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文档简介
2026年古籍修复公司古籍数字资源建档与管理制度第一章总则第一条制定目的为规范古籍修复公司(以下简称“公司”)古籍数字资源的采集、建档、存储、利用及安全管理等全流程工作,保护和传承中华优秀古籍文化,提升古籍数字资源的管理水平与应用价值,契合古籍修复行业“数字化保护+活态化利用”的发展方向,依据《中华人民共和国文物保护法》《中华人民共和国档案法》《数据安全法》等相关法律法规,结合公司古籍修复业务实际及数字资源管理需求,特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各业务单元所有古籍数字资源的建档与管理,包括古籍高清扫描影像、文字识读文本、修复过程数字化记录、古籍题跋注释数字化资料、非遗修复技艺数字视频等。所有古籍数字资源的采集制作、著录建档、存储备份、检索利用、安全保护均需遵循本制度规定。第三条基本原则(一)真实性原则。古籍数字资源采集与建档需忠实还原古籍原始面貌,确保数字资源的内容、版式、装帧等与原典一致,严禁擅自修改、篡改古籍数字内容,保障数字资源的史料价值与文物价值。(二)规范性原则。建立统一的古籍数字资源著录标准、格式规范及命名规则,确保不同类型、不同批次的数字资源建档规范统一,便于检索、管理与共享。(三)安全性原则。优先保障古籍数字资源的存储安全与使用安全,建立多层级备份机制,明确资源访问权限,防止数字资源丢失、泄露或被恶意篡改,确保核心古籍数字资源不流失。(四)实用性原则。古籍数字资源建档需兼顾保护与利用,在确保资源安全的前提下,优化检索、查阅功能,满足古籍修复研究、文化传播、客户服务等实际应用需求。(五)分级管理原则。根据古籍的文物等级、稀缺程度、内容价值,对数字资源实行分级管理,核心珍贵古籍数字资源采取更严格的保护措施,普通古籍数字资源兼顾利用效率。(六)持续维护原则。建立古籍数字资源定期维护机制,及时修复损坏的数字文件,更新格式兼容方案,确保数字资源长期可读、可用,适配技术发展带来的格式迭代需求。第二章管理职责第四条数字资源管理部职责数字资源管理部是公司古籍数字资源建档与管理的归口管理部门,全面负责数字资源全流程管控,具体职责包括:(一)负责本制度的制定、修订、宣贯及解释工作,结合古籍数字化行业标准,制定公司古籍数字资源著录规范、采集标准及存储管理细则;(二)统筹古籍数字资源采集计划编制,根据古籍修复业务需求及客户委托要求,明确采集范围、技术标准、完成周期,报总经理审批后执行;(三)组织开展古籍数字资源采集制作工作,监督采集过程中的质量把控,确保数字资源符合真实性、清晰度等技术要求;(四)负责古籍数字资源的著录建档、分类编目工作,建立统一的数字资源检索系统,完善资源元数据信息,提升资源检索效率;(五)统筹古籍数字资源的存储备份与安全管理,制定存储策略,定期开展资源备份与安全检查,处理数字资源损坏、丢失等突发情况;(六)负责古籍数字资源的利用审批与权限管理,建立资源使用台账,跟踪资源使用效果,受理资源利用反馈并优化管理流程。第五条古籍修复部职责古籍修复部是古籍数字资源采集的配合部门,具体职责包括:(一)根据数字资源采集计划,提供待数字化的古籍实物,做好古籍出库、搬运、归库的防护工作,避免古籍实物在采集过程中受损;(二)配合数字资源采集人员完成古籍整理、展平、定位等前期准备工作,提供古籍版本、年代、破损情况等基础信息,协助完善元数据著录;(三)对采集完成的古籍数字资源进行内容核验,确认数字资源与原典的一致性,提出修正意见;(四)基于修复业务需求,提出古籍数字资源利用申请,规范使用数字资源开展修复研究、技艺传承等工作,反馈资源使用中的问题。第六条信息技术部职责信息技术部负责古籍数字资源的技术支撑工作,具体职责包括:(一)搭建并维护古籍数字资源存储服务器、检索系统等技术平台,保障硬件设备稳定运行、软件系统功能正常;(二)制定数字资源加密、备份技术方案,定期开展服务器安全漏洞扫描,升级防护软件,防范网络攻击导致的资源泄露或损坏;(三)提供数字资源格式转换、修复等技术支持,解决资源读取、展示过程中的技术问题;(四)配合数字资源管理部完成用户权限配置,搭建资源访问安全通道,确保资源访问行为可追溯。第七条全体员工职责公司全体员工需遵守古籍数字资源管理规范,具体职责包括:(一)按授权范围使用古籍数字资源,严禁越权访问、下载、传播核心珍贵古籍数字资源,妥善保管个人访问账号及密码;(二)严禁篡改、删除系统中的古籍数字资源,发现资源损坏、错误等情况及时向数字资源管理部报告;(三)遵守古籍数字资源保密规定,严禁将未公开的古籍数字资源泄露给外部人员,严禁用于商业牟利;(四)积极参加古籍数字资源管理培训,掌握资源检索、使用规范,配合完成资源安全检查工作。第三章数字资源建档管理第八条采集制作规范(一)采集设备:根据古籍类型选择适配的采集设备,珍贵善本古籍优先使用非接触式高清扫描仪,避免物理接触损伤古籍;普通古籍可采用专业拍摄设备,确保采集分辨率不低于600DPI,色彩还原度符合行业标准;(二)采集流程:采集前对古籍进行除尘、固定处理,采集过程中严格控制光照强度、拍摄角度,避免强光直射损伤古籍;采集完成后即时核对采集数量,检查文件完整性,避免漏采、错采;(三)格式标准:采集生成的数字文件统一采用TIFF(原始文件)、JPEG(查阅文件)格式存储,文字识读文本采用TXT、PDF格式,视频资料采用MP4格式,确保格式兼容性与长期可读性。第九条著录建档要求(一)元数据著录:每一条古籍数字资源需完整著录元数据,包括古籍名称、卷册、版本、年代、作者、馆藏编号、采集时间、采集人员、分辨率等基础信息,珍贵古籍需补充题跋、印章、破损情况等专项信息;(二)分类编目:按照古籍经史子集分类体系结合公司业务需求,对数字资源进行分类编目,赋予唯一的资源编号,编号规则为“年份+分类代码+顺序号”,确保资源可精准检索;(三)建档审核:数字资源著录完成后,由数字资源管理部专人审核,核对元数据准确性、文件完整性,审核通过后纳入公司古籍数字资源库,未通过的退回整改。第四章数字资源存储与安全管理第十条存储管理规范(一)存储架构:采用“本地服务器+异地备份服务器”双存储架构,核心珍贵古籍数字资源额外增加离线硬盘备份,确保多重存储防护;(二)存储策略:原始高清数字文件单独存储,仅用于备份与修复,日常查阅使用压缩后的适配文件;定期检查存储设备健康状态,每季度对存储文件进行完整性校验;(三)文件命名:数字资源文件命名需统一规范,格式为“资源编号_古籍名称_卷册_格式后缀”,避免重名、乱名导致的资源管理混乱。第十一条安全保护措施(一)分级保护:将古籍数字资源分为一级(国家级珍贵古籍)、二级(地方珍贵古籍)、三级(普通古籍),一级资源加密存储且仅开放在线查阅权限,禁止下载;二级资源可申请下载但需加密处理;三级资源可按权限正常查阅;(二)访问控制:建立用户权限分级体系,分为普通查阅用户、修复研究用户、管理员用户,普通用户仅可查阅三级资源,修复研究用户可申请查阅二级及以下资源,管理员用户负责权限配置与资源管理;(三)操作追溯:系统自动记录所有资源访问、下载、修改操作,包括操作人、操作时间、操作内容,形成操作日志,日志保存期限不低于3年;(四)应急处置:制定数字资源损坏、泄露应急预案,发生资源损坏时,立即启用备份文件恢复;发生资源泄露时,立即暂停相关用户权限,排查泄露渠道并上报管理层。第五章数字资源利用管理第十二条利用申请流程(一)内部利用:员工因工作需要使用古籍数字资源的,填写《古籍数字资源利用申请表》,明确使用目的、资源范围、使用期限,经部门负责人审核、数字资源管理部审批后,按授权范围使用;(二)外部利用:外部单位或个人申请使用公司古籍数字资源的,需提交书面申请,说明使用用途、使用方式,经数字资源管理部审核、总经理审批后,签订使用协议,明确使用范围、保密责任及费用(如有);(三)特殊利用:涉及一级古籍数字资源的利用申请,需提交总经理办公会审议批准,且仅开放在线查阅,严禁下载、复制。第十三条利用规范要求(一)利用权限:用户仅可在授权范围内使用数字资源,严禁超范围查阅、下载,严禁将资源用于商业宣传、非法传播等非授权用途;(二)使用限制:下载的数字资源仅可用于指定工作用途,使用完成后按要求删除,严禁留存或转发;在线查阅的资源严禁截图、录屏传播;(三)反馈机制:用户使用资源后,需向数字资源管理部反馈使用效果及问题,协助优化资源质量与检索功能。第六章监督与责任第十四条监督检查(一)数字资源管理部每月对数字资源存储状态、权限配置、操作日志进行检查,每季度对资源完整性、准确性进行核验,发现问题及时整改;(二)信息技术部每半年对存储服务器、安全防护系统进行专项检查,评估存储架构安全性,升级防护措施;(三)公司审计部每年将古籍数字资源管理纳入审计范围,核查资源建档规范性、经费使用合规性、安全保护有效性。第十五条违规责任任何单位或个人违反本制度规定,有下列行为之一的,公司将视情节轻重追究相关责任人责任:(一)未按规定审批擅自采集、著录古籍数字资源,或篡改资源元数据的,责令整改,给予责任人警告处分;(二)越权访问、下载核心古籍数字资源,或擅自将数字资源泄露给外部人员的,给予记过处分,造成资源泄露严重后果的,解除劳动合同;(三)在采集过程中操作不当导致古籍实物受损,或因管理失职导致数字资源丢失、损坏的,承担相应赔偿责任,给予记过及以上处分;(四)将古籍数字资源用于商业牟利或非法传播的,立即解除劳动合同,追究经济赔偿责任,涉嫌违法的移交司法机关处理;(五)数字资源管理部未履行审核、监管职责,导致违规使用资源情况频发的,追究部门负责人责任;(六)信息技术部未做好存储设备维护、安全防护工作,导致系统被攻击、
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