费用报销制度流程规范

PAGE费用报销制度流程规范一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，确保公司各项费用支出的合理性、合法性和真实性，提高公司资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证，确保费用支出的真实性。2.合理性原则：费用报销应符合公司的经营活动需要，遵循合理性原则，杜绝不合理的费用支出。3.合规性原则：费用报销必须符合国家法律法规和公司相关规定，严格按照规定的流程进行审批。4.及时性原则：员工应及时办理费用报销手续，确保费用及时入账，避免逾期报销。二、费用报销的范围及标准（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要出差期间发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用飞机票：员工乘坐飞机应根据工作需要选择经济舱，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。火车票：根据工作需要选择合适的车次和座位类型，原则上应选择硬座或硬卧，如需乘坐软卧或高铁一等座的，需提前经上级领导批准。长途汽车票：应选择正规客运公司的车票，确保乘车安全。市内交通费：员工在出差地市内乘坐出租车、地铁、公交车等交通工具的费用，凭有效票据报销。乘坐出租车应注明起止地点和事由，单次乘坐出租车费用超过[X]元的，需提前经上级领导批准。3.住宿费用员工应根据出差目的地的实际情况，选择合适的住宿标准。一般地区的住宿标准为[具体金额]元/天，特殊地区（如一线城市、旅游热点地区等）的住宿标准为[具体金额]元/天。员工应选择正规的酒店或宾馆住宿，并取得合法有效的发票。住宿费用应按照实际发生额报销，超出标准部分自理。4.餐饮费用员工的餐饮补贴标准为[具体金额]元/天，按出差自然天数计算。餐饮补贴已包含在住宿费中，不再另行报销餐饮发票。因工作需要招待客户的，应提前填写《招待费用申请表》，注明招待对象、事由、预计金额等，经上级领导批准后，按照批准的金额进行报销。招待费用应取得合法有效的发票，并注明招待对象、事由等信息。（二）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.报销标准业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，不得超支。年度业务招待费预算为[具体金额]元，各部门应根据实际业务情况合理安排使用。宴请客户时，应根据客户人数和宴请标准合理安排菜品和酒水，避免铺张浪费。宴请标准一般为[具体金额]元/人，特殊情况需提高标准的，需提前经上级领导批准。赠送客户礼品时，应选择具有公司特色和文化内涵的礼品，礼品价值一般不超过[具体金额]元/人。礼品应取得合法有效的发票，并注明礼品名称、数量、金额等信息。业务招待费应取得合法有效的发票，并注明招待对象、事由、时间等信息。报销时应填写《业务招待费报销申请表》，详细说明招待情况，并经相关领导审批。（三）办公用品费1.定义：办公用品费是指公司为满足日常办公需要而购买的文具、纸张、办公设备等费用。2.采购流程各部门根据实际工作需要，填写《办公用品采购申请表》，注明办公用品名称、规格、数量、预计金额等信息，经部门负责人审核后提交至行政部门。行政部门根据各部门的申请，统一进行办公用品的采购。采购时应选择正规的供应商，确保办公用品的质量和价格合理。办公用品采购完成后，行政部门应及时办理入库手续，并将入库清单交财务部门备案。3.报销流程员工领用办公用品时，应填写《办公用品领用登记表》，经部门负责人签字确认后领取。行政部门定期对办公用品的领用情况进行统计和分析，对于浪费或不合理领用的情况及时进行调整和纠正。办公用品采购发票由行政部门统一收集整理后，填写《办公用品费用报销申请表》，注明采购日期、供应商名称、金额等信息，经行政部门负责人审核后提交至财务部门报销。（四）通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具而发生的费用。2.报销标准公司为员工提供通讯补贴，补贴标准根据员工的职级和岗位确定。具体标准如下：高层管理人员：[具体金额]元/月中层管理人员：[具体金额]元/月普通员工：[具体金额]元/月员工应凭通讯运营商开具的正规发票报销通讯费用，发票金额应与补贴标准相符。超出补贴标准部分自理。员工报销通讯费时，应填写《通讯费报销申请表》，注明手机号码、通讯费用金额等信息，经部门负责人审核后提交至财务部门报销。（五）车辆费用1.定义：车辆费用是指公司车辆因使用而发生的加油费、维修费、保险费、停车费等费用。2.报销流程车辆使用部门应建立车辆使用台账，详细记录车辆的使用情况，包括行驶里程、加油时间、加油金额、维修时间、维修项目及金额等信息。车辆加油时，应选择正规的加油站，并取得合法有效的发票。加油发票应注明加油时间、加油金额、车牌号等信息。车辆维修时，应选择正规的维修厂，并签订维修合同。维修发票应注明维修项目、维修金额、维修时间等信息，并附上维修清单。车辆保险费、停车费等费用应凭合法有效的发票报销。报销时应填写《车辆费用报销申请表》，注明费用明细、金额等信息，经车辆使用部门负责人审核后提交至财务部门报销。（六）会议费1.定义：会议费是指公司召开会议期间发生的场地租赁、餐饮、住宿、资料印刷等费用。2.报销标准会议费应严格控制在公司规定的预算范围内，不得超支。年度会议费预算为[具体金额]元，各部门应根据实际会议需求合理安排使用。召开会议时，应根据会议规模和参会人数合理选择会议场地，会议场地租赁费用应符合市场行情。会议期间的餐饮、住宿标准应根据会议性质和参会人员情况合理确定，避免铺张浪费。餐饮标准一般为[具体金额]元/人，住宿标准根据实际情况确定。会议资料印刷费用应根据会议需要合理控制，确保资料印刷质量和数量。资料印刷费用应取得合法有效的发票，并注明印刷内容、数量、金额等信息。3.报销流程召开会议前，会议组织部门应填写《会议费用预算申请表》，注明会议名称、时间、地点、参会人数、预计费用等信息，经上级领导批准后作为会议费用报销的依据。会议结束后，会议组织部门应及时整理会议费用发票和相关资料，填写《会议费用报销申请表》，详细说明会议情况和费用明细，并经相关领导审批。审批通过后提交至财务部门报销。三、费用报销流程（一）报销申请1.员工发生费用支出后，应及时收集整理相关原始凭证，并按照公司规定填写《费用报销申请表》。《费用报销申请表》应注明费用发生日期、事由、金额、报销部门、报销人等信息，并粘贴好原始凭证。2.报销人应确保原始凭证的真实性、合法性和有效性，原始凭证应包括发票、收据、清单、合同等相关证明材料。发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章，清单应注明明细内容，合同应明确双方权利义务。（二）部门审核1.报销人将填写完整的《费用报销申请表》及原始凭证提交至所在部门负责人进行审核。部门负责人应根据公司相关规定和实际业务情况，对费用的真实性、合理性和必要性进行审核，并在《费用报销申请表》上签署审核意见。2.如部门负责人认为费用报销存在疑问或不符合规定，应及时与报销人沟通核实情况，并要求报销人补充相关证明材料或作出合理说明。如部门负责人审核通过，应在《费用报销申请表》上签字确认。（三）财务审核1.部门审核通过后的《费用报销申请表》及原始凭证提交至财务部门进行审核。财务人员应根据公司财务制度和相关法律法规，对费用报销的凭证合法性、金额准确性、报销流程合规性等进行审核。2.财务审核主要包括以下内容：原始凭证是否真实、合法、有效，发票是否符合税务规定，印章是否齐全。费用报销是否符合公司规定的报销范围和标准，金额计算是否准确。报销流程是否完整，审批签字是否齐全。如财务审核发现问题，应及时与报销人或相关部门沟通，要求其补充资料或进行调整。如财务审核通过，应在《费用报销申请表》上签字确认。（四）领导审批1.经财务审核通过的《费用报销申请表》及原始凭证，根据费用金额大小提交至相应领导进行审批。具体审批权限如下：费用金额在[X]元以下的，由部门分管领导审批。费用金额在[X]元至[X]元之间的，由公司财务负责人审批。费用金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。2.领导应根据公司整体情况和费用支出的必要性，对费用报销进行审批。如领导审批通过，应在《费用报销申请表》上签字确认。如领导认为费用报销不合理或不符合规定，应拒绝审批，并说明理由。（五）报销支付1.经领导审批通过的《费用报销申请表》及原始凭证交回财务部门，财务人员根据审批意见进行报销支付。2.对于符合报销规定的费用，财务人员应及时将报销款项支付给报销人。报销支付方式一般为银行转账，特殊情况需现金支付的，需提前经财务负责人批准。3.财务人员应在报销支付完成后，及时登记入账，并将报销凭证进行归档保存。四、费用报销的时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将填写完整的《费用报销申请表》及原始凭证提交至部门负责人审核。如遇特殊情况不能及时报销的，应提前向部门负责人说明原因，并在情况消除后的[X]个工作日内办理报销手续。（二）差旅费报销员工出差返回后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。如因特殊原因不能及时报销的，应提前向部门负责人说明原因，并在情况消除后的[X]个工作日内办理报销手续。（三）其他费用报销对于定期发生的费用，如通讯费、车辆费用等，应按照公司规定的时间进行报销。一般情况下，通讯费应在每月[具体日期]前报销，车辆费用应在每季度末的[具体日期]前报销。五、费用报销的监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对费用报销情况进行审计检查，重点检查费用报销的真实性、合理性、合规性以及报销流程的执行情况。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督财务部门应加强对费用报销的日常监督，定期对费用报销数据进行分析，发现异常情况及时进行核实和处理。同时，财务人员应严格按照财务制度和审批流程进行审核，确保费用报销的准确性和合规性。（三）员工监督公司鼓励全体员工对费用报销情况进行监督，如发现有违规报销行为或不合理费用支出，可向公司内部审计部门或财务部门举报。公司将对举报情况进行调查核实，如举报属实，将对违规人员进行严肃处理，并给予举报人一定的奖励。六、违规处理（一）对违规报销行为的界定1.提供虚假发票或其他虚假报销凭证的。2.虚报、多报费用，故意提高报销标准的。3.未经审批擅自报销费用的。4.报销不符合公司规定的费用项目的。5.其他违反公司费用报销制度的行为。（