规范公司礼品制度

PAGE规范公司礼品制度一、总则（一）目的为规范公司礼品管理，确保礼品使用符合公司利益和相关法律法规要求，充分发挥礼品在商务活动、客户关系维护等方面的积极作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，全体员工在涉及公司礼品相关活动中的行为均需遵循本制度。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保礼品管理活动合法合规。2.适度性原则礼品的选择、赠送应根据实际情况适度进行，避免过度或不当的礼品行为。3.必要性原则礼品的使用应基于商务往来、客户关系维护、员工激励等必要目的，不得用于不正当用途。4.透明性原则礼品管理过程应保持透明，接受公司内部监督和审计。二、礼品的定义与分类（一）礼品定义本制度所称礼品，是指公司为实现特定目的，向外部单位或个人赠送的具有一定价值的物品或服务，包括但不限于实物礼品、礼品券、商务宴请、旅游招待等形式。（二）礼品分类1.商务礼品用于商务往来、业务拓展、客户关系维护等活动的礼品，如办公用品、特色纪念品、高档茶叶等。2.节日礼品在重要节日（如春节、中秋节等）向客户、合作伙伴赠送的礼品，通常具有节日特色。3.员工福利礼品为激励员工、增强员工归属感而发放的礼品，如生日礼品、节日福利礼品等。4.其他礼品因特殊情况或特定项目需要而赠送的礼品，如感谢礼品、合作签约礼品等。三、礼品的采购与预算管理（一）采购流程1.需求申请各部门根据业务需要，提前填写礼品采购申请表，详细说明礼品用途、预计数量、预算金额等信息，并提交至行政部门。2.审批行政部门对礼品采购申请表进行初步审核，审核通过后提交公司领导审批。审批通过后方可进入采购环节。3.采购实施行政部门根据审批后的采购申请表，选择合适的供应商进行采购。采购过程中应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购物品的质量和性价比。4.验收礼品采购完成后，行政部门组织相关人员进行验收。验收内容包括礼品的数量、质量、规格等是否符合采购要求。验收合格后方可入库或发放。（二）预算管理1.预算编制公司每年年初根据上一年度礼品使用情况及本年度业务计划，编制礼品采购预算。预算应明确各类礼品的预算金额，并报公司领导审批。2.预算执行各部门应严格按照预算执行礼品采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整预算，应提前提交预算调整申请，经公司领导审批后执行。3.预算监控财务部门负责对礼品采购预算的执行情况进行监控，定期向公司领导汇报预算执行情况。如发现预算执行偏差较大，应及时分析原因并采取措施进行调整。四、礼品的赠送与发放（一）赠送原则1.明确对象礼品赠送应针对与公司有业务往来的客户、合作伙伴、供应商等相关外部单位或个人，以及对公司有突出贡献的内部员工。2.注重时机选择适当的时机赠送礼品，如商务活动、节日、生日、合作签约等，以增强礼品的效果。3.控制规模根据业务关系的重要程度、合作项目的规模等因素，合理控制礼品赠送的规模和价值，避免过度赠送。（二）赠送流程1.申请与审批各部门如需赠送礼品，应填写礼品赠送申请表，详细说明赠送对象、礼品内容、赠送原因等信息，并提交至行政部门。行政部门对申请表进行初步审核，审核通过后提交公司领导审批。2.礼品准备行政部门根据审批后的申请表，准备相应的礼品。礼品应进行适当包装，并附上公司标识或祝福语。3.赠送实施由公司指定人员负责礼品的赠送工作。赠送过程中应注意礼仪规范，确保礼品顺利送达受赠人手中，并做好相关记录。（三）员工福利礼品发放1.制定方案人力资源部门根据公司实际情况，制定员工福利礼品发放方案，明确发放对象、礼品内容、发放时间等信息。2.组织发放人力资源部门负责组织员工福利礼品的发放工作。发放过程中应确保公平、公正、公开，员工本人签字确认领取。3.记录与反馈对员工福利礼品的发放情况进行详细记录，并及时收集员工的反馈意见。如发现问题，应及时进行处理和改进。五、礼品的登记与管理（一）登记制度1.建立礼品台账行政部门应建立礼品台账，对礼品的采购、入库、发放、使用等情况进行详细记录。礼品台账应包括礼品名称、规格、数量、采购日期、采购金额、赠送对象、赠送日期等信息。2.定期盘点行政部门应定期对礼品库存进行盘点，确保账实相符。盘点结果应形成报告，报公司领导审阅。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。（二）库存管理1.分类存放礼品应按照类别、规格等进行分类存放，便于管理和查找。2.安全保管确保礼品库存的安全，防止礼品损坏、丢失或被盗。对贵重礼品应采取特殊保管措施。3.库存预警根据礼品的使用频率、库存数量等因素，设定库存预警线。当库存数量接近预警线时，及时提醒相关部门进行采购。六、礼品的使用监督与审计（一）内部监督1.设立监督岗位公司设立礼品管理监督岗位（可由行政部门或审计部门人员兼任），负责对礼品管理活动进行日常监督。2.定期检查监督人员应定期对礼品采购、赠送、登记等环节进行检查，发现问题及时督促整改。3.举报机制鼓励员工对礼品管理过程中的违规行为进行举报。公司应建立举报渠道，并对举报内容进行及时调查处理。（二）审计监督1.定期审计公司审计部门应定期对礼品管理情况进行审计，审查礼品采购的合规性、预算执行情况、赠送的合理性等。2.专项审计针对重大礼品采购项目或礼品管理中出现的突出问题，开展专项审计，深入调查并提出审计意见和建议。3.审计结果运用审计部门应及时向公司领导汇报审计结果，并将审计结果作为公司绩效考核、责任追究等工作的重要依据。七、礼品管理的违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自采购礼品2.超预算采购礼品3.违规赠送礼品，如向无关人员赠送礼品、赠送礼品价值过高影响公司形象等4.礼品登记不规范，导致账实不符5.礼品管理过程中存在贪污、挪用、侵占礼品等行为（二）处理措施1.批评教育对于初次违规且情节较轻的行为，给予批评教育，责令其立即整改。2.经济处罚对违规行为造成公司经济损失的，根据损失程度给予相应的经济处罚，如扣发绩效奖金、责令赔偿经济损失等。3.纪律处分对情节严重、影响恶劣的违规行为，给予纪律处分，如警告、记过、降职、撤职等。4.法律追究对于涉嫌违法犯罪的违规行为，依法移送司法机关追