规范医院文书管理制度

PAGE规范医院文书管理制度一、总则（一）目的为加强医院文书管理，确保医院各类文书的规范、准确、完整和安全，提高医院管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及医疗卫生行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在医疗、教学、科研、管理等工作中形成的各类文书。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及医疗卫生行业相关标准，确保文书管理合法合规。2.真实准确原则：文书内容应真实反映医院工作实际情况，数据准确、表述清晰。3.及时完整原则：及时形成并妥善保管各类文书，保证文书的完整性和连续性。4.安全保密原则：加强文书的安全管理，严格保密制度，防止文书泄露、丢失或损坏。二、文书分类与编号（一）文书分类1.行政文书：包括医院的各类规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要、请示批复、通知通报等。2.医疗文书：涵盖病历、医嘱单、检查检验报告、护理记录、手术记录等医疗业务相关文书。3.教学文书：如教学计划、教案、教学课件、学生成绩记录等。4.科研文书：包括科研项目申请书、研究报告、论文发表记录等。5.其他文书：如对外宣传资料、合同协议、财务报表等。（二）编号规则1.为便于文书的识别、查询和管理，对各类文书进行统一编号。编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式为：[年份][类别代码][流水号]。例如：2023XZ001，表示2023年行政类文书的第1号。其中，类别代码根据文书分类设定，如XZ代表行政文书，YL代表医疗文书等。3.编号由医院办公室负责统一编制和管理，各科室、部门在文书形成后及时提交办公室进行编号登记。三、文书起草与审核（一）起草要求1.文书起草应主题明确、内容完整、逻辑清晰、语言规范。起草人应根据文书的性质和用途，准确表达意图，避免歧义。2.引用的数据、法规、政策等应准确无误，并注明出处。涉及医疗、教学、科研等专业内容的文书，应符合相关专业规范和标准。3.文书格式应符合医院统一规定，包括字体、字号、行距、页边距等。标题应简洁明了，层次分明。（二）审核流程1.一般性行政文书由起草部门负责人审核后，提交医院办公室核稿，办公室审核通过后报分管领导审批。2.重要行政文书、医疗文书、教学文书、科研文书等，在起草部门负责人审核后，需经相关业务科室负责人、职能部门负责人审核，最后报分管领导或主要领导审批。3.审核人应认真审查文书内容，对表述不清、逻辑混乱、不符合规定的地方提出修改意见，起草人应根据审核意见及时修改完善。四、文书签署与发布（一）签署1.经审核通过的文书，由相关领导或负责人签署意见。签署应明确表明同意、不同意或提出修改意见等。2.涉及多个部门或需要联合发布的文书，应分别由各相关部门负责人签署。（二）发布1.行政文书由医院办公室负责发布，通过医院内部办公系统、公告栏、文件传阅等方式传达至相关科室和人员。2.医疗文书、教学文书、科研文书等按照各自业务流程进行流转和发布，确保相关人员及时获取和执行。3.重要文书发布后，应及时组织相关人员进行学习和培训，确保文书内容得到有效贯彻落实。五、文书归档与保管（一）归档范围医院各科室、部门应将形成的具有保存价值的文书及时归档，包括纸质文书、电子文书等。归档范围应涵盖本制度规定的各类文书。（二）归档要求1.文书归档应按照分类和编号顺序进行整理，确保归档文书的系统性和完整性。2.纸质文书应装订整齐，编制目录，填写卷内备考表等。电子文书应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保数据的可读性和可检索性。3.归档文书应注明形成日期、来源、保管期限等信息，便于查询和管理。（三）保管期限1.医院文书的保管期限分为永久、长期和短期。具体保管期限根据文书的性质和重要程度确定。2.永久保管的文书主要包括医院的重要规章制度、历史沿革资料、重大事件记录等。长期保管的文书一般为10年以上，如医院的年度工作计划、总结、重要会议记录等。短期保管的文书为110年，如一般性通知、报表等。3.保管期限届满后，按照国家有关规定进行鉴定和销毁。（四）保管地点与设施1.医院设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保文书的安全保管。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.电子文书应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。六、文书借阅与查阅（一）借阅1.因工作需要借阅文书的，应填写《文书借阅申请表》，注明借阅文书的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.借阅申请表经所在科室或部门负责人签字同意后，报医院办公室审批。办公室根据审批意见办理借阅手续。3.借阅人应按照规定的期限归还文书，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期间应妥善保管文书，不得转借、涂改、损坏或丢失。4.涉及医院机密或重要信息的文书，借阅人应严格遵守保密规定，不得擅自传播或泄露。（二）查阅1.医院内部人员查阅文书，可直接到档案室查阅。查阅时应遵守档案室的管理制度，保持安静，爱护档案。2.外部单位或人员查阅医院文书，需持有单位介绍信或相关证明文件，经医院办公室审核同意后，在指定地点查阅。查阅内容应严格限定在审批范围内，不得擅自摘抄、复制。3.查阅重要文书时，应有医院办公室人员在场监督，确保文书安全和信息不被泄露。七、文书保密与销毁（一）保密措施1.医院全体员工应严格遵守文书保密制度，对涉及医院机密、患者隐私等信息的文书予以保密。2.接触机密文书的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在文书的起草、审核、签署、传递、存储等过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。如对机密文书进行加密存储、限制访问权限等。（二）销毁程序1.对保管期限届满或已失去保存价值的文书，由档案室提出销毁意见，填写《文书销毁申请表》，报医院办公室审核。2.办公室审核通过后，组织相关人员对拟销毁的文书进行清点、登记，确保销毁文书的准确性和完整性。3.销毁文书应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保文书信息无法恢复。销毁过程应有专人监督，并做好记录。4.销毁记录应包括销毁文书