企业资产管理制度与流程指南

企业资产管理制度与流程指南一、适用范围与典型应用场景本制度适用于企业各类资产（含固定资产、低值易耗品、无形资产等）的全生命周期管理，覆盖资产从需求提出、采购验收、日常使用、维护保养到盘点处置的全流程。适用对象包括企业行政部门（负责实物管理）、财务部门（负责价值核算）、各使用部门（负责资产日常维护及保管）及相关岗位人员（如采购专员、资产管理员等）。典型应用场景新增资产配置：如新部门成立、业务扩张需采购办公设备、生产设备等；资产日常管理：员工领用办公电脑、部门间资产调拨、资产状态变更（如维修、闲置）等；资产盘点与核查：定期年度盘点、岗位变动交接盘点、资产异常情况核查等；资产处置：资产报废、闲置资产转让、投资性资产处置等。二、全生命周期管理流程详解（一）资产需求与申购责任部门：使用部门操作步骤：使用部门根据业务需求，填写《资产申购审批表》，明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算金额及使用人等信息；部门负责人*对申购必要性及合理性进行审核，签字确认；根据资产金额分级审批：单项资产金额≤5000元，由行政总监*审批；5000元＜单项资产金额≤20000元，由分管副总*审批；单项资产金额＞20000元，由总经理*审批。关键输出：《资产申购审批表》（需附部门负责人及各级审批人签字）。（二）资产采购与验收责任部门：采购部门（采购执行）、行政部门（验收组织）、财务部门（价值确认）操作步骤：采购部门根据审批通过的《资产申购审批表》，通过招标、询价或定向采购等方式实施采购，保证性价比最优；资产到货后，采购部门通知行政部门、使用部门及财务部门共同验收：实物核对：检查资产名称、规格型号、数量、外观质量等是否与申购一致；技术参数验证：由使用部门或专业人员检测资产功能是否符合要求；票据核对：财务部门核对采购发票、合同、验收单等信息是否一致。验收合格后，三方在《资产验收单》签字确认；验收不合格的，由采购部门联系供应商退换货。关键输出：《资产验收单》（含采购、行政、财务、使用部门签字及验收日期）。（三）资产入库与登记责任部门：行政部门（实物登记）、财务部门（价值入账）操作步骤：行政部门对验收合格的资产进行编号、贴标（标签包含资产编号、名称、入库日期、责任人等信息），并录入《资产台账》，更新资产状态为“在库”；财务部门根据《资产验收单》及发票，进行资产价值入账，建立资产卡片，记录资产原值、折旧年限、残值率等信息；资产编号规则：类别代码（如“FB”代表办公设备，“SC”代表生产设备）+年份后2位+流水号（如“FB2024001”）。关键输出：《资产台账》（电子版+纸质版）、《资产卡片》。（四）资产领用与调拨责任部门：使用部门（领用申请）、行政部门（发放与调拨）操作步骤：领用：使用部门需领用资产时，填写《资产领用表》，注明资产编号、领用人、领用日期、用途等信息，经部门负责人*审批后交行政部门；行政部门根据《资产领用表》发放资产，更新《资产台账》中资产状态为“在用”、存放地点及使用人信息；调拨：部门间因工作需要调拨资产时，由调入部门填写《资产调拨申请表》，注明资产编号、调拨原因、调入/调出部门等信息，经调出、调入部门负责人及行政总监审批后，行政部门办理调拨手续，更新台账相关信息。关键输出：《资产领用表》《资产调拨申请表》（需含审批人签字及调拨日期）。（五）资产日常维护与保养责任部门：使用部门（日常维护）、行政部门（专业维保）操作步骤：使用部门负责资产日常清洁、简单保养（如定期开机检查、除尘等），并填写《资产日常维护记录》，记录维护日期、维护人、维护内容；对需专业维保的资产（如大型生产设备、空调系统等），行政部门每年初制定《年度维保计划》，联系维保单位定期检修，维保后由使用部门确认并签字；资产发生故障时，使用部门应及时向行政部门报修，行政部门根据故障程度安排维修（自行维修或第三方维修），维修费用按财务制度报销。关键输出：《资产日常维护记录》《年度维保计划》《资产维修记录》。（六）资产盘点与核查责任部门：行政部门（组织）、财务部门（监督）、各使用部门（配合）操作步骤：盘点周期：每年12月进行全面盘点，季度末进行抽盘（抽盘比例不低于30%）；盘点前，行政部门打印《资产盘点清单》，包含资产编号、名称、规格、账面数量、存放地点等信息；盘点时，使用部门与行政部门共同核对实物，保证“账、卡、物”一致；对盘盈、盘亏、毁损资产，需填写《资产盘点差异报告》，说明原因；财务部门对盘点结果进行监督审核，盘盈资产需补办入库手续，盘亏资产需查明责任，经审批后进行账务处理。关键输出：《资产盘点清单》《资产盘点差异报告》《资产盘点报告》（含盘点小组签字及日期）。（七）资产处置与报废责任部门：使用部门（申请）、行政部门（鉴定与处置）、财务部门（价值核销）操作步骤：使用部门对达到报废年限（如电子设备5年、机械设备10年）、损坏无法修复或闲置无用的资产，填写《资产报废申请表》，注明资产编号、报废原因、数量、原值等信息；行政部门组织技术小组对报废资产进行鉴定，确认是否满足报废条件，鉴定结果由鉴定人签字确认；根据资产价值分级审批：单项资产原值≤5000元，由行政总监*审批；5000元＜单项资产原值≤20000元，由分管副总*审批；单项资产原值＞20000元，由总经理*审批；审批通过后，行政部门对报废资产进行处置（如变卖、回收），处置收入交财务入账；财务部门根据审批后的《资产报废申请表》及处置证明，核销资产卡片及台账。关键输出：《资产报废申请表》《资产鉴定报告》《资产处置记录表》。三、配套管理表单模板表单1：资产申购审批表申购部门申购日期资产名称规格型号数量预估单价预算金额用途说明使用人存放地点部门负责人意见签字：日期：行政总监意见签字：日期：分管副总意见签字：日期：总经理意见签字：日期：表单2：资产验收单申购单号采购合同号资产名称规格型号数量供应商采购日期验收日期验收项目标准要求实际情况结果（合格/不合格）—————-—————-—————-———————名称/型号数量外观质量技术参数采购部门意见：签字：日期：使用部门意见：签字：日期：财务部门意见：签字：日期：行政部门意见：签字：日期：表单3：资产台账资产编号资产名称规格型号资产类别原值（元）采购日期使用部门责任人存放地点状态（在用/闲置/报废）备注FB2024001笔记本电脑ThinkPadX1固定资产80002024-01-15市场部张三301办公室在用SC2024001数控机床CK6150固定资产1500002024-03-20生产部李四车间A在用FB2024002打印机HPM479fdw低值易耗品35002024-02-10行政部王五201办公室闲置待调拨表单4：资产盘点差异报告盘点日期盘点部门资产编号账面数量实盘数量差异金额———-———-———-———-FB2024003105000FB2024004013000处理建议：行政部门意见：签字：日期：财务部门意见：签字：日期：总经理审批：签字：日期：四、执行要点与风险提示（一）核心执行要点责任到人：明确各部门及岗位在资产管理中的职责，如使用部门对资产完好性负责，行政部门对实物管理负责，财务部门对价值核算负责，避免职责交叉或空白；全流程记录：资产从申购到报废的每个环节均需留存书面或电子记录，保证“有据可查”，便于追溯；动态管理：资产状态（如领用、调拨、报废）、存放地点、责任人等信息发生变更时，需及时更新《资产台账》，保证账实一致；定期培训：每半年组织一次资产管理培训，重点讲解制度要求、表单填写规范及系统操作，提升相关人员专业能力。（二）风险提示资产流失风险：未严格执行领用、调拨手续，导致资产被挪用或遗失；需加强审批管控，定期盘点，对异常情况及时核查；账实不符风险：因未及时更新台账或验收不严格，导致资产信息失真；需强化“账、卡、物”核对机制，利用信息化工具（如资产管理系统）提升管理效