门店借条制度规范

PAGE门店借条制度规范一、总则（一）目的为规范门店借条的使用与管理，确保门店资金往来清晰、准确、安全，维护公司正常财务秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有门店及其员工在涉及借款、借用物品等相关事务时所使用的借条管理。（三）基本原则1.合法性原则：借条的签订、履行必须符合国家法律法规的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.真实性原则：借条所涉及的借款事项、借用物品等必须真实发生，严禁虚构事实开具借条。3.准确性原则：借条内容应填写完整、准确，字迹清晰，避免模糊不清或歧义。4.及时性原则：借款或借用物品发生后，应及时开具借条，并按照规定流程进行审批和存档。二、借条的内容与格式（一）基本内容1.借条编号：由财务部门统一编制，用于唯一标识每一张借条，便于查询和管理。2.借款人姓名：填写借款或借用物品的实际人员姓名，确保与身份证件一致。3.身份证号码：借款人的有效身份证件号码，以便核实身份信息。4.所属门店：明确借款人所在的门店名称。5.借款日期：填写借条开具的具体日期。6.借款事由：详细说明借款或借用物品的用途，如购买办公用品、支付业务招待费等。7.借款金额：用大写和小写同时注明借款的具体金额，大写金额应规范书写，防止篡改。8.还款日期：明确约定借款人的还款时间，如有特殊情况需延期还款，应提前办理相关手续。9.出借人（门店负责人）：由门店负责人签字确认，表明同意借款或出借物品。10.审批意见：根据借款金额大小，按照公司审批流程，依次由相关负责人签署审批意见，包括同意借款、不同意借款或提出补充意见等。11.借款人签字：借款人本人签字确认，对借款事项承担法律责任。（二）格式要求1.借条应使用公司统一印制的格式纸张，确保纸张质量和规格一致。2.文字表述应使用中文简体，数字书写应符合国家财务制度规定。3.借条内容应打印或用黑色中性笔填写，不得涂改。如有涂改，应在涂改处加盖借款人或审批人的印章确认。三、借条的审批流程（一）小额借款审批1.借款金额在[X]元以下的，由借款人填写借条，详细说明借款事由，提交至门店负责人。2.门店负责人对借款事由进行审核，确认其合理性和必要性后，签署审批意见“同意借款”，并签字确认。3.借款人将经门店负责人审批后的借条交至财务部门备案。财务部门留存借条原件，并根据借条内容进行账务处理。（二）大额借款审批1.借款金额在[X]元及以上的（含[X]元），借款人填写借条后，除提交门店负责人审核外，还需提交至上级主管部门负责人审批。2.门店负责人审核借款事由，如认为合理可行，签署“同意借款，建议审批”字样，并签字确认。3.上级主管部门负责人对借款事项进行全面审查，包括借款用途的真实性、资金来源的合理性、还款能力的评估等。如同意借款，签署“同意借款”字样，并签字确认。4.借款人将经两级审批后的借条交至财务部门备案。财务部门按照审批意见进行账务处理，并留存借条原件作为重要财务凭证。（三）特殊情况借款审批对于因特殊紧急情况需要借款的，如突发设备故障维修、急需支付供应商货款等，借款人可先电话向门店负责人和上级主管部门负责人说明情况，经口头同意后先行借款，但事后必须在[X]个工作日内补齐正式借条及审批手续。四、借条的使用与管理（一）借条的领取1.财务部门负责统一保管借条，并按照门店需求定期发放。2.门店在领取借条时，应指定专人负责，并在借条领取登记簿上签字确认。借条领取登记簿应详细记录借条领取日期、门店名称、领取人姓名、借条编号、领取数量等信息。（二）借条的开具1.借款人应按照借条格式要求，如实填写借条各项内容，确保信息准确无误。2.对于借款金额较大或涉及重要事项的借条，借款人应提供相关证明材料，如采购合同、费用预算表等，作为借条的附件一并提交审批。3.借条开具后，应由借款人、门店负责人及相关审批人签字确认，确保借条具有法律效力。（三）借条的存档1.财务部门在收到经审批后的借条后，应及时进行存档。借条存档应按照年度、门店进行分类整理，便于查询和核对。2.借条原件应妥善保管，保存期限为[X]年。保存期满后，经财务部门负责人批准，可按照公司档案管理规定进行销毁。3.财务部门应建立借条电子档案，将借条的扫描件或拍照件录入电子系统，以便随时查阅和统计分析。电子档案的保存期限与纸质档案一致。（四）借条的查询与核对1.门店如需查询本门店的借条情况，可向财务部门提出申请。财务部门应及时提供相关借条信息，并协助门店进行核对。2.公司审计部门或其他相关部门在进行财务审计、检查时，如需查阅借条档案，财务部门应按照规定提供相应资料，并配合做好相关工作。3.财务部门应定期对借条进行核对，确保借条的账面记录与实际存档情况一致。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。五、还款管理（一）还款方式1.现金还款：借款人应在约定的还款日期，以现金形式将借款足额归还给出借人（门店负责人）或财务部门。还款时，借款人应要求出借人在借条上注明“已还款[X]元”字样，并签字确认。2.银行转账还款：借款人可通过银行转账方式将借款归还至公司指定的银行账户。转账成功后，借款人应及时将转账凭证复印件提交给出借人（门店负责人）或财务部门，并在借条上注明转账还款相关信息，如转账日期、金额、银行账号等，由出借人或财务人员签字确认。3.冲账还款：如借款人因工作需要发生的费用支出，经审批后可与借款进行冲账还款。冲账时，应填写冲账申请单，详细说明冲账事由、金额等信息，并附上相关费用发票或报销凭证。经门店负责人和财务部门审核通过后，在借条上注明“已冲账还款[X]元”字样，并签字确认。（二）提前还款借款人如需提前还款，应提前[X]个工作日向出借人（门店负责人）或财务部门提出申请。经同意后，按照上述还款方式进行还款操作，并在借条上注明提前还款相关信息。（三）逾期还款1.借款人未能在约定的还款日期按时还款的，视为逾期还款。逾期还款将按照公司相关规定收取逾期利息，逾期利息标准为每日[X]%。2.财务部门应定期对逾期借款进行统计和提醒，向借款人发送逾期还款通知，要求其尽快还款。逾期还款通知应明确逾期金额、逾期天数、应支付的逾期利息等信息。3.对于逾期时间较长且经多次提醒仍未还款的借款人，如果借款金额较大或情节严重，公司将采取进一步措施，如通过法律途径追讨借款，由此产生的一切费用（包括但不限于诉讼费、律师费、差旅费等）由借款人承担。同时，公司将视情节轻重对借款人进行相应的纪律处分，如警告、罚款、解除劳动合同等。六、借用物品借条管理（一）借用物品范围本制度所指借用物品包括但不限于办公用品、设备工具、车辆等。（二）借用物品借条开具1.员工因工作需要借用物品时，应填写借用物品借条，注明借用物品名称、规格型号、数量、借用日期、预计归还日期等信息。2.借用物品借条的审批流程与借款借条相同，按照借款金额对应的审批权限进行审批。3.经审批后的借用物品借条由出借人（门店负责人）或相关保管人员留存，并根据借条内容进行物品出借登记。物品出借登记应记录出借日期、借用物品名称、规格型号、数量、借用人员姓名、预计归还日期等信息。（三）借用物品归还1.借用人员应在预计归还日期前将借用物品归还给出借人（门店负责人）或相关保管人员。归还时，出借人或保管人员应对借用物品进行检查，确保物品完好无损、数量相符。2.如借用物品出现损坏、丢失等情况，借用人员应及时报告，并按照公司相关规定进行赔偿。赔偿金额应根据物品的购置价格、折旧情况等合理确定。赔偿款可通过现金支付、银行转账或冲账等方式进行结算。3.借用人员归还借用物品后，出借人或保管人员应在借用物品借条上注明“已归还”字样，并签字确认。同时，在物品出借登记中记录归还日期。七、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释