会议室管理规范制度

PAGE_会议室管理规范制度一、总则（一）目的为了加强公司会议室的规范化管理，提高会议室的使用效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室的使用、管理及维护。（三）基本原则1.统一管理原则：公司会议室由行政部门统一管理和调配，确保资源的合理利用。2.高效使用原则：鼓励员工充分利用会议室资源，提高工作效率，同时避免资源浪费。3.安全规范原则：会议室的使用应符合相关安全规定，确保人员和设备的安全。二、会议室分类及使用范围（一）大型会议室1.容纳人数：可容纳[X]人以上。2.使用范围：适用于公司级重要会议、大型培训、对外商务洽谈等活动。（二）中型会议室1.容纳人数：可容纳[X][X]人。2.使用范围：适用于部门级会议、中型培训、小组讨论等。（三）小型会议室1.容纳人数：可容纳[X]人以下。2.使用范围：适用于小型会议、一对一沟通、临时办公等。（四）特殊功能会议室1.视频会议室：配备专业视频会议设备，用于与外部合作伙伴或分支机构进行远程视频会议。2.多媒体会议室：具备先进的多媒体展示设备，适用于产品演示、创意分享等活动。三、会议室使用申请与审批（一）申请流程1.使用部门或个人需提前填写《会议室使用申请表》，详细说明会议主题、时间、预计时长、参与人数等信息。2.将申请表提交至行政部门，行政部门根据会议室的使用情况进行统筹安排。（二）审批权限1.大型会议室：由公司高层领导审批。2.中型会议室：由部门负责人审批，报行政部门备案。3.小型会议室：由使用人所在部门的主管审批即可。（三）紧急情况申请如遇紧急情况需要临时使用会议室，可通过电话或邮件向行政部门说明情况，行政部门将根据实际情况进行协调安排，并在事后补办申请手续。四、会议室使用规定（一）按时使用1.使用人应按照申请时间准时进入会议室，不得提前占用或延迟使用，如有特殊情况需提前与行政部门沟通协调。2.会议结束后，使用人应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭设备电源，保持会议室整洁。（二）人数限制会议室应按照规定的容纳人数使用，不得超员。如因特殊情况需要增加人数，需提前向行政部门申请，经同意后方可使用。（三）设备使用1.使用人应熟悉会议室设备的操作方法，如遇设备故障或使用问题，应及时联系行政部门进行维修处理。2.严禁私自拆卸、更换会议室设备的零部件，不得在设备上安装未经授权的软件或插件。（四）环境卫生1.保持会议室的环境卫生，禁止在会议室吸烟、乱扔垃圾。2.如需使用会议室进行餐饮活动，应提前向行政部门申请，并自行清理场地，确保环境整洁。（五）安全管理1.注意会议室的安全，离开会议室时应关闭门窗，妥善保管个人物品。2.严禁在会议室使用明火或大功率电器，确保用电安全。五、会议室设备管理（一）设备配置1.行政部门负责根据会议室的类型和使用需求，配备相应的会议设备，如投影仪、音响系统、麦克风、白板等。2.定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）设备维护1.建立会议室设备维护档案，记录设备维修、保养情况。2.对于一般性设备故障，行政部门应及时安排维修人员进行维修；对于较为复杂的故障，应联系设备供应商进行维修。（三）设备更新根据公司业务发展和会议室使用需求，适时对会议室设备进行更新升级，提高会议效率和质量。六、会议室清洁与保洁（一）日常清洁1.保洁人员应每天对会议室进行清洁，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等。2.定期对会议室的门窗、玻璃进行清洁，保持会议室的整洁明亮。（二）专项清洁1.会议结束后，保洁人员应及时对会议室进行全面清洁，确保下一次会议能够正常使用。2.对于使用频率较高的会议室，应增加清洁次数，保持良好的环境卫生。七、会议室安全与消防管理（一）安全管理1.行政部门应定期对会议室进行安全检查，确保消防设施完好有效，疏散通道畅通无阻。2.加强对会议室使用人员的安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。（二）消防管理1.会议室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。2.严禁在会议室堆放易燃、易爆物品，确保消防安全。八、违规处理（一）违规行为1.未按规定申请或未经审批擅自使用会议室。2.超员使用会议室或擅自改变会议室用途。3.损坏会议室设备或未按规定进行清理。4.在会议室吸烟、乱扔垃圾或违反安全规定。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予警告，并要求其立即整改。2.对于多次违规或造成严重后果的行为，将视情节轻重给予相