2026年古籍修复公司古籍库房档案管理制度

2026年古籍修复公司古籍库房档案管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司古籍库房档案的收集、整理、保管、利用及销毁全流程管理，保障档案的完整性、真实性、安全性，为古籍保管、修复、溯源提供可靠依据，依据《中华人民共和国档案法》《文物保护法》《古籍保护条例》及公司古籍管理核心规范，结合古籍库房档案（含纸质、电子档案）的专业性、保密性、不可替代性特性，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司古籍库房所有档案的管理活动，涵盖的档案类型包括：古籍基础档案（古籍著录信息、定级评估报告、来源证明等）、古籍修复档案（修复方案、修复过程记录、修复前后影像资料等）、库房管理档案（出入库记录、温湿度监测记录、设备运维记录等）、安全管理档案（安防巡检记录、消防演练记录、人员出入登记等）；涉及的部门包括：库房管理部、修复项目部、档案管理部、安保部等所有产生或使用库房档案的部门；所有档案管理活动均遵循“全程留痕、分类管理、安全保密、便捷利用、合规留存”的原则。第三条管理原则（一）真实性原则：档案内容需如实反映古籍状态、库房管理行为，严禁伪造、篡改、删减档案信息，档案形成需有对应的原始凭证支撑；（二）完整性原则：档案收集需覆盖古籍从入库到出库、从修复前到修复后的全流程，确保每一项关键管理行为均有档案记录，无关键信息缺失；（三）安全性原则：档案保管需采取防火、防潮、防虫、防磁、防盗措施，电子档案需定期备份，涉密档案需严格控制查阅权限；（四）分类管理原则：按档案类型、古籍等级、保管期限进行分类归档，建立统一的档案编号规则，确保档案检索高效、管理有序；（五）合规性原则：档案的形成、保管、销毁需符合《档案法》及文物保护相关法规，档案保管期限需满足法定要求，销毁流程需合规留痕。第四条管理组织架构与职责（一）档案管理部：作为库房档案管理归口部门，负责档案制度制定、档案分类归档、档案保管、查阅审批、档案销毁审核，档案主管为档案管理第一责任人；（二）库房管理部：负责库房管理类档案的收集、整理、移交，确保出入库、温湿度监测等记录及时、准确形成，定期向档案管理部移交档案；（三）修复项目部：负责古籍修复档案的编制、整理，修复完成后15个工作日内完成修复档案的审核及移交，确保修复档案与古籍实际修复情况一致；（四）安保部：负责安全管理类档案的记录、汇总，每月向档案管理部移交安防、消防相关档案，确保安全档案可追溯、可核查；（五）技术部：负责电子档案的系统维护、数据备份、安全防护，确保电子档案存储系统稳定运行，防止数据泄露、丢失或损坏。第二章档案的形成与收集第五条档案形成要求（一）纸质档案：需使用无酸纸、不易褪色的墨水填写，字迹清晰、内容完整，关键记录需由经办人、审核人签字确认，档案页面需标注页码、档案编号；（二）电子档案：需采用通用、稳定的文件格式（如PDF、JPG、DOCX），命名规则统一（档案类型-古籍编号-形成日期），电子档案需添加数字水印，确保不可篡改；（三）影像档案：古籍修复前后、库房关键管理场景的影像资料需清晰、完整，标注拍摄时间、拍摄人、拍摄对象，与对应的文字档案关联归档。第六条档案收集流程（一）日常收集：各部门在开展库房管理、古籍修复等工作时，同步形成对应档案，指定专人负责日常档案收集，确保档案不遗漏、不延迟；（二）定期移交：库房管理部、安保部需每月底向档案管理部移交当月形成的档案，修复项目部需在每批次古籍修复完成后15日内移交修复档案；（三）移交审核：档案管理部接收档案时，需核对档案完整性、准确性，对不符合要求的档案退回整改，整改合格后方可接收归档；（四）移交记录：档案移交需填写《档案移交清单》，注明档案名称、数量、移交部门、移交人、接收人，双方签字确认，清单作为档案管理档案留存。第三章档案的整理与归档第七条档案分类规则（一）一级分类：按“古籍基础档案、古籍修复档案、库房管理档案、安全管理档案”划分四大类，分别用字母G、X、K、A标识；（二）二级分类：在一级分类基础上，按古籍等级（珍贵古籍、普通古籍）或管理模块（出入库、温湿度、安防）进一步划分；（三）档案编号：采用“一级分类标识-二级分类标识-年份-序号”的编号规则，如“G-Z-2026-001”代表2026年第1份珍贵古籍基础档案，确保每一份档案有唯一编号。第八条归档整理要求（一）纸质档案：按档案编号顺序整理成册，加装档案封面、卷内目录，注明档案名称、保管期限、形成部门，档案册需装订牢固，无散页、缺页；（二）电子档案：按分类规则建立电子档案目录，每一类档案对应独立文件夹，电子档案需与纸质档案编号一致，实现纸质与电子档案一一对应；（三）归档入库：整理完成的档案需存入专用档案柜，纸质档案柜需放置防虫防霉药剂，电子档案需存储在专用服务器并定期备份至离线存储设备。第四章档案的保管与维护第九条档案保管环境要求（一）纸质档案保管：档案库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%，远离水源、火源、强磁场，档案柜需离地、离墙存放，避免受潮；（二）电子档案保管：电子档案服务器需放置在专用机房，配备UPS电源、防火防盗设施，服务器需安装杀毒软件、防火墙，定期进行漏洞扫描；（三）涉密档案保管：珍贵古籍的定级档案、来源证明等涉密档案需存入密码锁档案柜，查阅需经总经理审批，保管人员需签订保密协议。第十条档案维护要求（一）日常检查：档案管理部每周对档案保管环境进行检查，核对档案柜密封性、温湿度是否达标，电子档案服务器运行状态是否正常；（二）定期整理：每季度对档案进行一次整理，核对档案数量、编号是否准确，修复破损的纸质档案，更新电子档案备份，确保档案状态完好；（三）破损处置：发现档案破损、褪色、霉变等情况，需立即采取修复措施，纸质档案修复需由专业档案修复人员操作，电子档案损坏需从备份恢复。第十一条档案备份要求（一）纸质档案备份：珍贵古籍的核心档案需制作复印件或扫描件备份，复印件需与原件分开存放，扫描件纳入电子档案管理体系；（二）电子档案备份：采用“本地服务器+离线存储设备+云端加密存储”的三重备份方式，每月进行一次全量备份，每周进行一次增量备份，备份介质需标注备份时间、内容，专人保管；（三）备份验证：每半年对备份档案进行一次恢复测试，确保备份数据可正常读取、无损坏，测试记录需存档备查。第五章档案的查阅与利用第十二条档案查阅权限（一）普通权限：公司内部员工可查阅非涉密的库房管理档案、普通古籍的基础档案，查阅需经部门负责人审批；（二）中级权限：修复技术人员、库房主管可查阅对应古籍的修复档案、定级评估报告，查阅需经档案主管审批；（三）高级权限：公司管理层、外部合作的古籍保护专家可查阅涉密档案、珍贵古籍核心档案，查阅需经总经理审批；（四）外部查阅：文物主管部门、司法机关等因公务需要查阅档案的，需出具正式函件，由档案管理部核对身份后，在指定人员陪同下查阅。第十三条档案查阅流程（一）申请：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、编号、查阅目的、查阅方式（现场查阅/复制），按权限层级提交审批；（二）审批：审批人核对查阅人身份、查阅理由，对涉密档案需严格审核，审批通过后在申请表签字确认；（三）查阅：档案管理人员根据审批结果，调取对应档案，现场查阅需在指定区域进行，严禁涂改、勾画、带出档案，复制档案需注明复制用途，由档案管理人员操作；（四）登记：档案查阅完成后，填写《档案查阅登记册》，注明查阅人、查阅时间、查阅档案、归还时间，确保查阅全程留痕。第十四条档案利用规范（一）档案利用需符合公司业务需求，严禁利用档案从事违法违规活动，不得泄露档案中的涉密信息、委托方隐私信息；（二）利用档案形成的报告、方案等成果，需标注档案来源，确保档案使用可追溯；（三）外单位引用公司档案的，需经公司书面授权，授权文件需明确引用范围、使用期限，作为档案管理档案留存。第六章档案的销毁与留存第十五条档案保管期限（一）永久保管：珍贵古籍的基础档案、修复档案，库房设备核心运维档案，涉及文物保护合规性的档案，需永久保管；（二）定期保管：普通古籍的日常管理档案、安防巡检记录等，保管期限为10年；临时性档案（如单次人员出入登记），保管期限为3年；（三）法定保管：需满足《档案法》《文物保护法》等法规要求的档案，保管期限按法定最低要求执行，不得擅自缩短。第十六条档案销毁流程（一）初审：档案管理部对达到保管期限的档案进行初审，筛选出可销毁的档案，形成《档案销毁初审清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁理由；（二）审核：初审清单报档案主管、公司管理层审核，涉密档案销毁需额外经法务部审核，确保销毁合规；（三）公示：可销毁档案清单需在公司内部公示，公示期不少于7个工作日，无异议后方可进入销毁环节；（四）销毁：销毁工作需由2名以上工作人员共同执行，纸质档案采用粉碎方式，电子档案采用物理销毁或不可逆删除方式，销毁过程需拍照留证；（五）记录：销毁完成后，填写《档案销毁记录表》，注明销毁档案、销毁时间、销毁人员、监督人员，记录表永久留存。第七章监督考核与责任追究第十七条监督考核机制（一）日常监督：档案管理部每月抽查各部门档案形成、移交情况，核对档案完整性、准确性，形成《档案管理监督记录》；（二）季度考核：将档案管理纳入相关部门绩效考核，考核指标包括档案移交及时率、档案内容准确率、查阅流程合规率，考核结果与绩效奖金挂钩；（三）年度审计：审计部每年开展档案管理专项审计，核查档案保管、销毁、查阅的合规性，排查档案管理漏洞，出具审计报告。第十八条责任追究（一）轻微违规：未及时移交档案、档案填写不规范的，对责任人给予口头警告、岗位培训，限期整改；（二）一般违规：篡改、删减档案信息，违规查阅、复制涉密档案的，对责任人给予通报批评、绩效扣罚（不超过当月绩效的20%）；（三）重大违规：伪造档案、泄露涉密档案信息，或因档案管理失职导致古籍溯源无据、引发法律纠纷的，对责任人给予经济赔偿、岗位调整，部门负责人承担连带管理责任；（四）严重违规：因档案管理不当导致珍贵古籍信息泄露、损毁，或档案销毁违规涉嫌违法的，对责任人给予解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。第八章附则第十九条制度培训档案管理部需将本办法纳入所有涉及档案形成、移交、查阅人员的岗前培训及年度复训内容，每年至少开展2次专项培训，重点讲解档案形成规范、查阅审批流程、责任追究标准，确保相关人员熟练掌握管理要求。第二十条制度修订本办法根据《档案法》更新、古籍保护技术发展、公司档案管理系统升级情况适时修订，修订方案由档案管理部拟定，征