规范各类合同管理制度

PAGE规范各类合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司各类合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保合同合法有效。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方合法权益，不得显失公平。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得欺诈、隐瞒或恶意违约。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理办公室，作为合同管理的归口部门，负责统筹协调公司合同管理工作。合同管理办公室设在[具体部门]。（二）职责分工1.合同管理办公室职责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。负责合同文本的审核、编号、归档等工作。监督合同的签订、履行情况，协调处理合同纠纷。定期对合同管理工作进行总结分析，提出改进建议。组织开展合同管理培训，提高员工合同管理意识和能力。2.业务部门职责负责本部门合同的起草、谈判、签订等工作。对合同履行情况进行跟踪检查，及时反馈合同履行中出现的问题。协助合同管理办公室处理合同纠纷。按照合同管理办公室要求，提供合同管理相关资料。3.财务部门职责负责审核合同中涉及的财务条款，确保合同财务风险可控。按照合同约定及时办理款项收付手续，并做好财务记录。配合合同管理办公室对合同执行情况进行监督检查。4.法务部门职责对合同文本进行法律审查，确保合同合法合规。为合同签订、履行等提供法律咨询服务。参与合同纠纷的处理，提供法律支持。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同文本应具备明确的合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免模糊不清、歧义或容易引起争议的表述。（二）合同审核1.业务部门起草的合同文本应提交合同管理办公室进行审核。合同管理办公室应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并提出审核意见。2.审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性、合理性等，重点审核合同风险防范条款。3.合同管理办公室审核通过后，将合同文本提交法务部门进行法律审查。法务部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成法律审查，并出具法律审查意见。4.业务部门应根据合同管理办公室和法务部门的审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同文本符合要求。（三）合同审批1.修改完善后的合同文本提交公司领导进行审批。公司领导应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，并签署审批意见。2.对于重大合同或涉及公司重大利益的合同，应提交公司董事会或股东会进行审议批准。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。2.签订合同的授权代表应具备相应的授权资格，签订合同前应仔细核对合同对方当事人的主体资格、资质证书、授权委托书等相关文件，确保合同对方当事人具备签订合同的能力和资格。3.合同签订过程中应严格按照合同审批意见执行，不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款的，应重新履行合同审批程序。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本及相关资料交合同管理办公室、财务部门、法务部门等相关部门，并组织召开合同交底会议，向相关部门人员介绍合同主要内容、履行要求、风险防范措施等。2.合同交底会议应形成会议纪要，参会人员应签字确认。（二）履行跟踪1.业务部门应按照合同约定及时履行合同义务，并对合同履行情况进行跟踪检查，确保合同按时、按质、按量履行。2.业务部门应定期向合同管理办公室汇报合同履行情况，合同管理办公室应建立合同履行台账，对合同履行情况进行动态跟踪管理。3.在合同履行过程中，如发现合同对方当事人出现违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，如要求对方当事人限期整改、追究违约责任、解除合同等，并及时向合同管理办公室报告。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与合同对方当事人协商，并签订变更或解除合同协议。2.变更或解除合同协议应按照合同签订程序进行审核、审批，并报合同管理办公室备案。3.合同变更或解除后，业务部门应及时通知相关部门办理款项结算、资产交接等手续，并做好相关资料的归档工作。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同管理办公室应定期组织开展合同风险排查工作，对合同签订、履行过程中存在的风险进行分析评估，并提出防范措施。2.业务部门应加强与合同对方当事人的沟通协调，及时了解对方当事人的经营状况、财务状况等信息，发现问题及时采取措施，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并提供相关证据材料。2.合同管理办公室应组织相关部门人员对纠纷情况进行调查分析，制定纠纷处理方案，并报公司领导批准。3.纠纷处理方案应明确纠纷处理的方式、责任部门、责任人、处理期限等内容。纠纷处理方式包括协商、仲裁、诉讼等。4.对于涉及金额较大、影响较大的合同纠纷，应及时聘请专业律师或法律顾问参与处理，确保纠纷处理合法合规。5.在纠纷处理过程中，应注意收集和保存相关证据材料，维护公司合法权益。纠纷处理结束后，应及时将纠纷处理情况报合同管理办公室备案。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料（包括合同审批表、法律审查意见、会议纪要、变更或解除合同协议等）交合同管理办公室进行归档。2.合同管理办公室应指定专人负责合同档案的收集、整理、归档工作，确保合同档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理办公室应按照合同类别、签订时间、保管期限等对合同档案进行分类整理，并编制档案目录。2.合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，确保档案安全。合同管理办公室应建立档案保管制度，明确档案保管场所、保管设备、保管人员等要求。2.合同档案的保管期限应根据合同性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年以上。3.合同档案保管期满后，应按照公司档案管理制度进行鉴定和销毁。鉴定工作应由合同管理办公室组织相关部门人员进行，经鉴定确无保存价值的合同档案，应填写《合同档案销毁审批表》，报公司领导批准后进行销毁。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理办公室查阅。2.查阅合同档案应在合同管理办公室指定的场所进行，查阅人员不得擅自将合同档案带出查阅场所。如需复印合同档案资料的，应经合同管理办公室负责人批准，并按照规定办理复印手续。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由合同管理办公室安排专人陪同查阅，并按照规定办理查阅手续。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理办公室应定期对公司合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结束后，应形成检查报告，并提出改进建议。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同管理制度执行情况、