怎样规范财务报销制度

PAGE怎样规范财务报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本财务报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员等。（三）基本原则1.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规及相关政策要求，确保每一笔费用支出都有合法的依据。2.真实性原则：报销凭证必须真实、准确地反映经济业务的实际情况，不得弄虚作假。3.合理性原则：费用支出应符合公司经营活动的需要，具有合理的商业目的，杜绝不合理的开支。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，避免拖延导致凭证丢失或难以核实。5.授权审批原则：所有报销事项必须经过规定的授权审批流程，确保审批环节严格、规范。二、费用报销分类及标准（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要，到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用飞机票：根据出差的实际需要和审批情况，选择经济舱或公务舱。特殊情况需乘坐头等舱的，须经上级领导批准。火车票：优先选择动车二等座、高铁二等座、普通列车硬座等经济实惠的座位类型。因工作需要乘坐一等座或软卧的，需提前审批。长途汽车票：按照实际票价报销，但不得超过同线路火车硬座票价。市内交通费：在出差目的地市内，可凭有效票据报销市内交通费用。原则上采用公共交通出行，如因特殊情况需要乘坐出租车，需注明事由并经审批。3.住宿费用根据出差目的地的经济水平和工作实际需求，设定不同等级的住宿标准。一般地区标准为[X]元/晚，一线城市及经济发达地区标准为[X]元/晚（具体标准可根据公司实际情况调整）。同性员工两人以上一同出差的，应根据实际情况安排合住，如需单独住宿，需经上级领导批准，并按照单人标准报销。4.餐饮费用按照出差自然（日历）天数计算，每人每天的餐饮补贴标准为[X]元。如有招待客户等特殊情况，需在报销单上注明事由，并按照公司相关招待费规定执行。（二）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动，招待客户、供应商等发生的餐饮、住宿及礼品等费用。2.招待标准招待客户应根据实际情况合理安排，避免铺张浪费。一般情况下，每次招待费用人均标准不得超过[X]元。因业务需要赠送礼品的，应提前制定礼品预算，经审批后执行。礼品金额每次不得超过[X]元，且每年累计礼品费用不得超过公司年度业务招待费预算的[X]%。3.审批流程业务招待费报销前，需填写《业务招待费申请表》，详细说明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人、分管领导审批后，方可进行招待。报销时，应附上《业务招待费申请表》及有效发票、消费清单等凭证，按照审批后的金额报销。（三）办公用品及低值易耗品1.定义：办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、文件夹等物品；低值易耗品是指价值较低、使用期限较短的办公设备及用品，如计算器、订书机、电话机等。2.采购流程各部门根据实际需求填写《办公用品及低值易耗品采购申请表》，经部门负责人审批后，提交至行政部门。行政部门汇总审核后，统一进行采购。对于批量采购或金额较大的采购项目，应通过招标、询价等方式选择供应商，确保采购价格合理、质量可靠。3.报销标准办公用品及低值易耗品应凭有效发票及采购清单报销，发票上应注明商品名称、规格、数量、单价等详细信息。对于已领用的办公用品及低值易耗品，应建立领用台账，定期进行盘点核对，确保账实相符。（四）通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。2.报销标准根据员工的工作岗位和业务需求，设定不同的通讯费报销标准。一般管理人员每月报销标准为[X]元，业务人员每月报销标准为[X]元（具体标准可根据公司实际情况调整）。员工应凭通讯运营商开具的正规发票报销通讯费，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。对于使用公司统一通讯设备的员工，不再报销通讯费。（五）车辆费用1.定义：车辆费用是指公司车辆因公务使用所发生的燃油费、维修费、保险费、停车费等费用。2.报销标准燃油费按照实际发生金额凭发票报销，公司车辆应实行定点加油制度，确保加油记录真实、准确。车辆维修费用应凭正规维修发票及维修清单报销，维修前需填写《车辆维修申请表》，经车辆管理部门审核、分管领导审批后，方可进行维修。保险费按照实际缴纳金额报销，停车费、过路费等凭有效票据报销。对于私车公用的情况，公司可根据实际情况给予一定的补贴，补贴标准为每公里[X]元，员工应凭加油发票、行驶里程记录等凭证报销补贴费用。三、报销流程（一）费用申请1.员工因公务需要发生费用支出前，应根据费用类型填写相应的申请表格，如《差旅费申请表》、《业务招待费申请表》、《办公用品及低值易耗品采购申请表》等。2.申请表格应详细注明费用发生的事由、预计金额、时间、地点等信息，并由部门负责人进行初审，审核通过后签字确认。(二)费用发生及凭证取得1.员工按照申请内容进行费用支出，并在经济业务发生后及时取得合法、有效的报销凭证。报销凭证应包括发票、收据、清单、合同等，发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，且发票内容应与实际业务相符。2.对于涉及实物采购的费用报销，应同时提供采购清单，清单上应注明商品名称、规格、数量、单价等详细信息，并由采购人员或验收人员签字确认。（三）报销审批1.员工将填写完整的报销单及相关凭证提交至部门负责人，部门负责人应认真审核报销事项的真实性、合理性及必要性，审核通过后签字并注明审批意见。2.部门负责人审核通过后，报销单流转至财务部门。财务人员对报销凭证的合法性、合规性及金额准确性进行审核，对于不符合要求的报销凭证，应及时通知员工补充或更正。3.财务审核通过后，报销单提交至分管领导审批。分管领导根据公司相关规定及业务情况，对报销事项进行最终审批，审批通过后签字确认。4.对于金额较大或特殊的报销事项，需经总经理审批后方可报销。（四）报销支付1.财务部门根据审批后的报销单，按照公司财务管理制度及资金支付流程进行报销支付。2.对于通过银行转账方式支付的报销款项，财务人员应确保收款信息准确无误，避免出现支付差错。3.对于现金支付的报销款项，财务人员应按照公司现金管理规定，确保现金支付安全、合规。四、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。2.发票内容应填写完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等信息。3.发票上的字迹应清晰、工整，不得有涂改、挖补等痕迹。如发票有误，应及时联系开票方重新开具。（二）收据1.行政事业性收费收据、政府性基金收据等财政部门监制的收据，可作为报销凭证。2.企业自制的收据，如收款收据、借款收据等，除用于内部往来结算外，不得作为报销凭证。（三）清单1.对于购买办公用品、食品、礼品等数量较多的费用报销，应提供详细的清单。清单应注明商品名称、规格、数量、单价、金额等信息，并加盖销售方公章或发票专用章。2.对于餐饮费用报销，应提供消费清单，清单上应注明菜品名称、数量、单价、金额等信息，并加盖餐饮企业公章或发票专用章。（四）合同1.对于涉及经济业务的费用报销，如业务招待费、采购合同、租赁合同等，应提供相关合同作为报销凭证的附件。2.合同应明确双方的权利义务、费用标准、支付方式等条款，确保合同内容完整、合法、有效。五、报销期限1.员工应在经济业务发生后[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况经批准后可适当延长，但最长不得超过[X]个工作日。2.对于跨年度的费用报销，应在次年[X]月[X]日前办理完毕，逾期不再受理。六、监督与检查1.公司财务部门负责对财务报销制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查，确保报销行为符合制度规定。2.审计部门负责对重大费用支出、报销事项进行审计监督，对发现