内部资料规范管理制度

PAGE内部资料规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部资料的管理，确保资料的准确性、完整性、保密性和可追溯性，提高公司运营效率，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及所有涉及公司内部资料的人员。（三）定义1.内部资料：指公司在经营管理活动中产生或获取的，涉及公司商业秘密、业务流程、财务状况、客户信息等各类文件、数据、记录、报告等资料。2.密级划分：根据内部资料的重要性和保密性程度，分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密：是公司最重要的核心资料，一旦泄露将对公司造成极其严重的损害，如公司战略规划、重大商业决策、核心技术资料等。机密：是公司关键业务资料，泄露后会对公司业务开展产生较大影响，如重要客户信息、财务报表、核心业务流程等。秘密：是公司一般性业务资料，泄露后可能对公司造成一定影响，如普通业务文件、日常工作报告等。（四）管理原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保内部资料管理活动合法合规。2.准确性原则：资料的记录和整理应准确无误，如实反映公司实际情况。3.完整性原则：涵盖公司运营各个方面的资料应完整收集、保存，不得遗漏重要信息。4.保密性原则：根据资料密级采取相应的保密措施，防止资料泄露。5.可追溯性原则：对资料的产生、流转、使用、存储、销毁等过程进行详细记录，以便查询和追溯。二、资料的分类与编号（一）分类1.行政类：包括公司组织架构文件、行政办公制度、会议纪要、人事档案等。2.财务类：涵盖财务报表、会计凭证、税务资料、预算文件等。3.业务类：如销售合同、采购订单、生产计划、客户资料、市场调研报告等。4.技术类：包含技术研发文档、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。5.其他类：未包含在上述类别中的其他内部资料。（二）编号为便于资料的识别、查询和管理，对各类资料进行统一编号。编号规则如下：1.编号结构：采用“部门代码+年份+流水号”的形式。2.部门代码：根据公司各部门名称缩写设定对应的两位代码，如行政部为“XZ”，财务部为“CW”等。3.年份：取资料形成年份的后两位数字，如2023年形成的资料编号中年份部分为“23”。4.流水号：按照资料产生的先后顺序依次编排，从001开始递增。例如，行政部2023年第5份文件的编号为“XZ23005”。三、资料的产生与收集（一）职责分工1.各部门：负责本部门业务范围内资料的产生和收集工作，并确保资料的真实性、准确性和完整性。2.资料管理员：协助各部门进行资料的收集、整理和初步审核，对不符合要求的资料及时反馈给相关部门进行修正。（二）产生要求1.资料的产生应遵循公司既定的业务流程和规范，确保内容符合公司实际运营情况。2.涉及多个部门协作的业务活动，相关部门应共同协商确定资料的产生方式和内容要求，避免出现资料缺失或重复的情况。（三）收集流程1.各部门应定期（每月/每季度）将本部门产生的资料进行整理，填写《内部资料收集清单》，详细列出资料名称、编号、密级、产生日期、责任人等信息。2.将整理好的资料连同《内部资料收集清单》一并提交给资料管理员。3.资料管理员对提交的资料进行形式审查，检查资料是否齐全、格式是否规范、签字盖章是否完整等。如发现问题，及时与相关部门沟通解决。四、资料的整理与归档（一）整理1.资料管理员收到各部门提交的资料后，按照分类标准对资料进行进一步整理。2.对每份资料进行核对，确保资料内容准确无误，如有错误或疑问及时与资料产生部门核实。3.去除资料中的无关附件、重复页等，对资料进行简洁化处理，提高资料的可读性和存储效率。（二）归档1.根据资料编号和分类，将整理好的资料分别归入相应的档案盒或电子文件夹中。2.在档案盒上或电子文件夹中注明资料类别、年份、起止编号等信息，便于查找和管理。3.对于电子资料，应建立清晰的文件夹结构，按照分类和编号进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。五、资料的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅资料时，应填写《内部资料借阅申请表》，注明借阅资料名称、编号、密级、借阅用途、预计归还日期等信息。2.将申请表提交给所在部门负责人审批，部门负责人根据工作实际情况进行审核，对于涉及重要机密资料的借阅申请，需报公司高层领导审批。（二）借阅审批1.资料管理员收到经审批后的《内部资料借阅申请表》后，对借阅申请进行登记，并根据资料密级和借阅用途发放相应资料。2.对于绝密级资料，原则上不予借阅，确因特殊工作需要借阅时，必须经公司总经理批准，并严格限定借阅范围和使用期限。3.对于机密级资料，需经部门经理及以上级别领导批准，借阅期限一般不超过[X]天。4.对于秘密级资料，由部门负责人批准，借阅期限一般不超过[X]天。（三）借阅登记1.资料管理员在发放资料时应详细记录借阅人姓名、部门、借阅资料名称、编号、密级、借阅日期、预计归还日期等信息，形成《内部资料借阅登记台账》。2.借阅人应在台账上签字确认收到资料。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管所借阅的资料，不得擅自复印、转借、泄露给无关人员。2.严格按照借阅用途使用资料，不得用于其他非工作目的。,3.在资料使用过程中，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时向资料管理员报告，并承担相应责任。（五）归还1.借阅人应在预计归还日期前将资料归还资料管理员。如需延期归还，应提前办理延期手续。2.资料管理员在收到归还的资料后，应仔细检查资料是否完好无损，如有问题及时与借阅人沟通解决。3.在确认资料无误后，资料管理员在《内部资料借阅登记台账》上记录归还日期，并注明资料归还情况。六、资料的保密管理（一）保密措施1.物理隔离：对于涉及绝密、机密资料的存储区域，应采取物理隔离措施，如设置专门的保密室、文件柜等，并安装必要的防盗、防火、防潮设备。2.人员管理：对接触绝密、机密资料的人员进行严格审查和背景调查，签订保密协议，明确保密责任和义务。3.网络安全：加强公司内部网络安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击和数据泄露。对涉及机密资料的电子文件进行加密存储和传输，限制访问权限。4.标识管理：在资料上明确标注密级标识，提醒接触人员注意保密事项。（二）保密培训1.定期组织公司员工参加保密培训，提高员工的保密意识和技能。2.培训内容包括国家保密法律法规、公司保密制度、资料密级划分及保密措施等。3.对新入职员工进行入职前保密培训，确保其了解并遵守公司保密规定。（三）保密监督与检查1.成立保密工作监督小组，定期对公司各部门的保密工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.对违反保密制度的行为进行严肃处理，视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚，并追究相关人员的法律责任。七、资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质资料：应存放在干燥、通风、防火、防盗的专用档案柜中，按照分类和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子资料：存储在公司内部服务器或专用存储设备上，建立完善的存储目录结构，定期进行数据备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防数据丢失。（二）保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类资料的保管期限。2.一般行政类资料保管期限为[X]年，财务类资料保管期限按照国家财务法规执行，业务类资料保管期限根据业务性质和重要程度确定，技术类资料保管期限为[X]年以上。3.对于超过保管期限的资料，应按照规定进行销毁处理。（三）环境要求1.档案存储场所应保持清洁、整齐，温度、湿度适宜，避免资料因环境因素受损。2.定期对档案存储场所进行检查和维护，确保存储设备正常运行。八、资料的销毁（一）销毁申请1.当资料达到保管期限或因其他原因需要销毁时，资料产生部门或保管部门应填写《内部资料销毁申请表》，注明销毁资料名称、编号、密级、数量、销毁原因等信息。2.将申请表提交给资料管理员进行初审，资料管理员审核申请信息是否完整、准确，对符合销毁条件的申请提交公司高层领导审批。（二）销毁审批1.公司高层领导根据资料的重要性和影响范围，对销毁申请进行审批。2.对于涉及重要机密或敏感信息的资料销毁，需经公司总经理批准后方可实施。（三）销毁方式1.纸质资料：采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保资料无法恢复。销毁过程应进行现场监督，并记录销毁时间、地点、参与人员等信息。2.电子资料：通过专业的数据擦除软件对存储设备上的数据进行多次覆盖擦除，确保数据彻底清除。擦除后的存储设备可进行格式化或物理销毁。（四）销毁记录1.资料管理员负责对资料销毁过程进行详细记录，形成《内部资料销毁记录台账》。2.记录内容包括销毁资料名称、编号、密级、数量、销毁方式、销毁时间、地点、参与人员等信息。3.《内部资料销毁记录台账》应妥善保存，以备查询和追溯。九、监督与考核（一）监督机制1.公司设立内部资料管理监督小组，由公司高层领导、各部门负责人及相关专业人员组成。2.监督小组定期对公司内部资料管理工作进行检查和评估，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.鼓励员工对内部资料管理工作中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核办法1.将内部资料管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员的资料管理工作进行量化考