印刷业协会制度规范

PAGE印刷业协会制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范印刷业协会的组织架构、运作流程、会员管理等各项工作，确保协会能够高效、有序地开展活动，发挥行业引领和服务作用，促进行业健康发展，维护会员合法权益，推动印刷业持续进步。（二）适用范围本制度适用于印刷业协会全体会员、协会工作人员以及与协会相关的各类活动和事务。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和政策方针，依法依规开展协会各项工作。2.坚持服务会员宗旨，维护会员共同利益，为会员提供优质、高效的服务。3.民主办会，充分发挥会员的主体作用，广泛听取会员意见和建议，实行民主决策、民主管理。4.诚实守信，加强行业自律，树立良好的行业形象，推动行业诚信建设。二、协会组织架构（一）会员大会1.会员大会是协会的最高权力机构，由全体会员组成。2.会员大会的职权：制定和修改协会章程。选举和罢免协会理事、监事。审议理事会的工作报告和财务报告。决定协会的重大事项，如发展规划、业务范围变更等。决定终止事宜。其他应由会员大会行使的职权。3.会员大会每年至少召开一次会议。经三分之一以上会员提议，可以召开临时会员大会。会员大会须有三分之二以上的会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过方能生效。（二）理事会1.理事会是会员大会的执行机构，在会员大会闭会期间领导协会开展日常工作，对会员大会负责。2.理事会的组成：理事会由会员大会选举产生的理事组成，理事人数应根据协会规模合理确定一般不超过会员总数的三分之一。3.理事会的职权：执行会员大会的决议。选举和罢免协会会长、副会长、秘书长。筹备召开会员大会。向会员大会报告工作和财务状况。决定会员的吸收和除名。决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构。决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任。领导协会各机构开展工作。制定内部管理制度。决定其他重大事项。4.理事会每年至少召开两次会议。情况特殊的，也可采用通讯形式召开。理事会须有三分之二以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事三分之二以上表决通过方能生效。（三）常务理事会1.常务理事会由理事会选举产生，在理事会闭会期间行使理事会部分职权，对理事会负责。常务理事会人数不超过理事会人数的三分之一。2.常务理事会的职权：执行会员大会和理事会的决议。筹备召开理事会会议。决定协会重要活动的开展。审议协会年度工作计划和总结。审议协会财务预算和决算。其他应由常务理事会决定的事项。3.常务理事会每季度至少召开一次会议。情况特殊的，也可采用通讯形式召开。常务理事会须有三分之二以上常务理事出席方能召开，其决议须经到会常务理事三分之二以上表决通过方能生效。（四）会长办公会1.会长办公会由会长、副会长、秘书长组成，在常务理事会闭会期间，对常务理事会负责，处理协会日常重要事务。2.会长办公会的职权：贯彻执行会员大会、理事会和常务理事会的决议。研究决定协会工作中的重大问题和重要事项。协调协会各部门工作，督促检查工作落实情况。其他需要会长办公会研究决定的事项。3.会长办公会根据工作需要不定期召开。（五）监事会1.监事会是协会的监督机构，由会员大会选举产生，对会员大会负责。2.监事会的职权：监督协会章程、会员大会和理事会决议的执行情况。检查协会财务状况。监督协会工作人员的行为，对违反法律、法规、协会章程或会员大会决议的工作人员提出处理建议。向会员大会报告监事会工作情况。其他应由监事会行使的职权。3.监事会每半年至少召开一次会议。监事会须有三分之二以上监事出席方能召开，其决议须经到会监事三分之二以上表决通过方能生效。（六）办事机构及职责协会设立秘书处作为办事机构，负责协会日常工作的组织和实施。秘书处设秘书长一名，副秘书长若干名。秘书长在会长领导下，主持秘书处工作，副秘书长协助秘书长开展工作。秘书处各部门职责如下：1.综合部：负责协会文件、资料的起草、印发、归档和管理。组织协会各类会议、活动的筹备和安排。负责协会的人事、财务、后勤等行政管理工作。协调协会与政府部门、其他社会组织的关系。2.会员部：负责会员的发展、入会申请审核、会籍管理等工作。组织会员培训、交流活动，维护会员权益。建立会员信息库，定期更新会员信息。开展会员调研，了解会员需求，为协会决策提供依据。3.行业发展部：研究印刷业发展动态和趋势，制定行业发展规划和政策建议。组织开展行业调研、统计分析等工作，为会员提供行业信息服务。推动行业技术创新、标准制定和品牌建设。组织行业展会、论坛等活动，促进产业交流与合作。4.培训部：制定会员培训计划，组织开展各类专业培训课程。邀请行业专家、学者授课，提高会员业务水平和综合素质。负责培训教材编写、师资队伍建设等工作。对培训效果进行评估和反馈，不断改进培训工作。三、会员管理（一）会员资格1.凡从事印刷及相关产业，具有一定规模和良好信誉的企业、事业单位、社会团体以及个人，承认本协会章程，均可申请加入本协会。2.申请加入协会的会员，须提交入会申请书，经协会理事会或常务理事会讨论通过，并由理事会授权的机构发给会员证。（二）会员权利1.享有本协会的选举权、被选举权和表决权。2.参加本协会的活动。3.获得本协会提供的信息、咨询、培训等服务。4.对本协会工作的批评建议权和监督权。5.入会自愿，退会自由。（三）会员义务1.遵守本协会章程，执行本协会的决议。2.维护本协会合法权益。3.完成本协会交办的工作。4.按规定交纳会费。5.向本协会反映情况，提供有关资料。（四）会员退会1.会员退会应书面通知本协会，并交回会员证。2.会员如果一年不交纳会费或不参加本协会活动的，视为自动退会。（五）会员除名会员如有严重违反本协会章程或损害本协会声誉的行为，经理事会或常务理事会表决通过，予以除名。四、会议制度（一）会议种类协会会议分为会员大会、理事会会议、常务理事会会议、会长办公会会议和监事会会议。（二）会议召集1.会员大会由理事会召集，理事会认为必要或经三分之一以上会员提议时，可以召开临时会员大会。2.理事会会议由会长召集和主持。会长因特殊原因不能履行职务时，由副会长或秘书长召集和主持。3.常务理事会会议由会长召集和主持。会长因特殊原因不能履行职务时，由副会长或秘书长召集和主持。4.会长办公会会议由会长召集和主持。5.监事会会议由监事会主席召集和主持。监事会主席因特殊原因不能履行职务时，由监事会副主席召集和主持。（三）会议通知1.召开会员大会、理事会会议、常务理事会会议、会长办公会会议和监事会会议，应提前将会议的时间、地点、议程等事项通知与会人员。2.通知方式可采用书面、邮件、电话等形式。对于重要会议，应提前[X]天通知；对于临时会议，应根据实际情况提前合理时间通知。（四）会议记录1.协会各类会议应安排专人负责记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项等。2.会议记录应真实、准确、完整，会后及时整理归档，作为协会工作档案的重要组成部分。（五）会议决议1.会议形成的决议须经法定人数表决通过方能生效。会员大会决议须经到会会员半数以上表决通过；理事会决议须经到会理事三分之二以上表决通过；常务理事会决议须经到会常务理事三分之二以上表决通过；会长办公会决议须经参会人员多数表决通过；监事会决议须经到会监事三分之二以上表决通过。2.会议决议应明确、具体，涉及重要事项的决议应形成书面文件，由协会负责人签署后印发执行，并及时向会员通报决议执行情况。五、财务管理制度（一）经费来源1.会员会费。2.政府资助、社会捐赠。3.协会开展有偿服务的收入。4.其他合法收入。（二）经费使用1.协会经费主要用于开展协会业务活动、会员服务、办公支出、人员薪酬等方面。2.经费使用应遵循合理、节约、公开的原则，严格执行国家有关财务制度和协会内部财务管理制度。3.协会各项支出应取得合法有效的票据，经审批后报销。重大支出项目应经会长办公会或理事会讨论通过。（三）财务预算与决算1.协会应编制年度财务预算和决算报告，报理事会或常务理事会审议通过。2.财务预算应根据协会年度工作计划和业务活动安排，合理预计各项收入和支出；财务决算应真实反映协会年度财务收支情况和资产状况。3.协会应定期向会员大会报告财务收支情况，接受会员监督。（四）资产管理1.协会资产包括流动资产、固定资产、无形资产等，应严格按照国家有关规定进行管理。2.协会应建立健全资产管理制度，定期进行资产清查，确保资产安全、完整。3.协会资产的处置应按照规定程序进行，不得擅自处置。资产处置收入应纳入协会财务统一管理。（五）财务监督1.监事会负责对协会财务状况进行监督检查，定期审查协会财务报表及相关财务资料。2.协会应接受财政、审计等部门的监督检查，如实提供财务资料，积极配合做好相关工作。六、印章管理制度（一）印章种类协会印章包括协会公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等。（二）印章使用范围1.协会公章用于协会对外发布的重要文件、函件、证书、证明等。2.法定代表人章用于特定文件签署、授权委托等。3.财务专用章用于协会财务收支、票据开具等。4.合同专用章用于签订协会各类经济合同、业务协议。（三）印章保管1.协会公章由秘书长指定专人保管；法定代表人章由法定代表人保管；财务专用章由财务人员保管；合同专用章由负责合同管理的人员保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人使用。如因工作需要临时交接印章，应办理交接手续，并记录交接情况。（四）印章使用审批1.使用协会印章应填写《印章使用审批表》，注明使用事由、使用部门、使用人姓名、使用时间等内容，并按规定程序审批。2.一般事项的印章使用，由秘书长或其授权人员审批；重要事项的印章使用，须经会长或会长办公会审批。3.涉及协会重大决策、经济合同等重要文件的印章使用，应经相关会议讨论通过，并留存会议纪要等相关资料。（五）印章使用登记1.印章保管人员应建立印章使用登记台账，对每一次印章使用情况进行详细登记，包括使用时间、使用事由、使用部门、使用人姓名、批准人等信息。2.印章使用登记台账应妥善保管，以备查阅。（六）印章停用与销毁1.因协会机构变更、名称变更等原因，需要停用印章时，应及时通知相关部门和人员，并将印章交回协会秘书处统一保管。2.停用的印章应按照规定程序进行销毁，销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。七、档案管理制度（一）档案范围协会档案包括协会成立以来的各类文件、资料、会议记录、会员信息、财务报表、业务活动资料、合同协议、印章使用记录等。（二）档案分类协会档案分为文书档案、会员档案、财务档案、业务档案、人事档案等类别，按照不同类别进行整理和归档。（三）档案收集与整理1.各部门应及时将工作中形成的各类文件、资料收集齐全，并定期移交档案管理部门。2.档案管理部门应按照档案分类标准，对收集到的档案进行整理、编号、编目，确保档案资料的完整性和系统性。（四）档案保管1.协会应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案安全。2.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。对重要档案应采取备份等措施，防止档案丢失或损坏。（五）档案查阅与借阅1.协会内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。2.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅事由、借阅期限等内容，经秘书长或其授权人员批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。（六）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对涉及协会机密、会员隐私等重要档案信息予以保密。2.未经批准，任何人不得擅自对外泄露档案内容。对违反档案保