生产公司财务报销制度

PAGE生产公司财务报销制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司财务报销流程，加强财务管理，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，保障公司正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括生产部门、管理部门、销售部门等各部门人员。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司经营活动的需要，具有合理性和必要性。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保报销行为合法合规。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息。2.费用申请表需经部门负责人审核签字，确认费用支出的必要性和合理性。（二）费用报销1.员工在费用发生后，应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照要求进行粘贴和整理。2.将填写完整的费用报销单及相关凭证一并提交至财务部门。3.财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，对不符合要求的报销凭证予以退回。（三）审批流程1.财务审核通过后，报销单依次提交至各级审批人进行审批。2.审批人应根据职责权限对报销事项进行审批，签署审批意见。3.审批流程一般为：部门负责人审批、财务负责人审核、总经理审批（根据金额大小设定不同的审批权限）。（四）报销支付1.经各级审批通过的报销申请，财务部门根据公司资金情况安排支付。2.报销款项一般通过银行转账方式支付至员工个人银行账户，特殊情况需现金支付的，需提前说明并经财务负责人批准。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。乘坐飞机经济舱的，需提供机票行程单；乘坐火车软卧、高铁一等座及以上的，需提供车票；乘坐轮船二等舱及以上的，需提供船票。市内交通费用根据实际情况凭有效发票报销，原则上采用公共交通方式，特殊情况需乘坐出租车的，应注明事由。2.住宿费用员工出差应根据出差目的地及住宿标准选择合适的酒店或住宿场所。住宿费用标准根据不同地区和职级设定，具体标准见附件[差旅费标准明细表]。员工应提供正规的住宿发票，并在发票上注明住宿日期、人数等信息。3.餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，给予一定标准的餐饮补贴。餐饮补贴标准根据不同地区设定，具体标准见附件[差旅费标准明细表]。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制，确因业务需要发生的招待费用，需提前填写业务招待费申请表，注明招待对象、事由、预计金额等信息。2.业务招待费报销时，应提供正规发票、消费清单及招待事由说明等相关凭证。3.业务招待费标准根据招待对象和业务性质设定，单次招待费用超过[X]元的，需经总经理批准。（三）办公用品及低值易耗品1.办公用品及低值易耗品的采购应遵循公司采购流程，由行政部门统一采购或指定供应商。2.员工因工作需要领用办公用品及低值易耗品时，应填写领用申请表，经部门负责人批准后到行政部门领取。3.办公用品及低值易耗品的报销应提供发票、清单等相关凭证，发票上应注明货物名称、规格、数量、单价等信息。（四）通讯费1.公司根据员工职级和工作需要，给予一定标准的通讯费补贴。2.通讯费补贴直接计入员工工资，不再另行报销通讯费用。如员工因工作需要实际发生的通讯费用超过补贴标准的，需经总经理批准后，方可报销超出部分。（五）车辆费用1.公司车辆的购置、维修、保养、加油等费用由行政部门统一管理。2.员工因工作需要使用公司车辆的，应填写车辆使用申请表，经行政部门批准后使用。3.车辆费用报销时，应提供正规发票、维修清单、加油记录等相关凭证，发票上应注明费用项目、金额等信息。四、报销凭证要求（一）发票1.报销必须提供正规发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖销售方发票专用章，印章清晰、完整。3.发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票。（二）收据1.对于确实无法取得发票的业务，可以使用收据作为报销凭证，但收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章。2.收据内容应详细注明收款事由、金额、收款日期等信息。（三）清单1.对于购买商品或接受服务较多的业务，应提供详细的清单，清单应加盖销售方公章或发票专用章。2.清单内容应包括商品名称、规格、数量、单价、金额等信息，与发票内容相互对应。（四）其他凭证1.除发票、收据、清单外，根据业务需要还可能需要提供合同、协议、审批文件、出差审批单等其他相关凭证。2.其他凭证应真实、合法、有效，能够证明经济业务的发生情况。五、报销期限（一）一般规定员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况需提前向财务部门说明原因并经批准。（二）跨年费用对于跨年度发生的费用，应在次年[X]月[X]日前报销完毕，逾期不再受理。六、财务审核要点（一）凭证真实性审核报销凭证是否真实有效，是否与实际业务相符，发票、收据等凭证是否为正规票据，印章是否齐全。（二）费用合理性审核费用支出是否符合公司规定的标准和范围，是否具有合理性和必要性，是否存在超标准报销或不合理支出的情况。（三）审批流程完整性审核报销单是否经过各级审批人审批，审批意见是否明确，审批流程是否完整，是否存在越权审批或未审批的情况。（四）凭证合规性审核报销凭证的内容是否完整、规范，填写是否清晰，是否符合国家法律法规和公司相关规定的要求。七、违规处理（一）违规行为界定1.提供虚假报销凭证，虚报、多报费用的。2.未经审批擅自报销费用的。3.报销费用不符合公司规定的标准和范围的。4.故意拖延报销时间，影响公司财务核算的。5.其他违反公司财务报销制度的行为。（二）处理措施1.对于违规报销行为，财务部门有权拒绝报销，并要求员工重新提供合规的报销凭证。2.对于情节较轻的违规行为，给予警告处分，并责令员工限期整改。3.对于情节严重的违规行为，除追回违规报销款项外，视情节轻重给予相应的经济处罚，如罚款、扣减绩效奖金等，并给予通报批评