2026年古籍修复公司物资采购价格管控管理制度

2026年古籍修复公司物资采购价格管控管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司古籍修复物资采购价格管控全流程管理，保障采购物资价格公允、质量达标，防范采购价格虚高、供应商垄断定价、采购成本失控等风险，明确价格管控各环节责任及操作标准，依据《中华人民共和国政府采购法》《民法典》《企业采购管理规范》等相关法律法规，结合古籍修复物资特性（专用耗材多、质量标准严、市场价格差异大），特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有古籍修复物资的采购价格管控工作，涵盖的物资类型包括：修复专用耗材（如宣纸、绫绢、浆糊、墨汁、防虫药剂）、修复工具（如镊子、刻刀、托裱板、扫描仪）、仓储保护设备（如恒温恒湿柜、防虫防潮箱）、数字化设备（如高清相机、OCR识别设备）等；涉及的采购方式包括：集中采购、零星采购、定点采购、招标采购等；所有采购价格管控工作均需以保障物资质量、控制采购成本、符合合规要求为前提，严禁以降低价格为由采购不合格物资。第三条管理原则（一）质价匹配原则：采购价格需与物资质量标准、古籍修复专业要求相匹配，优先选择符合修复工艺标准的物资，严禁单纯追求低价而采购不符合质量要求的耗材或设备；（二）市场公允原则：建立物资价格调研机制，定期收集同类物资市场价格信息，确保采购价格不高于市场公允价格，对价格波动较大的专用耗材实施动态管控；（三）分级管控原则：按采购金额、物资重要性实施分级价格管控，大额采购（达到规定金额标准）需采用招标或多家比价方式，零星小额采购需履行价格核实程序；（四）全程可溯原则：详细记录物资采购价格调研信息、比价记录、议价过程、审批意见等，建立价格管控档案，确保每笔采购的价格决策可追溯；（五）合规透明原则：采购价格管控过程需公开透明，严禁采购人员与供应商串通抬高价格、收受回扣，所有价格决策需经多级审核，杜绝暗箱操作。第四条管理职责划分（一）采购管理部：作为物资采购价格管控归口管理部门，负责制定价格管控细则、开展市场价格调研、组织供应商比价议价、审核采购价格合理性；负责建立供应商价格台账，动态更新物资市场价格信息；（二）需求部门（修复部、数字化部、仓储部等）：负责提报物资采购需求，明确物资质量标准、技术参数、使用场景，配合采购管理部开展价格调研，确认拟采购物资的质价匹配性；（三）财务部门：负责审核采购价格与预算的一致性，核对采购资金支付与价格审批结果是否相符；负责统计采购成本，分析价格管控效果，为价格管控优化提供数据支持；（四）审计合规部：负责监督采购价格管控流程的合规性，抽检采购价格与市场价格的一致性，排查价格管控中的违规行为，对价格异常的采购项目开展专项审计；（五）供应商管理岗：负责建立供应商名录，审核供应商资质，定期评估供应商报价合理性、履约能力，淘汰报价虚高、履约不佳的供应商；（六）管理层：负责审批大额采购价格方案、招标采购中标价格，对价格管控中的重大异常情况进行决策，确保价格管控符合公司成本控制目标。第二章价格管控前期管理第五条价格调研与台账建立（一）价格调研：采购管理部按季度开展物资价格调研，针对修复专用耗材、常用工具等核心物资，至少收集3家及以上合规供应商的报价信息；对市场价格波动较大的物资（如特种宣纸、进口修复药剂），按月开展价格跟踪；调研方式包括：线上询价、实地走访、行业协会咨询等，确保调研信息真实有效；（二）价格分类：将调研收集的价格信息按物资品类、规格型号、质量等级分类整理，区分出厂价、批发价、零售价，明确不同采购量对应的价格区间；（三）台账建立：建立《古籍修复物资价格管控台账》，记录物资名称、规格、质量标准、调研时间、各供应商报价、市场公允价格、价格波动原因等信息，台账需实时更新，确保价格信息的时效性；对专用耗材的历史采购价格进行归档，形成价格趋势分析。第六条采购需求与价格初审（一）需求提报：需求部门提报《物资采购需求单》时，需明确物资质量标准、技术参数、预估采购数量、使用紧急程度，对有特殊工艺要求的修复耗材，需附质量验收标准，避免因参数不清导致价格与质量不匹配；（二）价格初审：采购管理部收到需求单后，对照价格管控台账开展价格初审，核实拟采购物资的市场公允价格区间，对超出价格区间的采购需求，需向需求部门说明原因并共同核实；对无台账记录的新型物资，需先完成价格调研再进行初审；（三）需求调整：若初审发现拟采购物资的价格超出预算或市场公允范围，采购管理部可与需求部门沟通，在不降低质量标准的前提下调整物资规格、采购数量或采购方式，确保价格符合管控要求。第三章分级价格管控实施第七条大额采购价格管控（一）采购标准：单次采购金额达到公司规定大额标准的（如设备类、批量耗材类），必须采用招标采购或不少于3家供应商比价的方式；涉及古籍修复专用高端设备的采购，可邀请行业专家参与价格评估；（二）招标采购：符合招标条件的大额采购，由采购管理部按规定发布招标公告，明确物资技术参数、质量标准、报价要求，组建评标小组（含采购、需求、财务、审计部门人员），以质价匹配、综合评分最高为原则确定中标价格；（三）多家比价：不满足招标条件的大额采购，采购管理部需向至少3家合格供应商发出询价函，明确报价有效期、质量承诺、交货期等要求，对比各供应商报价、资质、履约能力，形成《比价分析报告》，提出拟采购价格及供应商建议；（四）价格审批：《比价分析报告》或招标中标结果需经采购管理部、财务部门、审计合规部审核后，报管理层审批，审批通过后方可开展采购洽谈，严禁未经审批确定采购价格。第八条零星采购价格管控（一）适用范围：单次采购金额低于大额标准的零星修复耗材、小额工具等，如单批次宣纸、零散修复工具配件等；（二）价格核实：采购人员需对照价格管控台账核实拟采购价格，若无台账记录，需通过电话、微信等方式向至少2家供应商询价，留存询价记录（如聊天截图、通话记录）；（三）审批流程：填写《零星采购价格核实单》，附询价记录，经采购管理部负责人审核后执行采购，采购金额达到小额审批标准的，需额外经财务部门复核；（四）限额管控：对同类零星采购实施月度金额限额管控，避免拆分采购规避大额比价流程，若月度同类物资零星采购累计达到大额标准，需按大额采购价格管控要求重新审核。第九条定点采购价格管控（一）定点供应商确定：对常用修复耗材（如宣纸、绫绢）、维保服务等，可通过招标或比价方式确定定点供应商，签订年度定点采购协议，明确协议期内的价格区间、调价机制、质量标准；（二）价格调整：协议期内若市场价格发生重大波动（涨幅/跌幅达到规定比例），采购管理部需与定点供应商协商价格调整，签订补充协议，调整前需开展市场价格调研，确保调整后价格仍符合公允原则；（三）履约评估：每季度对定点供应商的报价履约情况进行评估，对比市场价格核实协议价格的合理性，若发现定点供应商报价高于市场公允价格且无合理理由，终止定点协议并重新遴选供应商。第四章议价与审批管理第十条议价规则与技巧（一）议价准备：议价前采购管理部需整理物资价格台账、市场调研信息、供应商资质评估结果，明确议价底线价格、可让步空间，结合采购数量、付款方式制定议价策略；（二）议价实施：由2名及以上采购人员共同参与议价，优先以批量采购、长期合作、预付款比例等为条件争取优惠价格，对专用耗材需明确质量标准对应的价格档位，避免供应商以次充好；（三）议价记录：议价过程需填写《采购议价记录表》，记录议价时间、参与人员、供应商代表、议价要点、最终报价、优惠条件等，所有参与人员签字确认，作为价格审批的依据。第十一条价格审批分级管理（一）一级审批：单次采购金额低于小额标准的，由采购管理部负责人审核批准，重点审核价格与台账的一致性、询价记录的完整性；（二）二级审批：单次采购金额在小额与大额标准之间的，由采购管理部、财务部门联合审核，报公司分管领导批准，重点审核价格公允性、质价匹配性；（三）三级审批：单次采购金额达到大额标准的，经采购管理部、财务部门、审计合规部审核后，报总经理办公会审批，重点审核比价/招标流程合规性、价格与预算的匹配性；（四）特殊审批：对紧急采购（如古籍修复应急耗材），可先执行采购再补办价格审批手续，但需在采购后3个工作日内完成补审批，且需说明紧急采购原因及价格核实情况。第五章监督与优化管理第十二条价格管控监督（一）日常抽检：审计合规部按不低于15%的比例抽检月度采购项目，核对采购价格与价格台账、市场调研信息的一致性，对价格异常（高于公允价格10%及以上）的项目开展核查；（二）专项审计：每半年开展一次采购价格管控专项审计，重点核查大额采购、定点采购的价格合规性，排查是否存在供应商串标、采购人员违规操作等问题，出具审计报告；（三）投诉处理：建立采购价格违规投诉渠道，接受公司内部人员对采购价格异常、暗箱操作等行为的投诉，投诉核查结果需向管理层反馈，查实违规的按规定处理。第十三条价格管控优化（一）数据分析：采购管理部每季度分析采购价格管控数据，统计不同品类物资的价格波动情况、比价节约金额、价格异常次数，识别价格管控薄弱环节；（二）规则调整：根据数据分析结果及市场变化，调整价格管控分级标准、比价供应商数量、价格调研周期等规则，对新型修复物资及时纳入价格台账管理；（三）人员培训：定期组织采购人员开展价格管控培训，内容包括市场调研技巧、议价方法、合规要求、古籍修复物资专业知识等，提升采购人员价格管控能力。第十四条违规处理（一）对采购人员未按规定开展比价、虚报价格、与供应商串通抬高采购价格的，给予警告、降岗等处分，造成经济损失的需承担赔偿责任，情节严重的移交司法机关；（二）对需求部门虚报采购需求、故意提高物资参数导致价格虚高的，追究部门负责人及经办人责任，核减相关部门预算；（三）对审批人员未履行审核职责，导致采购价格严重偏离市场公允价格的，给予通报批评，多次审核失误的调整审批岗位。第六章附则第十五条制度修订本办法根据市场价格波动情况、古籍修复物资品类变化、国家采购法规更新及公司成本控制目标适时修订，修订方案由采购管理部拟定，征求财务部门、审计合规部、需求部门等意见后，报总经理办公会审批后执行，修订内容需在公