重点讲解接收核验标准、登记建档规范、应急处置流程，确保相关人员熟练掌握。第十九条制度修订本制度根据《文物保护法》更新、古籍接收管理实际需求变化、文物主管部门监管要求调整适时修订，修订方案由接收管理部联合档案管理部拟定，征求相关部门意见后，报总经理办公会审批后执