行政工作处理与工作协调流程表

行政日常事务处理与工作协调流程表一、适用工作情境本流程表适用于企业或组织日常行政事务的规范化处理与跨部门工作协调，涵盖办公环境维护、会议组织、物资申领、文件流转、临时任务分配等常见场景。当需要多部门协作、明确责任分工、跟踪事务进度时，可通过本流程表实现高效管理与闭环控制，保证行政事务有序推进，避免职责不清或进度滞后问题。二、操作流程详解（一）事务发起与登记发起人提出需求：当需要处理行政事务（如会议室预定、办公设备维修、文件盖章等）时，由需求发起人（部门员工或部门负责人）填写《行政事务协调表》，明确以下核心信息：事务具体描述（含需求背景、目标、预期成果）；涉及的协作部门或人员；需求完成时间（区分“紧急”与“常规”优先级）；所需资源支持（如场地、物资、预算等）。提交至行政主管：发起人将填写完整的表格提交至行政主管*（或指定行政对接人），同步通过内部沟通工具（如企业钉钉）发送简要提醒，保证接收方及时知晓。（二）初步审核与分类行政主管审核：行政主管*收到表格后，1个工作日内完成审核，重点确认：事务描述是否清晰、需求是否合理；完成时间是否与现有工作安排冲突；资源需求是否符合行政管理制度。分类与分派：审核通过后，行政主管根据事务类型（如“办公事务”“会议事务”“后勤保障”）分派至对应行政专员（如“办公环境专员”“会议组织专员”“物资管理专员”）作为直接负责人，并在表格中标注“负责人：XXX”“优先级：高/中/低”。（三）协调推进与执行负责人制定方案：接收任务的行政专员*根据需求，在1个工作日内制定具体执行方案，明确：协作部门/人员的具体职责（如“技术部负责设备调试”“市场部负责参会人员通知”）；关键时间节点（如“场地布置需在会议前2小时完成”“物资采购需在3个工作日内到货”）；风险预判与应对措施（如“若会议室占用，需准备备用场地”）。跨部门沟通确认：负责人通过邮件或会议形式与协作部门对接人*（如各部门指定的行政接口人）沟通方案，确认各方职责与时间节点，获取书面确认（邮件回复或签字确认）后，同步更新《行政事务协调表》的“协调情况”栏。方案落地执行：负责人按方案推进工作，协调资源、监督进度，保证事务按标准执行（如会议需提前检查设备、物资需核对数量与规格）。（四）进度跟踪与反馈定期汇报进展：负责人在执行过程中，按优先级定期（紧急事务每日1次、常规事务每2日1次）向行政主管*汇报进度，填写《行政事务协调表》的“进度记录”栏，内容包括已完成事项、未完成事项及原因、需协调支持的问题。问题处理与调整：若遇突发情况（如物资短缺、人员冲突），负责人需立即上报行政主管*，共同商议调整方案（如更换供应商、调整时间节点），并及时通知协作方，保证信息同步。（五）完成确认与归档结果验收：事务完成后，由发起人或协作部门对接人*对结果进行验收，确认是否符合需求（如会议场地布置是否达标、维修设备是否正常运行），并在《行政事务协调表》“验收结果”栏签字确认。归档管理：行政专员*在验收通过后1个工作日内，将《行政事务协调表》（含附件、沟通记录、验收凭证）整理存档，电子版归档至共享文件夹（按“年度-季度-事务类型”分类），纸质版按月装订保存，留存期限不少于2年，便于后续查询与复盘。三、模板表格行政事务协调表事务编号（由行政主管统一填写，格式：年份+月份+流水号，如202405-001）提交日期年月日发起人_______________（部门+姓名）联系方式_____事务类型□办公环境维护□会议组织□物资申领□文件流转□其他：_____优先级□紧急□常规事务描述（详细说明需求背景、目标、具体要求，如“因部门扩招，需新增5套办公桌椅，位置在3楼销售部”）涉及部门/人员（列出需协作的部门或个人，如“采购部、后勤部、对接人：李*”）需求完成时间年月日时分负责人_____（行政专员姓名）协调情况（记录沟通内容、各方确认的职责与时间节点，如“采购部确认5月10日前到货，后勤部负责5月11日安装”）进度记录（分阶段填写进展，如“5月8日：完成供应商询价；5月10日：物资到货；5月11日：安装完成”）验收结果□合格（发起人/协作方签字：_____）□不合格（需整改说明：_____）验收日期年月日备注（其他需说明事项，如“安装时需避开办公高峰期”）四、使用要点提示信息完整性与准确性：发起人需保证事务描述清晰、需求时间合理，避免因信息模糊导致协调偏差；行政专员在分派任务前需核实现有资源，避免承诺的事项。及时响应与沟通：各环节责任人需在规定时限内完成审核、反馈、执行，紧急事务需建立“即时沟通群”，保证信息传递不延迟；跨部门沟通时需保留书面记录（邮件、会议纪要），避免口头承诺导致责任不清。责任到人与闭环管理：每个事务需明确唯一负责人，避免多头管理；事务完成后必须经过验收确认，保证“事事有回音