合同管理制度与规范

PAGE合同管理制度与规范一、总则（一）目的本合同管理制度与规范旨在加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，促进公司依法经营和健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理。合同管理部门的主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度与规范；2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等工作；3.建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理；4.监督检查合同的履行情况，及时发现和解决合同履行中的问题；5.负责合同纠纷的处理，维护公司合法权益；6.组织开展合同管理培训和宣传工作，提高员工的合同管理意识和业务水平。（三）合同承办部门合同承办部门负责具体合同的起草、谈判、签订、履行等工作，并指定专人作为合同承办人。合同承办人的主要职责包括：1.负责合同项目的前期调研、可行性分析等工作；2.起草合同文本，确保合同条款合法、合规、明确、具体；3.参与合同谈判，维护公司利益，争取有利条款；4.将合同文本提交合同管理部门审核，并根据审核意见进行修改完善；5.负责合同的签订、履行、变更、解除等工作，并及时向合同管理部门报告合同履行情况；6.妥善保管合同相关资料，及时归档。三、合同的签订（一）合同签订流程1.合同承办人根据业务需要，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同承办人将合同文本提交所在部门负责人审核，部门负责人应重点审核合同条款是否符合业务要求、是否存在风险等，并签署审核意见。3.合同承办人将经部门负责人审核后的合同文本提交合同管理部门审核。合同管理部门应从法律合规、条款完整性、风险防范等方面进行审核，并出具审核意见。4.根据合同管理部门的审核意见，合同承办人对合同文本进行修改完善后，提交公司领导审批。公司领导应根据合同的性质、金额等因素进行审批，并签署审批意见。5.合同承办人根据公司领导的审批意见，与合同对方当事人签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司公章或合同专用章。（二）合同签订的注意事项1.合同对方当事人应具有合法的主体资格，具备相应的民事权利能力和民事行为能力。2.合同条款应明确、具体、合法、合规，避免模糊不清、歧义或违法条款。3.合同中应明确双方的权利义务，特别是关于合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等关键条款。4.合同签订前，应充分了解合同对方当事人的信誉、经营状况、财务状况等情况，防范合同风险。5.签订合同应严格按照公司规定的流程进行，未经审核、审批的合同不得签订。四、合同的履行（一）合同履行的原则合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。（二）合同履行的监督1.合同承办部门应建立合同履行台账，及时记录合同履行情况，包括合同的执行进度、款项收付、质量验收等信息。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行中的问题。3.合同履行过程中如出现重大问题或风险，合同承办部门应及时向合同管理部门和公司领导报告，并采取有效措施进行处理。（三）合同款项的收付1.合同款项的收付应严格按照合同约定执行，合同承办部门应及时跟踪款项收付情况，确保款项按时足额到账。2.合同款项的收付应通过公司指定的银行账户进行，严禁通过个人账户或其他非指定账户收付合同款项。3.合同承办部门应在款项收付后及时开具发票或收据，并妥善保管相关凭证。五、合同的变更与解除（一）合同变更的条件与程序1.合同变更的条件：合同履行过程中，因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同的，经双方协商一致，可以变更合同。2.合同变更的程序：合同变更应签订书面协议，并按照合同签订的流程进行审核、审批。合同变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（二）合同解除的条件与程序1.合同解除的条件：合同履行过程中，出现下列情形之一的，当事人可以解除合同：因不可抗力致使不能实现合同目的；在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；法律规定的其他情形。2.合同解除的程序：合同解除应签订书面协议，并按照合同签订的流程进行审核、审批。合同解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务等内容。（三）合同变更与解除后的处理1.合同变更或解除后，合同双方应按照变更或解除协议的约定履行各自的义务。2.合同变更或解除后，合同承办部门应及时将相关情况通知合同管理部门，并对合同台账进行更新。3.合同变更或解除后，涉及合同款项收付的，应按照相关规定进行处理。六、合同纠纷的处理（一）合同纠纷的预防1.加强合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款合法、合规、明确、具体。2.加强合同履行监督，及时发现和解决合同履行中的问题，避免纠纷的发生。3.加强员工培训，提高员工的合同管理意识和业务水平，增强风险防范能力。（二）合同纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，合同承办部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出处理方案，并向合同管理部门报告。2.合同管理部门应会同合同承办部门对纠纷进行研究分析，制定具体的处理措施，并报公司领导审批。3.根据公司领导的审批意见，合同承办部门负责与合同对方当事人进行协商解决纠纷。协商过程中应保持冷静、理智，依法依规维护公司利益。4.如协商不成，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并根据合同约定或相关法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。5.在合同纠纷处理过程中，合同承办部门和合同管理部门应密切配合，及时收集、整理、保存相关证据，确保公司在纠纷处理中处于有利地位。七、合同的归档与保管（一）合同归档的范围公司签订的各类合同及其相关资料，包括合同文本、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、会议纪要、审批文件、履行记录等，均应进行归档。（二）合同归档的要求1.合同承办部门应在合同签订或履行完毕后及时将合同相关资料整理归档，并移交合同管理部门统一保管。2.合同归档资料应齐全、完整、真实，符合档案管理的要求。3.合同管理部门应按照档案管理的规定，对合同归档资料进行分类、编号、装订、上架，并建立电子档案，便于查询和利用。（三）合同保管的期限合同保管期限应根据合同的性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期保管。具体保管期限如下：1.短期保管：保管期限为15年，适用于一般业务合同。2.中期保管：保管期限为510年，适用于重要业务合同。3.长期保管：保管期限为10年以上，适用于重大业务合同、涉及公司核心利益的合同等。（四）合同档案的查阅与借阅1.公司内部人员查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、拍照、损毁合同档案。2.公司外部人员查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经公司领导批准后，由合同管理部门安排专人陪同查阅。查阅人员应遵守档案管理制度和保密规定，不得擅自将合同档