采购工作制度及行为规范

PAGE采购工作制度及行为规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购工作流程，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司利益，提高采购质量和效率，促进公司业务的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，确保所有供应商享有平等的竞争机会。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护公司的信誉。二、采购流程1.需求申请各部门根据业务需求填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、用途等信息。采购申请单需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请单后，对申请内容进行初步审核，包括需求的合理性、预算的准确性等。对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司管理层进行审批。经审批通过的采购申请单进入采购执行环节。3.供应商选择与管理采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立供应商数据库。根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的潜在供应商，向其发送询价函或招标邀请。对供应商的报价、资质、信誉、业绩等进行综合评估，选择合适的供应商进行合作。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。建立供应商评估机制，定期对供应商的表现进行评估，如交货及时性、产品质量、售后服务等，对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或更换。4.采购执行采购部门根据采购合同的要求，向供应商下达订单，明确采购物资或服务的详细要求和交货时间。跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。对于采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量不合格等，及时与供应商协商解决，并采取相应的措施减少对公司业务的影响。5.验收与付款物资到货后，采购部门通知相关验收部门进行验收。验收部门应按照合同要求对物资的数量、质量、规格等进行严格检验，确保物资符合要求。验收合格的物资，验收部门出具验收报告。采购部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款方式应严格按照合同约定执行，确保公司资金的安全和合理使用。对于不符合付款条件的情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，解决问题后再办理付款手续。三、采购人员行为规范1.职业道德采购人员应遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，诚实守信，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。保守公司商业秘密，不得向无关人员泄露公司采购计划、供应商信息、采购价格等机密内容。秉持公正、公平、公开的原则，对待所有供应商，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。2.工作纪律按时上下班，不得迟到早退，严格遵守公司考勤制度。认真履行工作职责，积极主动地完成采购任务，不得敷衍塞责、推诿扯皮。严格遵守工作流程和审批制度，不得擅自简化或跳过采购环节，确保采购活动的合规性。保持工作场所的整洁和有序，爱护公司财物，节约办公用品。3.沟通协作与各部门保持良好的沟通协作关系，及时了解业务需求，提供准确的采购信息和建议。积极与供应商沟通协调，建立良好的合作关系，及时解决采购过程中出现的问题。参加公司组织的各类会议和培训活动，不断提高自身业务水平和综合素质。4.专业能力采购人员应具备扎实的专业知识和丰富的采购经验，熟悉采购流程和相关法律法规。不断学习新知识、新技能，关注行业动态和市场变化，提高采购决策的科学性和准确性。具备良好的谈判能力和沟通技巧，能够与供应商进行有效的商务谈判，争取有利的采购条件。四、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险评估，识别可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。建立风险预警机制，及时发现风险迹象，发出预警信号，以便采取相应的措施进行防范和控制。2.风险防范措施对于供应商违约风险，在签订采购合同前，对供应商进行充分的调查和评估，选择信誉良好、实力雄厚的供应商，并在合同中明确违约责任和赔偿条款。对于质量风险，加强对采购物资的验收管理，严格按照合同要求进行检验，确保物资质量符合标准。同时，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺。对于价格波动风险，密切关注市场动态，定期收集市场价格信息，与供应商协商合理的价格调整机制。对于重要物资的采购，可以采用套期保值等方式进行价格风险管理。对于法律风险，加强对采购人员的法律法规培训，确保采购活动合法合规。在签订采购合同前，对合同条款进行法律审核，避免出现法律漏洞和纠纷。3.风险应对与处理一旦发生采购风险事件，采购部门应及时采取措施进行应对，尽量减少损失。如与供应商协商解决问题、调整采购计划、寻求法律支持等。对风险事件进行总结分析，查找原因，总结经验教训，提出改进措施，防止类似风险事件再次发生。五、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。公司管理层对采购工作进行不定期的检查和指导，确保采购工作符合公司战略和业务需求。2.供应商监督建立供应商监督机制，通过定期评估、问卷调查、投诉处理等方式，对供应商的表现进行监督。对于供应商的违规行为，及时采取措施进行处理，如警告、罚款、暂停合作、终止合同等。3.考核评价制定采购人员考核评价标准，从采购任务完成情况、采购质量、采购成本控制、供应商管理、沟通协作等方面对采购人员进行考核评价。考核评价结果与采购人员的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励采购人员提高工作绩效。定期对采购部门的整体工作进行总结评价，分析存在的问题和不足，提出改进措施和建议，不断提高采购工作水平。六、附则1.本制度自发布之日起生效实施。2.本制度由公司采购部门负责解释和修订。在执行过程中，如有未尽事宜或需要进一