公务行文规范制度汇编

PAGE公务行文规范制度汇编一、总则（一）目的为了确保公司/组织各类公务行文的规范化、标准化，提高公文处理效率和质量，准确传达信息，促进公司/组织各项工作的顺利开展，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度汇编适用于公司/组织内部各部门之间、与外部单位进行公务往来所涉及的各类公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函等。（三）基本原则1.合法性原则：公务行文必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保公文内容合法合规。2.准确性原则：公文表述应准确清晰，避免歧义，数据准确无误，事实依据可靠。3.时效性原则：根据工作需要及时行文，确保公文传递的及时性，避免延误工作。4.规范性原则：公文格式、语言表达、行文规则等应符合规范要求，保持一致性和严肃性。二、行文格式规范（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸，左侧装订。2.页边距：上、下各2.54cm，左、右各3.17cm。（二）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），一般右空四字编排，印章用红色。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（三）排版要求1.行距：一般采用固定值28磅，以保证文档的整齐美观。2.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。三、行文规则（一）行文关系1.公司/组织各部门之间行文应根据各自的职责和隶属关系，遵循“归口管理、对口行文”的原则。一般不得越级行文，因特殊情况确需越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。2.向上级机关行文，应当主送一个上级机关，如需同时报送其他相关上级机关的，可以用抄送形式，但不得抄送其下级机关。3.向下级机关行文，主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。4.同级机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等可以用函行文。（二）行文内容要求1.行文应主题明确，一事一文，避免一文多事。公文内容应重点突出，逻辑清晰，层次分明。2.涉及重要事项或重大决策的公文，应在充分调研、论证的基础上形成，确保内容的科学性、合理性和可行性。3.公文中引用的数据、事例等应准确可靠，并注明出处。涉及机密事项的公文，应严格按照保密规定处理，明确密级和保密期限。（三）行文程序1.拟稿：公文由承办部门或人员负责拟稿。拟稿人应根据行文目的和要求，认真起草公文内容，做到表述准确、语言规范、格式符合要求。拟稿完成后，应在公文上注明拟稿人姓名、拟稿日期，并经部门负责人审核签字。2.审核：部门负责人对拟稿进行审核，重点审核公文内容是否符合法律法规和政策要求，是否与公司/组织整体工作部署一致，行文格式是否规范，语言表达是否准确等。审核通过后，报分管领导审批。3.审批：分管领导对公文进行审批，对重要公文或涉及全局性工作的公文，应提交公司/组织主要领导审批。审批人应认真审查公文内容，签署明确的审批意见。4.签发：经审批后的公文，由签发人签发。联合行文时，由所有联署机关的负责人会签。签发人应在公文的发文稿纸上签署意见并注明日期。5.编号：公文经签发后，由办公室负责统一编号。编号应按照一定的规则进行，确保公文编号的唯一性和连续性。6.印制：办公室根据编号后的公文定稿进行印制。印制过程中应严格按照公文格式要求进行排版、校对，确保公文印制质量。印制完成后，对公文进行装订、盖章等处理。7.分发：办公室按照公文的主送机关、抄送机关等进行分发。分发应及时、准确，确保公文能够按时送达相关单位和人员手中。四、各类公文写作规范（一）通知1.适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.分类：分为发布性通知、指示性通知、知照性通知、转发性通知等。3.写作要求：标题应准确概括通知的主要内容，一般采用“关于+事由+文种”的形式。正文开头应明确通知的目的和依据，然后具体阐述通知的事项。事项较多时，应分条列项表述，做到条理清晰。结尾一般用“特此通知”等结束语。（二）报告1.适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。2.写作要求：标题应简洁明了，体现报告的主要内容。正文应围绕报告的主题，按照工作进展情况、取得的成绩、存在的问题、下一步工作计划等方面依次展开阐述。内容应真实、准确、客观，数据和事例要详实。结尾一般用“以上报告，请审阅”等结束语。（三）请示1.适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。2.写作要求：标题应准确反映请示的事项。正文开头应说明请示的原因和背景，然后详细阐述请示的具体事项。请示事项应明确、具体，具有可操作性。结尾一般用“妥否，请批示”等结束语。请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（四）批复1.适用范围：适用于答复下级机关请示事项。2.写作要求：标题一般用“关于同意/批准+请示事项+文种”的形式。正文开头应引述下级机关的请示文号及请示事项，然后明确批复意见。批复意见应简洁明了，态度明确，不得模棱两可。结尾一般用“此复”等结束语。（五）函1.适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。2.写作要求：标题一般用“关于+事由+文种”的形式。正文应根据函的类型，针对性地阐述相关事项。语言应简洁、得体，礼貌用语恰当。结尾一般用“特此函达”“敬请函复”等结束语。五、公文处理流程（一）收文处理1.签收：办公室收到外单位来文后，应及时进行签收登记，注明来文日期、文号、标题、份数等信息。2.登记：对签收的公文进行详细登记，建立收文台账，以便跟踪公文处理情况。3.初审：办公室对来文进行初审，主要审查公文的格式是否规范、内容是否符合要求、是否应由本公司/组织办理等。初审通过后，提出拟办意见，报办公室负责人审核。4.传阅：根据拟办意见，将公文送相关领导和部门传阅。传阅过程中，应做好传阅记录，确保公文传递的及时性和准确性。5.承办：承办部门或人员根据领导批示和公文内容要求，认真办理公文。办理过程中应及时反馈办理情况，如有需要可与相关部门或单位沟通协调。6.催办：办公室对承办部门的公文办理情况进行跟踪催办，确保公文按时限要求办理完毕。对逾期未办的，应及时了解原因，并向相关领导汇报。7.答复：承办部门对需要答复的公文，应按照规定的格式和时限进行答复。答复公文应经部门负责人审核后送办公室统一编号、印发。8.归档：公文办理完毕后，承办部门应将公文原稿、处理过程中形成的相关材料等整理归档，交办公室统一保管。办公室应按照档案管理规定，定期对档案进行整理、保管和利用。（二）发文处理1.拟稿：按照行文规则，由承办部门或人员负责拟稿。2.审核：部门负责人对拟稿进行审核，重点审核公文内容、格式等方面是否符合要求。审核通过后，报分管领导审批。3.审批：分管领导对公文进行审批，签署意见。重要公文报主要领导审批。4.签发：经审批后的公文，由签发人签发。5.编号：办公室负责对签发后的公文进行编号。6.印制：根据编号后的公文定稿进行印制，确保印制质量。7.校对：印制过程中，安排专人进行校对，对公文内容、格式等进行仔细核对，确保无误。8.盖章：对印制好的公文加盖公司/组织印章。9.分发：办公室按照公文的主送机关、抄送机关等进行分发，确保公文及时送达相关单位和人员手中。10.归档：发文处理完毕后，办公室将发文原稿、发文登记等材料整理归档。六、公文保密管理（一）保密范围1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等重要信息的公文。2.明确标注密级的公文，如绝密、机密、秘密等。（二）保密措施1.人员管理：加强对公文起草、审核、印制、分发、传递、保管等环节工作人员的保密教育，签订保密责任书，明确保密责任。2.载体管理：对涉密公文的纸质载体、电子载体等进行严格管理。纸质载体应存放在安全保密的场所，专人专柜保管；电子载体应设置加密措施，存储在专用的存储设备中，并定期备份。3.传递管理：涉密公文应通过机要通信、专人送达等安全保密的方式传递，严禁通过普通邮寄、电子邮件等方式传递。传递过程中应做好登记和签收工作。4.使用管理：严格控制涉密公文的使用范围，未经批准不得擅自扩大知悉范围。使用过程中应妥善保管，不得转借、复印、扫描等。5.清退销毁：定期对涉密公文进行清理，对已办理完毕的涉密公文，按照规定进行清退或销毁。清退应确保公文全部