生产材料审批管理制度

PAGE生产材料审批管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产材料审批管理，规范审批流程，确保生产材料的合理采购与使用，提高资金使用效率，保障生产活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及生产材料采购、领用、库存管理等相关活动的部门及人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保生产材料审批管理活动合法合规。2.准确性原则：审批信息应准确无误，避免因信息错误导致的生产延误或资源浪费。3.效率性原则：在保证审批质量的前提下，优化审批流程，提高审批效率，以满足生产的及时性需求。4.责任性原则：明确各环节审批人员的责任，确保审批过程可追溯，对审批结果负责。二、审批流程（一）采购申请审批1.需求部门提交申请生产部门根据生产计划和实际需求，填写《生产材料采购申请表》，详细注明材料名称、规格型号、数量、预计到货时间、用途等信息，并附上相关技术文件或说明。2.部门负责人审核需求部门负责人对采购申请进行初步审核，重点审查申请的必要性、合理性以及与生产计划的匹配性。确认无误后签字批准，并提交至采购部门。3.采购部门审核采购部门收到申请后，对采购材料的市场供应情况、价格走势等进行评估。核实申请材料的规格型号、数量等信息是否准确，同时审核采购预算是否合理。如发现问题，及时与需求部门沟通调整，并在申请表上签署意见后提交至财务部门。4.财务部门审核财务部门依据公司财务制度和预算安排，对采购申请的资金预算进行审核。检查是否有足够的资金支持此次采购，确保采购活动符合公司财务状况。审核通过后签字确认，将申请表返回采购部门。5.分管领导审批采购部门将经财务审核后的申请表提交至分管领导。分管领导综合考虑生产需求、成本控制、资金状况等因素，对采购申请进行最终审批。审批通过后，申请表方可进入采购执行环节。（二）采购合同审批1.采购部门起草合同采购部门根据批准的采购申请，与供应商协商起草采购合同。合同应明确双方的权利义务、材料规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。2.法务部门审核法务部门对采购合同进行法律审核，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在潜在法律风险。确保合同的合法性、完整性和有效性，并出具审核意见。3.相关部门会签采购合同需提交至涉及的相关部门进行会签，如生产部门、质量部门、技术部门等。各部门根据自身职责对合同条款进行审核，提出意见和建议。例如，生产部门关注交货时间是否满足生产进度，质量部门审查质量标准条款，技术部门核实材料规格型号是否符合技术要求等。4.财务部门审核财务部门对采购合同的付款条款、结算方式等进行审核，确保公司资金支付的安全性和合理性。审核通过后签字确认。5.分管领导审批采购合同经各部门会签和财务审核后，提交至分管领导进行最终审批。分管领导批准后，采购部门方可与供应商签订正式合同。（三）材料验收入库审批1.到货通知采购部门在材料预计到货前，通知仓库管理部门做好验收准备工作，并提供相关采购合同信息。2.仓库验收仓库管理部门按照采购合同要求，对到货材料的数量、规格、型号、外观等进行初步验收。填写《材料验收入库单》，详细记录验收情况。验收合格后，仓库管理人员签字确认，并将入库单提交至质量检验部门。3.质量检验质量检验部门依据相关质量标准和技术文件，对入库材料进行质量检验。检验合格后出具《质量检验报告》，并在验收入库单上签字。如发现质量问题，应及时通知采购部门与供应商协商处理。4.入库审批仓库管理部门将经质量检验后的验收入库单提交至财务部门进行入库审批。财务部门核实入库材料的数量、价格等信息与采购合同及发票是否一致，确认无误后签字批准，材料正式办理入库手续。（四）材料领用审批1.领用部门提交申请生产车间或其他领用部门根据生产任务需求，填写《生产材料领用申请表》，注明领用材料名称、规格型号、数量、用途等信息，并附上相关生产任务单或说明。2.车间负责人审核领用部门负责人对领用申请进行审核，确认领用材料与生产任务相符，领用数量合理。审核通过后签字批准，并提交至仓库管理部门。3.仓库管理部门审核与发放仓库管理部门收到领用申请后，核对库存情况。如有足够库存，按照审批后的申请单发放材料，并在系统中记录领用情况。如库存不足，及时通知采购部门安排补货。发放完成后，仓库管理人员在领用申请表上签字确认。三、审批权限（一）采购申请审批权限1.单项采购金额在[X]元以下的由需求部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人依次审核，分管领导审批。2.单项采购金额在[X]元至[X]元之间的需求部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人审核后，提交至总经理审批。3.单项采购金额在[X]元以上的需求部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人审核后，经总经理审核同意，提交至董事会审批。（二）采购合同审批权限1.合同金额在[X]元以下的采购部门起草合同，经法务部门审核、相关部门会签、财务部门审核后，由分管领导审批。2.合同金额在[X]元至[X]元之间的采购部门起草合同，经法务部门审核、相关部门会签、财务部门审核后，提交至总经理审批。3.合同金额在[X]元以上的采购部门起草合同，经法务部门审核、相关部门会签、财务部门审核后，经总经理审核同意，提交至董事会审批。（三）材料验收入库审批权限1.入库金额在[X]元以下的由仓库管理部门负责人、质量检验部门负责人、财务部门负责人依次审核。2.入库金额在[X]元至[X]元之间的仓库管理部门负责人、质量检验部门负责人、财务部门负责人审核后，提交至分管领导审批。3.入库金额在[X]元以上的仓库管理部门负责人、质量检验部门负责人、财务部门负责人审核后，经分管领导审核同意，提交至总经理审批。（四）材料领用审批权限1.单次领用金额在[X]元以下的由领用部门负责人审核，仓库管理部门发放。2.单次领用金额在[X]元至[X]元之间的领用部门负责人审核后，提交至分管领导审批，仓库管理部门发放。3.单次领用金额在[X]元以上的领用部门负责人审核后，经分管领导审核同意，提交至总经理审批，仓库管理部门发放。四、审批责任（一）申请部门责任1.负责准确、及时地提交生产材料采购或领用申请，确保申请信息真实、完整、与生产需求相符。2.对采购或领用材料的使用情况负责，如发现材料浪费、闲置等情况，应及时向公司报告并采取措施处理。3.配合采购部门、仓库管理部门等相关部门进行采购、验收、领用等环节的工作，提供必要的技术支持和信息。（二）采购部门责任1.依据批准的采购申请，及时、准确地选择供应商，签订采购合同，确保采购材料的质量、价格、交货期等符合公司要求。2.负责采购过程的跟踪与协调，及时解决采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、质量不符等情况。3.建立健全供应商管理档案，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商的稳定性和可靠性。（三）财务部门责任1.严格按照公司财务制度和预算安排，对采购申请、合同付款条款等进行审核，确保资金使用的合理性和安全性。2.及时办理采购款项的支付手续，做好财务核算和账务处理工作，保证财务数据的准确性和完整性。3.定期对生产材料采购成本进行分析和控制，为公司成本管理提供数据支持和决策建议。（四）质量检验部门责任1.按照相关质量标准和技术文件，对采购入库材料进行严格的质量检验，确保入库材料质量合格。2.出具真实、准确的质量检验报告，对检验结果负责。如发现质量问题，及时通知相关部门采取措施处理，并跟踪处理结果。3.参与采购合同质量条款的审核，为采购质量控制提供专业意见。（五）仓库管理部门责任1.负责做好生产材料的验收入库、存储保管、发放等工作，确保材料数量准确、质量完好、存储安全。2.建立健全仓库管理制度和库存台账，定期进行盘点清查，保证账实相符。3.严格按照审批后的领用申请发放材料，做好发放记录，防止材料的错发、漏发等情况。（六）审批人员责任1.审批人员应认真履行审批职责，对审批事项进行全面、细致的审查，确保审批结果符合公司利益和相关规定。2.如因审批失误导致公司损失或违反规定的，审批人员应承担相应的责任。3.审批人员应保守审批过程中涉及的公司机密信息，不得泄露给无关人员。五、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对生产材料审批管理情况进行审计检查，重点审查审批流程的执行情况、审批权限的合规性、采购合同的签订与执行情况、材料验收入库与领用情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）定期检查1.采购部门定期对采购合同的执行情况进行检查，包括供应商交货情况、材料质量情况、付款情况等，及时发现并解决合同执行过程中出现的问题。2.仓库管理部门定期对库存材料进行盘点清查，核对库存数量与系统记录是否一致，检查材料的存储状况，确保库存安全。3.财务部门定期对生产材料采购成本进行分析，与预算进行对比，评估采购活动的经济性和效益性，发现异常情况及时进行调查和处理。（三）投诉与举报处理公司设立投诉举报渠道，接受员工和其他相关方对生产材料审批管理过程中违规行为的投诉与举报。对投诉举报事项进行及时调查核实，如情况属实，依法依规对相关责任人进行处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。六、信息管理（一）审批信息记录各部门应妥善保存与生产材料审批管理相关的各类文件和记录，包括采购申请表、合同、验收入库单、领用申请表等。记录应真实、完整、清晰，便于查询和追溯。（二）审批系统建设公司建立生产材料审批管理信息系统，实现审批流程的信息化管理。通过系统，各部门可以在线提交申请、审核审批、查询记录等，提高审批效率和信息透明度。同时，系统应具备数据备份和安全防护功能，确保审批信息的安全性和完整性。（三）信息共享与沟通加强各部门之间的信息共享与沟通，确保在生产材料审批管理过程中，