集团会议室使用制度规范

PAGE集团会议室使用制度规范一、总则1.目的为了规范集团会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司、分公司全体员工。3.基本原则（1）会议室使用遵循“按需申请、合理安排、高效利用”的原则。（2）优先保障重要会议、紧急会议以及涉及公司整体运营和战略决策的会议使用。二、会议室分类及使用权限1.会议室分类根据会议室的规模、设施配备等情况，将集团会议室分为大型会议室、中型会议室和小型会议室。（1）大型会议室：可容纳[X]人以上，配备先进的音响、投影、视频会议等设备，适用于集团年度会议、大型业务研讨会、重要客户接待等。（2）中型会议室：可容纳[X][X]人，具备基本的会议设备，常用于部门级会议、项目协调会等。（3）小型会议室：可容纳[X]人以下，适合小组讨论、内部沟通等小型会议。2.使用权限（1）大型会议室：由集团高层领导或相关部门负责人根据工作需要申请使用，用于重要决策会议、重大活动等。（2）中型会议室：各部门负责人可申请使用，用于部门内部会议、跨部门业务沟通会议等。（3）小型会议室：员工可根据实际工作需求申请使用，用于日常工作交流、小组讨论等。三、会议室使用申请与审批流程1.申请使用人需提前填写《集团会议室使用申请表》，详细说明会议主题、时间、预计时长、参会人数、设备需求等信息。申请表可通过集团内部办公系统提交，也可在行政部门领取纸质版填写后交至行政部门。2.审批（1）小型会议室使用申请：由行政部门负责人审批，审批通过后即可安排使用。（2）中型会议室使用申请：经部门负责人审核后，报行政部门负责人审批。行政部门根据会议室使用情况进行统筹安排，并及时反馈审批结果。（3）大型会议室使用申请：需经集团分管领导审批，行政部门根据审批意见进行会议室的预留和准备工作。3.特殊情况处理如遇紧急会议或特殊情况，无法提前提交申请时，使用人应及时联系行政部门说明情况，行政部门在确保会议室无冲突的前提下，可先行安排使用，但事后使用人需及时补办申请和审批手续。四、会议室使用安排与管理1.使用安排行政部门根据审批通过的申请表，按照申请时间顺序和会议室使用优先级进行统一安排，并提前通知使用人会议室的具体位置、使用时间等信息。2.使用时间管理（1）使用人应严格按照申请时间使用会议室，不得擅自提前或延长使用时间。如需调整，应提前通知行政部门并重新办理相关手续。（2）若会议提前结束或因特殊原因需提前终止使用会议室，使用人应及时通知行政部门，以便安排其他使用需求。3.会议室卫生管理（1）每次会议结束后，使用人应负责清理会议室，保持桌面整洁、地面干净，将垃圾带走。（2）行政部门定期安排专人对会议室进行全面清洁和消毒，确保会议室环境整洁卫生。4.设备管理（1）使用人应爱护会议室设备，不得随意拆卸、损坏设备。如发现设备故障，应及时通知行政部门维修人员进行处理。（2）行政部门定期对会议室设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。对于因使用不当造成设备损坏的，由使用人照价赔偿。五、会议室资源共享与协调1.资源共享原则在确保会议正常进行的前提下，鼓励各部门之间合理共享会议室资源，提高会议室的整体使用效率。2.共享方式（1）各部门可根据工作需要，在行政部门的协调下，与其他部门协商共享会议室。共享双方应提前沟通会议安排，避免冲突。（2）行政部门定期发布会议室使用情况统计表，供各部门参考，以便更好地协调会议室资源。3.跨部门会议协调对于涉及多个部门的会议，由牵头部门负责申请会议室，并与其他参会部门沟通会议时间和议程安排。行政部门协助做好会议室的统筹协调工作，确保会议顺利进行。六、会议室安全管理1.消防安全（1）会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并确保其处于良好的备用状态。（2）使用人不得在会议室吸烟、使用明火，不得私拉乱接电线，严禁违规使用大功率电器。（3）行政部门定期组织消防安全检查，对发现的安全隐患及时进行整改。2.人员安全（1）会议室使用期间，使用人应负责维护会议室秩序，确保参会人员的人身安全。（2）如遇紧急情况，使用人应按照应急预案及时组织参会人员疏散，并通知行政部门和相关领导。七、违规处理1.对于未按规定申请、审批使用会议室的，行政部门将给予警告，并要求其补办相关手续。2.擅自更改会议室使用时间、延长使用时间或未经批准超员使用会议室的，行政部门将视情节轻重给予相应的处罚，如通报批评、限制其一段时间内使用会议室等。3.因使用不当造成会议室设备损坏或环境卫生严重污染的，使用人应照价赔偿，并承担相应的清洁和维修费用。4.对于违反