拉单挂账制度规范

PAGE拉单挂账制度规范最新一、总则1.目的本制度旨在规范公司拉单挂账行为，加强财务管理，确保公司资金安全，维护公司与客户之间的良好合作关系，提高公司运营效率，保障公司业务的健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及拉单挂账业务的部门、员工以及与公司发生拉单挂账交易的客户。3.定义拉单挂账：指公司与客户在业务往来过程中，客户购买公司产品或服务后，暂未支付款项，形成一定期限内的应收账款，公司对该应收账款进行记录、跟踪和管理的业务行为。二、拉单挂账业务流程规范1.业务洽谈与合同签订业务部门在与客户进行业务洽谈时，应明确告知客户公司的拉单挂账政策及相关流程。如需拉单挂账，业务部门应与客户签订详细的业务合同或协议，合同中应明确产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式、付款期限等条款。付款方式应明确拉单挂账的具体期限，并约定逾期付款的违约责任。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给财务部门备案。2.发货与验收仓库部门根据业务部门下达的发货指令，按照合同约定的产品规格、数量等要求进行发货。发货时应填写发货单，详细记录发货日期、产品名称、规格、数量、客户名称等信息。客户收到货物后，应及时进行验收。如发现货物存在质量问题或数量不符等情况，应在规定时间内通知业务部门。业务部门应根据客户反馈及时协调处理，确保问题得到妥善解决。验收合格后，客户应在验收单上签字确认，验收单应作为拉单挂账的重要依据之一，业务部门应及时将验收单提交给财务部门。3.账务处理财务部门在收到业务部门提交的合同副本、发货单、验收单等相关资料后，应按照合同约定的价格和数量，及时进行账务处理，确认应收账款的金额。财务部门应建立应收账款明细账，详细记录每一笔拉单挂账业务的客户名称、合同编号、发货日期、金额、付款期限、已收款项、未收款项等信息，确保账目清晰、准确。定期对应收账款进行核对和清理，与业务部门保持沟通，及时掌握客户付款情况，发现问题及时查明原因并进行处理。4.款项催收业务部门负责拉单挂账款项的催收工作，应按照合同约定的付款期限，提前与客户沟通付款事宜，提醒客户按时付款。对于逾期未付款的客户，业务部门应加大催收力度，通过电话、邮件、函件等方式向客户催收款项，并及时将催收情况反馈给财务部门。财务部门应协助业务部门进行款项催收工作，提供相关的账目信息和财务分析数据，为催收工作提供支持。如客户长期拖欠款项，经多次催收无效，业务部门应及时将情况报告给公司管理层，采取必要的法律措施维护公司的合法权益。三、客户信用管理1.信用评估业务部门在与新客户开展拉单挂账业务前，应对客户进行信用评估。信用评估内容包括客户的基本信息、经营状况、财务状况、信用记录等方面。收集客户的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关资料，了解客户的基本情况。通过查阅客户的财务报表、审计报告等资料，分析客户的经营状况和财务状况，评估客户的偿债能力和盈利能力。调查客户的信用记录，了解客户在银行、供应商等方面的信用情况，是否存在逾期付款、违约等不良记录。根据信用评估结果，对客户进行信用等级划分，分为A、B、C、D四个等级。信用等级A表示信用状况良好，风险较低；信用等级B表示信用状况一般，存在一定风险；信用等级C表示信用状况较差，风险较高；信用等级D表示信用状况极差，风险极高。2.信用额度设定根据客户的信用等级，为客户设定相应的信用额度。信用额度是指公司允许客户在一定期限内拉单挂账的最高金额。对于信用等级A的客户，可给予较高的信用额度；对于信用等级B的客户，应适当控制信用额度；对于信用等级C的客户，应严格限制信用额度；对于信用等级D的客户，原则上不给予拉单挂账业务。信用额度应根据客户的经营状况、财务状况、信用记录等因素的变化适时进行调整。如客户经营状况恶化、财务状况不佳、出现逾期付款等情况，应及时降低其信用额度。3.信用监控财务部门应定期对客户的信用状况进行监控，关注客户的经营状况、财务状况、付款情况等方面的变化。建立客户信用档案，记录客户的信用评估结果、信用额度设定、付款记录等信息，以便及时了解客户的信用状况。如发现客户信用状况出现异常变化，可能影响公司款项回收时，应及时通知业务部门，并采取相应的措施，如暂停拉单挂账业务、要求客户提前付款、降低信用额度等。四、审批流程1.拉单挂账申请业务部门在与客户洽谈业务时，如预计需要拉单挂账，应填写拉单挂账申请表（以下简称申请表），详细说明客户名称、业务内容、预计拉单挂账金额、付款期限等信息。申请表应经业务部门负责人审核签字后，提交给财务部门。2.财务审核财务部门收到申请表后，应对申请表中的信息进行审核，包括客户信用状况、预计拉单挂账金额的合理性、付款期限的合规性等方面。查阅客户信用档案，核实客户的信用等级和信用额度，确保拉单挂账业务符合公司的信用政策。对预计拉单挂账金额进行分析，结合业务合同约定的价格和数量，判断金额是否合理。审核付款期限是否符合公司规定，是否在客户信用额度范围内。如审核通过，财务部门负责人应在申请表上签字确认；如审核不通过，应注明原因并反馈给业务部门。3.管理层审批申请表经财务部门审核通过后，应提交给公司管理层进行审批。公司管理层根据公司的经营策略、财务状况、风险承受能力等因素，对拉单挂账业务进行综合评估，做出审批决定。如审批通过，申请表应加盖公司公章；如审批不通过，应注明原因并反馈给业务部门。4.特殊情况审批对于超出公司正常信用政策或预计拉单挂账金额较大的特殊业务，业务部门应提交详细的业务分析报告和风险评估报告，经财务部门审核后，提交给公司管理层进行专项审批。公司管理层应组织相关部门进行专题研究，充分评估业务的风险和收益，做出审慎的审批决定。五、财务核算与报表1.财务核算财务部门应按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的要求，对应收账款进行准确、及时的核算。应收账款的核算应遵循权责发生制原则，按照业务发生的实际情况确认收入和应收账款的金额。定期对应收账款进行账龄分析，将应收账款按照账龄分为1年以内、12年、23年、3年以上等不同时间段，分析各账龄段应收账款的金额占比和变化趋势，为款项催收和坏账准备计提提供依据。2.财务报表财务部门应定期编制应收账款报表，向公司管理层和相关部门提供应收账款的详细信息。应收账款报表应包括应收账款明细表、账龄分析表、客户信用状况分析表等内容，清晰反映公司应收账款的总体情况、各客户的欠款情况以及账龄结构等信息。通过财务报表，公司管理层和相关部门可以及时了解应收账款的动态变化，掌握款项催收情况，合理安排资金，制定相应的经营策略和风险防范措施。六、坏账管理1.坏账确认标准符合下列条件之一的应收账款，可确认为坏账：债务人依法宣告破产、关闭、解散、被撤销，或者被依法注销、吊销营业执照，其清算财产不足清偿的。债务人死亡，或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿的。债务人逾期3年以上未清偿，且有确凿证据证明已无力清偿债务的。与债务人达成债务重组协议或法院批准破产重整计划后，无法追偿的。因自然灾害、战争等不可抗力导致无法收回的。国务院财政、税务主管部门规定的其他条件。2.坏账准备计提财务部门应根据应收账款的账龄和风险状况，按照一定的比例计提坏账准备。坏账准备计提比例应根据公司的历史经验、行业特点、市场环境等因素合理确定，并报公司管理层批准。对于账龄在1年以内的应收账款，坏账准备计提比例可适当较低；对于账龄在12年的应收账款，坏账准备计提比例应适当提高；对于账龄在23年的应收账款，坏账准备计提比例应进一步提高；对于账龄在3年以上的应收账款，坏账准备计提比例应全额计提。定期对应收账款的坏账准备进行评估和调整，如发现客户信用状况好转、款项回收可能性增加等情况，应相应冲减坏账准备；如发现客户信用状况恶化、款项回收风险增大等情况，应增加坏账准备计提金额。3.坏账核销对于确认为坏账的应收账款，财务部门应填写坏账核销申请表，详细说明坏账的原因、金额、涉及客户等信息。坏账核销申请表应经财务部门负责人审核签字后，提交给公司管理层进行审批。公司管理层审批通过后，财务部门应进行坏账核销账务处理，冲减应收账款账面价值，并将坏账核销情况记录在案。已核销的坏账如后期又收回，应及时进行账务处理，恢复应收账款账面价值，并冲减坏账准备。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对拉单挂账业务进行审计监督，检查拉单挂账业务流程是否合规、客户信用管理是否有效、应收账款核算是否准确、坏账管理是否规范等方面。审计人员应查阅相关业务合同、发货单、验收单、会计凭证、财务报表等资料，核实业务操作的真实性和准确性。通过审计监督，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保拉单挂账业务的规范运行。2.财务检查财务部门应定期对拉单挂账业务进行自查，检查应收账款的账目记录、款项催收情况、坏账准备计提等方面是否符合公司制度规定。对自查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告给公司管理层。配合公司内部审计部门和外部审计机构的检查工作，提供相关资料和信息，确保公司财务信息的真实性和合规性。3.违规处理对于违反本制度规定的部门和员工，公司将视情节