2026年古籍修复公司库房环境监测数据记录与归档管理办法

2026年古籍修复公司库房环境监测数据记录与归档管理办法第一章总则第一条制定目的与依据为规范本公司古籍库房环境监测数据的记录与归档管理工作，确保监测数据真实、完整、准确、可追溯，为古籍保存环境评估、异常处置、保护策略优化提供可靠依据，防范因环境监测数据管理不当导致的古籍损害风险，根据《文物保护法》《档案馆温湿度管理规范》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司古籍库房管理实际，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有古籍库房（含核心库房、临时库房、珍贵古籍专库）的温湿度、光照、空气质量、虫害监测等环境数据的采集、记录、审核、分析、归档、查阅、销毁等全流程管理活动。公司库房管理员、设备运维专员、古籍修复人员及相关管理人员均须严格遵守本办法规定。第三条管理原则库房环境监测数据记录与归档遵循以下原则：（一）真实性原则：数据记录必须以实际监测结果为依据，严禁虚构、篡改、伪造监测数据；（二）完整性原则：全面记录库房各监测点位的环境数据，确保无遗漏、无缺失，覆盖监测全时段；（三）及时性原则：监测数据实时采集、及时记录，异常数据第一时间上报并处置；（四）规范性原则：统一记录格式、归档标准，确保数据管理流程规范、可复制；（五）安全性原则：采取物理和技术手段保障归档数据的安全，防止损毁、丢失、泄露；（六）可利用性原则：归档数据便于查阅、分析和使用，为古籍保护决策提供数据支撑。第四条职责分工公司后勤保障部牵头负责库房环境监测数据管理工作，各相关部门职责如下：（一）后勤保障部负责人：统筹数据记录与归档管理工作，审批数据查阅、销毁等事项，监督本办法执行情况；（二）库房管理员：负责日常环境数据的人工采集、记录、初步审核，发现异常数据及时上报，配合完成数据归档工作；（三）设备运维专员：负责自动监测设备的维护校准，确保设备数据采集准确，协助库房管理员处理数据异常问题；（四）档案管理员：专职负责监测数据的整理、装订、归档、保管，建立数据归档台账，办理数据查阅手续；（五）古籍修复部门负责人：审核监测数据的合理性，结合古籍保存状态分析环境数据，提出环境优化建议。第二章监测数据采集与记录管理第五条监测点位与项目设置（一）监测点位设置：核心库房按每100平方米设置1个监测点位，珍贵古籍专库每50平方米设置1个监测点位，临时库房至少设置2个监测点位（库房四角各1个），监测点位避开空调出风口、门窗、阳光直射处，确保数据反映库房真实环境；（二）监测项目设置：必测项目包括温度（单位：℃）、相对湿度（单位：%RH）；选测项目根据古籍材质特性设置，包括光照强度（单位：lx）、甲醛浓度（单位：mg/m³）、二氧化硫浓度（单位：mg/m³）、虫害诱捕数量（单位：只/周），其中光照强度仅在日间监测，空气质量每月监测1次，虫害每周监测1次。第六条数据采集方式与频次（一）采集方式：分为自动采集和人工采集两种，核心库房、珍贵古籍专库配备自动监测设备，实时采集温湿度数据并上传至管理系统；临时库房以人工采集为主，使用经校准的便携式监测仪器记录数据；（二）采集频次：温湿度数据，自动采集设备每30分钟记录1次，人工采集每日上午9:00、下午15:00各记录1次；光照强度每日上午10:00记录1次（仅工作日）；空气质量每月5日、20日各采集1次；虫害数据每周一上午统计上周诱捕数量。第七条数据记录规范（一）记录载体：自动采集数据存储于专用服务器，人工采集数据记录在统一印制的《库房环境监测数据记录表》上，记录表需标注库房名称、监测点位、监测日期、监测人等基本信息；（二）记录要求：数据记录使用蓝黑墨水或碳素笔书写，字迹清晰、工整，数字精准至小数点后1位（温湿度），光照强度、空气质量精准至整数位；记录时需同步标注监测设备编号，若设备出现异常需在备注栏注明；（三）异常标注：发现监测数据超出管控范围（库房温度18℃-22℃、相对湿度50%-60%RH，光照强度≤50lx），需在记录表中用红色笔标注，并注明异常开始时间、初步排查结果；（四）记录审核：库房管理员每日完成数据记录后，由部门负责人当日审核签字，发现记录错误或遗漏，需立即更正并签字确认更正原因。第八条数据异常处理（一）异常上报：发现环境数据异常后，库房管理员需在15分钟内上报后勤保障部负责人，同时记录异常数据值、持续时长、涉及监测点位；（二）异常核实：设备运维专员接到上报后30分钟内到场核实，确认是设备故障的，立即更换备用设备并校准；确认是环境异常的，通知运维人员调整温湿度调控设备；（三）数据追溯：异常处置完成后，需在记录表中补充异常处置措施、处置时间、处置后数据恢复情况，形成完整的异常处理记录链。第三章监测数据整理与分析第九条数据整理要求（一）每日整理：库房管理员每日下班前整理当日监测数据，核对自动采集与人工采集数据的一致性，对差异值超过±1℃/±5%RH的，查明原因并记录；（二）月度整理：每月末将当月所有监测点位的数据汇总，按日期、点位分类整理，计算每日平均值、月度平均值、异常数据次数及持续时长，形成《月度库房环境监测数据汇总表》；（三）年度整理：每年12月底完成年度数据整理，汇总全年各月度数据，分析环境数据变化趋势，形成《年度库房环境监测数据分析报告》，报告需包含数据概况、异常情况统计、环境优化建议等内容。第十条数据分析应用（一）常规分析：每月结合古籍保存状态，分析环境数据与古籍霉变、虫蛀、纸张老化等问题的关联性，调整库房环境管控策略；（二）专项分析：针对珍贵古籍专库的监测数据，每季度开展专项分析，评估环境对古籍材质的影响，优化温湿度、光照等管控参数；（三）决策支撑：年度数据分析报告作为库房设备升级、古籍保护方案调整、库房改造的重要依据，提交公司管理层审议。第四章监测数据归档管理第十一条归档范围与时限（一）归档范围：包括《库房环境监测数据记录表》《月度库房环境监测数据汇总表》《年度库房环境监测数据分析报告》、异常数据处置记录、设备校准记录、人工采集仪器使用记录等；（二）归档时限：每日记录表在次月5日前完成整理装订，月度汇总表在次月10日前归档，年度分析报告在次年1月底前归档，电子数据实时备份至专用存储设备。第十二条归档规范（一）纸质归档：纸质记录按年度、库房分类装订，每册不超过200页，装订前检查记录完整性，缺失的需补充说明原因；装订后标注归档编号、库房名称、归档年度，封面注明起止日期、册数、总页数；（二）电子归档：电子数据以“年度-库房名称-数据类型”命名，如“2026-核心库房-温湿度数据”，存储格式为Excel或PDF，每月进行一次本地备份，每季度进行一次异地备份；（三）归档台账：档案管理员建立《库房环境监测数据归档台账》，记录归档资料名称、数量、归档日期、存储位置、保管期限等信息，做到账实相符。第十三条保管期限与要求（一）保管期限：纸质记录和电子数据的保管期限为永久，其中珍贵古籍专库的监测数据需单独建档，永久保存；（二）保管要求：纸质档案存放于专用档案柜，环境温度15℃-25℃，相对湿度45%-60%，远离火源、水源、腐蚀性物质；电子数据存储设备需定期检查，每半年测试一次数据读取功能，防止数据损坏；档案柜钥匙由档案管理员专人保管，非工作时间存放于保险柜。第十四条数据查阅管理（一）内部查阅：公司内部人员因工作需要查阅监测数据的，需填写《数据查阅申请表》，注明查阅事由、数据范围、查阅方式，经后勤保障部负责人审批后方可查阅；查阅纸质档案需在档案管理员监督下进行，不得涂改、勾画、抽取；查阅电子数据需登记使用记录，严禁拷贝、传播；（二）外部查阅：外部单位（如文物保护机构、审计部门）需查阅数据的，需出具正式函件及工作人员身份证明，经公司负责人审批后，由档案管理员提供复印件或只读电子数据，原件不予外借；（三）查阅记录：档案管理员需记录每次查阅的时间、人员、查阅内容、归还时间，查阅记录保管期限与监测数据一致。第十五条数据销毁管理（一）销毁条件：仅因存储介质损坏无法修复且已完成异地备份的电子数据，或因不可抗力导致纸质档案损毁无法复原的，可申请销毁，珍贵古籍专库的数据严禁销毁；（二）销毁流程：申请销毁需填写《数据销毁申请表》，附数据备份证明、损毁鉴定说明，经后勤保障部、法务部审核，公司负责人审批后执行；销毁时需有2名以上监销人员在场，纸质档案采用碎纸方式销毁，电子数据采用物理销毁存储介质的方式，销毁后监销人员签字确认；（三）销毁记录：销毁记录需注明销毁数据名称、数量、原因、时间、地点、监销人，永久归档保存。第五章监督检查与责任追究第十六条监督检查（一）日常检查：后勤保障部每周抽查一次数据记录的真实性、完整性，核对纸质记录与电子数据的一致性；（二）季度检查：公司质量管理部门每季度开展专项检查，内容包括数据采集频次、记录规范、归档及时性、保管安全性等，检查结果纳入部门绩效考核；（三）年度审核：每年12月对全年数据管理工作进行全面审核，评估数据应用效果，提出改进措施。第十七条责任追究凡有下列情形之一的，视情节轻重对相关责任人进行处理：（一）未按规定频次采集、记录监测数据，或记录不完整、不规范的，给予责任人警告处分，并处以100-300元罚款；（二）虚构、篡改、伪造监测数据的，给予责任人记过处分，并处以500-1000元罚款，情节严重的调离岗位；（三）发现数据异常未及时上报或处置，导致古籍轻微损害的，给予责任人记过至降职处分，赔偿相应损失；（四）未按规定归档、保管监测数据，导致数据损毁、丢失的，给予责任人警告至记过处分，造成严重后果的承担赔偿责任；（五）未经审批擅自查阅、拷贝、传播监测数据，或泄露数据信息的，给予责任人记过处分，并处以300-800元罚款；（六）违规销毁监测数据的，给予责任人撤职处分，情节严重的解除劳动合