出纳报销制度规范范本

PAGE出纳报销制度规范范本一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，确保公司资金安全、合理使用，提高工作效率，特制定本报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，反映实际发生的经济业务。2.合理性原则：报销费用应符合公司业务需要，具有合理性。3.合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并按规定提交相关审批人审批。2.费用申请表应经部门负责人审核，确保费用支出与工作相关且合理。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集整理相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并确保凭证真实、完整、有效。2.报销凭证应按照公司规定的格式粘贴整齐，注明费用明细、金额、日期等信息。3.员工将填写完整的费用报销单及相关凭证一并提交给出纳审核。（三）出纳审核1.出纳收到报销单后，应首先对报销凭证的真实性、完整性、合法性进行审核。2.审核报销金额是否符合公司规定的标准，费用项目是否与申请表一致。3.检查报销凭证的粘贴是否规范，签字是否齐全。4.对于不符合要求的报销单，出纳应及时通知报销人补充或更正。（四）审批流程1.经出纳审核通过的报销单，按照公司审批权限规定依次提交各级审批人审批。2.审批人应认真审核报销内容，签署审批意见。如同意报销，应签字确认；如不同意报销，应注明原因并退回报销单。3.审批流程应严格按照规定执行，不得越级审批或越权审批。（五）报销支付1.审批通过的报销单交给出纳，出纳根据公司财务制度和资金状况安排报销款项的支付。2.报销款项原则上通过银行转账方式支付到报销人指定的银行账户，特殊情况需现金支付的，应经财务负责人批准。3.出纳在支付报销款项后，应在报销单上加盖“已支付”印章，并登记入账。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。乘坐飞机经济舱的，凭有效票据实报实销；乘坐火车软卧、高铁一等座、动车一等座的，需经上级领导批准，否则按火车硬卧、高铁二等座、动车二等座标准报销。市内交通费用根据实际情况凭发票报销，原则上乘坐公共交通工具，特殊情况需乘坐出租车的，应注明原因。2.住宿费用员工出差住宿应根据出差地区的经济水平和公司规定的标准选择合适的酒店或住宿地点。一线城市及经济发达地区的住宿标准为[X]元/天，二线城市及中等发达地区为[X]元/天，三线及以下城市为[X]元/天。两人及以上同行出差，原则上应合住标准间，如需单独住宿，需经上级领导批准，并按相应标准的双倍报销。3.餐饮补贴员工出差期间给予一定的餐饮补贴，补贴标准为[X]元/天。餐饮补贴已包含出差期间的正常餐饮费用，不再另行报销餐饮发票。（二）业务招待费1.业务招待应遵循必要、合理、节约的原则，严格控制招待费用支出。2.招待费用应提前填写申请表，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人和分管领导批准后方可安排。3.招待费用报销时应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、人员、菜品、酒水等信息。4.业务招待费的报销标准根据招待对象的级别和业务性质确定，一般不得超过[X]元/次，特殊情况需经总经理批准。（三）办公用品及设备购置1.办公用品由行政部门统一采购和管理，员工因工作需要领用办公用品时，应填写领用申请表，经部门负责人批准后到行政部门领取。2.办公用品购置应遵循勤俭节约的原则，优先选择性价比高的产品。3.办公设备购置（如电脑、打印机、复印机等）需提前填写购置申请表，经部门负责人、财务负责人和总经理批准后，由行政部门统一采购。4.办公设备购置费用应按照固定资产管理规定进行核算和折旧，报销时需提供购置发票、清单等相关凭证。（四）通讯费1.员工通讯费用根据岗位性质和工作需要确定报销标准。2.管理人员报销标准为[X]元/月，销售人员报销标准为[X]元/月，其他人员报销标准为[X]元/月。3.员工应凭通讯运营商开具的正规发票报销通讯费用，发票抬头应为公司名称或员工个人姓名。（五）其他费用1.培训费用：员工参加公司组织的培训或外部培训，需提前填写培训申请表，经部门负责人和分管领导批准后参加。培训费用凭发票实报实销，包括培训学费、教材费、住宿费等。2.会议费用：员工参加公司组织的会议或外部会议，需提前填写会议申请表，经部门负责人和分管领导批准后参加。会议费用凭发票实报实销，包括会议费、住宿费、餐饮费等。3.其他特殊费用：如因工作需要发生的特殊费用，需提前填写申请表，详细说明费用情况和原因，经部门负责人、财务负责人和总经理批准后，方可报销。四、报销凭证要求（一）发票1.报销必须提供合法有效的发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票内容应与实际发生的经济业务相符，不得虚开发票或开具与业务无关的发票。3.发票应在规定的时间内开具，过期发票不予报销。（二）收据1.对于确实无法取得发票的情况，可以使用收据报销，但收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，并注明收款事由、金额等信息。2.收据报销应严格控制，仅限于符合规定的小额支出，且需经财务负责人批准。（三）清单1.对于购买商品或接受服务较多的情况，发票无法详细注明的，应提供清单。清单应加盖销售方发票专用章或财务专用章，并注明商品或服务的名称、规格、数量、单价、金额等信息。2.清单应与发票内容一致，且清单格式应符合税务部门要求。（四）其他凭证1.除发票、收据、清单外，其他与报销相关的凭证（如车票、机票、合同等）也应作为报销的依据。2.凭证应真实、完整、有效，能够证明经济业务的发生。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，特殊情况需提前向财务部门说明原因。（二）差旅费报销员工出差归来后应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续，逾期未报的，财务部门有权拒绝受理。（三）年终报销年终时，员工应在[具体日期]前完成全年费用的报销工作，财务部门将对全年报销情况进行清理和结算。六、违规处理（一）虚假报销对于发现的虚假报销行为，公司将追回已报销款项，并视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、辞退等。如涉及违法犯罪行为，将依法追究法