规范招标采购相关制度

PAGE规范招标采购相关制度一、总则（一）目的为了加强公司招标采购活动的管理，规范招标采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司、分公司的货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则招标采购活动应公开透明，所有参与招标采购的供应商享有平等的机会，按照统一的标准进行评审，确保结果公正。2.竞争择优原则通过招标采购，引入充分的市场竞争，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商，以获取最佳的采购效益。3.诚实信用原则参与招标采购活动的各方应诚实守信，严格履行各自的义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假资料或采取不正当手段谋取利益。4.依法合规原则招标采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保程序合法、合规。二、招标采购管理机构及职责（一）招标采购领导小组1.组成由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等。2.职责审议招标采购管理制度、政策和重大采购项目的招标方案。对招标采购活动中的重大事项进行决策，协调解决招标采购过程中出现的重大问题。监督招标采购活动的执行情况，确保招标采购工作符合公司利益和法律法规要求。（二）招标采购管理部门1.组成设立专门的招标采购管理部门，配备专业的招标采购管理人员。2.职责贯彻执行国家有关招标采购的法律法规和公司的招标采购管理制度。负责制定和完善招标采购工作流程、操作规范和相关文件模板。组织实施招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标、定标等工作。建立和管理供应商库，对供应商进行资格审查、信用评价和动态管理。协调处理招标采购过程中的质疑、投诉等问题，维护公司和供应商的合法权益。负责招标采购文件、合同等资料的整理、归档和保管工作。（三）需求部门1.职责根据公司业务需求，提出招标采购申请，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货期等详细需求。参与招标采购文件的编制工作，提供技术支持和业务指导，确保采购需求的合理性和准确性。配合招标采购管理部门进行开标、评标等工作，对供应商的技术方案、产品质量等进行评审，提出意见和建议。负责采购合同的签订、履行和验收工作，及时反馈合同执行过程中的问题。（四）其他相关部门1.财务部门参与招标采购项目的预算编制和审核工作，提供财务方面的意见和建议。负责对招标采购项目的资金支付进行审核和监督，确保资金使用合规、安全。2.审计部门对招标采购活动进行审计监督，检查招标采购程序的合法性、合规性和公正性。对招标采购项目进行事后审计，审查采购合同的执行情况、资金使用效益等，提出审计意见和建议。三、招标采购方式及适用范围（一）公开招标1.定义公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.适用范围符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的项目。采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少数潜在供应商可供选择的，但经批准可以采用公开招标的项目。采用公开招标方式更能满足采购需求、提高采购效益的项目。（二）邀请招标1.定义邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.适用范围符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判1.定义竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.适用范围符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目。不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购1.定义单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.适用范围符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的项目。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价1.定义询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。四、招标采购程序（一）采购申请1.需求部门根据公司业务发展需要和实际工作需求，填写《招标采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、交货期、售后服务要求等内容。2.《招标采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交至招标采购管理部门。（二）采购审批1.招标采购管理部门收到《招标采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行初审。2.初审通过后，将申请表提交至招标采购领导小组进行审批。招标采购领导小组根据公司战略规划、经营状况和资金安排等因素，对采购项目进行综合评估，做出审批决定。3.对于重大采购项目，需报公司董事会或上级主管部门批准。（三）招标文件编制1.招标采购管理部门根据采购项目的特点和需求，组织相关人员编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件中的技术规格应明确、具体，符合国家相关标准和行业规范，能够准确反映采购项目的要求。评标办法应科学合理，明确评审标准和方法，确保评标过程公正、公平。3.在编制招标文件过程中，应充分征求需求部门、技术专家、法律专家等相关人员的意见，确保招标文件的完整性、准确性和合法性。（四）招标公告发布（或投标邀请书发出）1.对于公开招标项目，招标采购管理部门应在规定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括招标人名称、地址、联系方式，招标项目名称、内容、数量、技术规格、交货期等要求，投标人资格要求，获取招标文件的时间、地点、方式，投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.对于邀请招标项目，招标采购管理部门应向符合资格条件的特定供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括招标项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式，投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.招标公告（或投标邀请书）发布后，应及时跟踪潜在供应商的报名情况，对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的投标人名单。（五）投标文件接收与开标1.投标人应在规定的投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。招标采购管理部门应安排专人负责接收投标文件，对投标文件的密封情况进行检查，并做好登记工作。2.在投标截止时间后，招标人应按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标时，应邀请所有投标人参加，开标过程应公开进行。开标人员应当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等信息。3.开标过程应记录在案，并由参加开标的各方代表签字确认。（六）评标1.开标结束后，招标人应依法组建评标委员会。评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会应按照招标文件规定的评标方法和标准，对投标文件进行评审。评标过程中，评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或向外界透露评标情况。3.评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但澄清或说明不得超出投标文件的范围或改变投标文件实质性内容。4.评标委员会应根据评审结果，推荐中标候选人名单，并撰写评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、符合要求的投标一览表、否决投标情况说明、评标标准、评标方法或者评标因素一览表、经评审的价格或者评分比较一览表、经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等内容。（七）定标1.招标采购领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人名单，结合公司实际情况，确定中标人。2.中标人确定后，招标采购管理部门应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。（八）合同签订1.中标人与招标人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。合同内容应包括标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款。2.合同签订前，招标采购管理部门应会同需求部门、法律部门等对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规要求和公司利益。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、审计部门等备案。（九）验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定的验收标准和方法组织验收。验收工作可以邀请专业技术人员、质量检验机构等参与，确保验收结果客观、公正。2.验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，经验收人员签字确认后，提交至招标采购管理部门。招标采购管理部门将验收报告与合同等资料一并归档保存。3.如验收不合格，需求部门应及时与中标人沟通协商，要求中标人采取整改措施。如中标人未能在规定时间内完成整改或整改后仍不符合要求，招标人有权按照合同约定追究中标人的违约责任。五、供应商管理（一）供应商准入1.招标采购管理部门负责建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入流程。2.潜在供应商应向招标采购管理部门提交《供应商准入申请表》，并提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料。3.招标采购管理部门对供应商提交的资料进行审核，必要时可进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、技术实力、质量管理水平、售后服务能力等情况。4.经审核合格的供应商，纳入公司供应商库，并颁发供应商资格证书。（二）供应商评价与考核1.招标采购管理部门应定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在同等条件下给予优先采购待遇；对于不合格供应商，应及时采取警告、暂停合作、取消资格等措施。3.建立供应商信用档案，记录供应商的评价与考核结果、合同履行情况、违规违纪行为等信息，为供应商管理提供依据。（三）供应商动态管理1.招标采购管理部门应根据供应商的表现和市场变化情况，对供应商库进行动态管理。及时淘汰不合格供应商，补充新的优质供应商。2.对于供应商的重大变更事项，如企业名称、法定代表人、经营范围、生产地址等变更，供应商应及时通知招标采购管理部门。招标采购管理部门应对变更情况进行审核，确保供应商的资质和能力符合要求。3.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，了解供应商的需求和意见，共同探讨改进采购工作的措施和方法，建立长期稳定的合作关系。六..招标采购监督与管理（一）内部监督1.审计部门应定期对招标采购活动进行审计监督，检查招标采购程序的合法性、合规性和公正性，审查采购合同的执行情况、资金使用效益等。2.财务部门应加强对招标采购项目资金支付的审核和监督，确保资金使用合规、安全。对采购项目的预算执行情况进行跟踪检查，防止超预算采购。3.公司内部应设立举报信箱和举报电话，接受员工对招标采购活动中违规违纪行为的举报。对举报事项应及时进行调查处理，保护举报人权益。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查和指导，积极配合相关部门对招标采购活动的监督管理工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的