青海规范财务报销制度

PAGE青海规范财务报销制度青海[公司/组织名称]财务报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本财务报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的内容和实际发生情况。2.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司内部规定，严禁报销任何违法违规的费用。3.合理性原则：费用支出应符合公司经营活动的需要，具有合理的商业目的，不得铺张浪费。4.审批原则：所有报销必须经过规定的审批流程，未经审批的费用不予报销。5.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写《费用申请表》，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.《费用申请表》应按照公司规定的审批权限，依次提交部门负责人、财务负责人、总经理等进行审批。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集相关的报销凭证，包括发票、收据、清单等，并确保凭证的真实性、合法性和完整性。2.员工将填写好的《费用报销单》及相关报销凭证一并提交给部门负责人进行初审。部门负责人应认真审核费用的真实性、合理性和必要性，签署审核意见后提交给财务部门。3.财务部门收到报销单据后，应进行严格的审核。审核内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性，费用是否符合公司规定的报销标准，审批流程是否完整等。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求补充或更正相关信息。4.经财务部门审核无误的报销单据，提交给财务负责人进行审批。财务负责人应重点审核费用的预算执行情况、资金安排等，签署审批意见后提交给总经理审批。5.总经理根据公司的财务状况、经营情况等，对报销单据进行最终审批。审批通过后，报销单据交回财务部门进行报销处理。（三）报销支付1.财务部门根据总经理的审批意见，对符合报销规定的费用进行支付。支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式根据公司财务制度和实际情况确定。2.对于通过银行转账支付的报销款项，财务部门应确保收款信息的准确性，避免因信息错误导致支付失败或延误。3.报销款项支付后，财务部门应及时登记入账，并将报销凭证进行归档保存，以便日后查阅和审计。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的等级标准选择合适的舱位或座位。因特殊情况需要乘坐高于标准等级交通工具的，需提前经总经理批准。乘坐飞机经济舱的，可凭有效机票报销；乘坐火车软卧、高铁一等座及以上的，可凭有效车票报销；乘坐轮船二等舱及以上的，可凭有效船票报销。乘坐其他交通工具的，按照实际发生费用报销，但不得超过合理标准。市内交通费用，员工因公务需要乘坐出租车的，应在发票上注明起止地点、事由等信息，并经部门负责人批准。一般情况下，市内交通费用应控制在合理范围内，如因特殊情况需要超出标准的，需详细说明原因并经总经理批准。2.住宿费用员工出差应根据实际需要选择合适的住宿标准，一般员工的住宿标准为[具体金额]元/晚，部门负责人及以上人员的住宿标准为[具体金额]元/晚。住宿费用应凭正规发票报销，发票上应注明住宿日期、住宿人数、房间号等信息。如因特殊情况需要超出标准住宿的，需提前经总经理批准，并在报销时详细说明原因。3.餐饮补贴员工出差期间可享受餐饮补贴，补贴标准为[具体金额]元/天。餐饮补贴已包含员工在出差期间的早餐、午餐和晚餐费用，不再另行报销餐饮发票。如因工作需要宴请客户或参加商务活动的，需提前填写《宴请申请表》，经总经理批准后，可按照实际发生费用报销，但应在报销时注明宴请对象、事由等信息。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，用于公司与客户、合作伙伴等进行业务往来时的必要招待支出。2.业务招待费报销时，应提供正规发票，并注明招待对象、事由、时间、地点等详细信息。发票上应加盖酒店、餐厅等收款单位的财务专用章或发票专用章。3.单次业务招待费超过[具体金额]元的，需提前填写《业务招待费申请表》，经总经理批准后方可进行招待。招待结束后，应及时办理报销手续，并将《业务招待费申请表》作为报销附件一并提交。4.严禁以任何名义用公款进行高消费娱乐活动或赠送礼品等行为，如有违反，公司将严肃处理。（三）办公用品及设备购置1.办公用品的购置应根据实际工作需要进行，实行集中采购与分散采购相结合的方式。对于常用的办公用品，如纸张、笔、文件夹等，由行政部门统一采购；对于特殊的办公用品或设备，如电脑、打印机、复印机等，由使用部门提出申请，经审批后由行政部门统一采购或由使用部门自行采购。2.办公用品及设备购置应取得正规发票，并在发票上注明商品名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。购置金额超过[具体金额]元的办公用品及设备，需提前填写《固定资产购置申请表》，经总经理批准后方可购置。3.购置的办公用品及设备应及时办理入库手续，由行政部门负责登记保管。使用部门领用办公用品及设备时，应填写《办公用品领用登记表》，经部门负责人签字确认后领取。4.对于固定资产，行政部门应按照公司固定资产管理制度进行管理，定期进行盘点清查，确保资产的安全完整。（四）通讯费1.公司根据员工的工作岗位和工作需要，制定不同的通讯费补贴标准。具体补贴标准如下：高层管理人员：[具体金额]元/月中层管理人员：[具体金额]元/月普通员工：[具体金额]元/月2.员工通讯费补贴已包含员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具产生的费用，不再另行报销通讯费发票。如员工因工作需要超出补贴标准使用通讯工具的，需提前经部门负责人批准，并在报销时详细说明原因。3.员工应确保通讯工具的使用主要用于工作目的，不得利用公司通讯补贴进行私人消费。如有发现违反规定的行为，公司将取消其通讯补贴，并视情节轻重给予相应的处罚。（五）会议费1.会议费的支出应严格按照公司规定的会议审批程序进行，提前填写《会议申请表》，注明会议的主题、时间、地点、参会人员、费用预算等信息，经部门负责人、财务负责人、总经理等审批后组织召开会议。2.会议费报销时，应提供正规发票，并注明会议名称、时间、地点、参会人数、会议内容等详细信息。发票上应加盖酒店、会议中心等收款单位的财务专用章或发票专用章。3.会议费应严格控制在预算范围内，不得超支。如因特殊情况需要超出预算的，需提前经总经理批准，并在报销时详细说明原因。4.会议期间的餐饮、住宿、交通等费用应分别按照相应的报销标准进行报销，不得将其他费用混入会议费中报销。（六）培训费1.员工参加公司组织的培训课程或外部培训活动，应提前填写《培训申请表》，经部门负责人、财务负责人、总经理等审批后参加培训。2.培训费用报销时，应提供正规发票，并注明培训课程名称、培训时间、培训地点、培训费用明细等信息。发票上应加盖培训机构的财务专用章或发票专用章。3.培训费用应严格控制在公司规定的预算范围内，如因特殊情况需要超出预算的，需提前经总经理批准，并在报销时详细说明原因。4.员工参加培训后，应及时将培训资料、培训证书等提交给行政部门备案，作为报销培训费用的依据之一。四、报销凭证要求（一）发票1.所有报销必须取得正规发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票应在规定的有效期内开具，过期发票不得作为报销凭证。发票上的内容应真实、准确、完整，不得涂改、挖补、伪造。3.发票应加盖销售方的发票专用章或财务专用章，印章应清晰、完整，不得模糊不清或加盖其他印章。（二）收据1.对于确实无法取得发票的费用支出，可使用收据作为报销凭证，但收据应具备以下要素：收据名称、收据号码、开票日期、收款单位名称、付款单位名称、服务内容、金额、收款人签名等。2.收据应在规定的有效期内开具，过期收据不得作为报销凭证。收据上的内容应真实、准确、完整，不得涂改、挖补、伪造。3.收据应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，印章应清晰、完整，不得模糊不清或加盖其他印章。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他能够证明费用支出真实性、合法性和合理性的凭证，如合同、协议、清单、审批单等，也可作为报销凭证。2.其他凭证应具备以下要素：凭证名称、凭证号码、开具日期、内容摘要、金额、相关人员签名等。凭证上的内容应真实、准确、完整，不得涂改、挖补、伪造。3.对于涉及多个部门或多个项目的费用支出，应提供详细的费用分摊清单，明确各部门或各项目应承担的费用金额。五、审批权限（一）部门负责人审批权限1.部门负责人负责对本部门员工的费用报销进行初审，审核费用的真实性、合理性和必要性，签署审核意见后提交给财务部门。2.部门负责人审批的费用范围包括：本部门员工的差旅费、业务招待费、办公用品及设备购置、通讯费、会议费、培训费等日常费用支出，单次费用报销金额在[具体金额]元以下的。（二）财务负责人审批权限1.财务负责人负责对费用报销进行财务审核，审核费用是否符合公司财务制度和报销标准，审批流程是否完整，签署审核意见后提交给总经理审批。2.财务负责人审批的费用范围包括：所有员工的费用报销，无论金额大小。（三）总经理审批权限1.总经理负责对费用报销进行最终审批，根据公司的财务状况、经营情况等，决定是否批准报销申请。2.总经理审批的费用范围包括：单次费用报销金额超过[具体金额]元的；涉及重大项目、特殊业务或其他重要事项的费用报销；总经理认为需要亲自审批的其他费用报销。六