制定外部董事工作报告制度

制定外部董事工作报告制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等行业准则及集团母公司关于强化专项风险管控的相关规定制定，旨在规范外部董事工作报告流程，健全风险防控体系，提升公司治理效能。结合企业实际发展需求，通过明确工作职责、优化运行机制、完善保障措施，实现对外部董事履职行为的全面监管与动态优化。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖外部董事提名、任职审查、工作报告、监督考核等全流程管理。具体适用场景包括但不限于外部董事的履职评价、专项工作汇报、风险事件处置等情形。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“XX专项管理”是指针对外部董事履职行为开展的系统性管控活动，包括任职资格审查、工作报告审核、履职监督等环节，以防范利益冲突、确保决策合规。（二）“XX风险”是指外部董事因履职不当或行为失范可能引发的经营风险、合规风险或声誉风险，需通过制度约束进行前瞻性防控。（三）“XX合规”是指外部董事的行为必须符合法律法规、行业规范及公司内部制度要求，其报告内容需经合法性、真实性双重审查。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：所有外部董事的任职、履职、报告等环节均纳入管理范畴，实现无死角监管。（二）责任到人原则：明确各级管理主体的职责边界，确保每一项管控要求均由具体部门或人员落实。（三）风险导向原则：聚焦外部董事可能引发的关键风险点，实施差异化管控措施。（四）持续改进原则：根据内外部环境变化动态优化管理机制，确保制度的适应性与有效性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司XX专项管理负总责，承担统筹决策与最终监督责任；分管领导作为直接责任人，负责组织协调、制度执行与日常监督。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，成员包括分管领导、牵头部门负责人及专责部门代表。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调XX专项管理全流程工作，制定年度管理计划；（二）对重大风险事件或争议事项作出决策审批；（三）定期评估专项管理体系有效性并提出优化建议。第七条划分三类主体职责：（一）牵头部门：负责XX专项管理制度建设、风险清单更新、工作报告审核、培训宣贯及年度考核。（二）专责部门：负责业务合规性审核、流程优化建议、专项风险处置及案例库维护。（三）业务部门/下属单位：落实本领域XX管理要求，开展日常风险排查与信息报送。第八条基层执行岗需履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人行为底线；（二）主动上报异常情况或潜在风险，配合调查取证；（三）遵守报告流程规范，确保报告内容真实、完整、及时。第三章XX管理重点内容与要求第九条任职资格审查环节：业务操作的合规标准：外部董事候选人需提交身份证明、履职能力证明及利益冲突说明，经领导小组综合评估后方可任职。禁止性行为：严禁存在未经披露的关联交易或利益输送。重点防控点：核查候选人是否存在法律诉讼、信用瑕疵等风险隐患。第十条工作报告提报环节：合规标准：报告需包含履职情况、风险发现、改进建议等内容，并附相关佐证材料；专责部门对格式、内容合规性进行初审。禁止性行为：严禁虚构履职内容或隐瞒重大风险。重点防控点：强化报告真实性审核，建立抽查复核机制。第十一条利益冲突审查环节：合规标准：外部董事需定期提交利益冲突清单，公司定期开展排查；涉及敏感事项需及时回避。禁止性行为：严禁利用履职便利谋取不正当利益。重点防控点：建立利益冲突动态监控机制，完善回避制度。第十二条风险事件处置环节：合规标准：发现重大风险需立即上报，按流程启动应急响应；专责部门跟踪处置进度并形成报告。禁止性行为：严禁迟报、漏报或瞒报风险事件。重点防控点：细化分级处置预案，明确责任协同要求。第十三条后续履职监督环节：合规标准：通过年度考核、第三方评估等方式检验履职效果；对不达标者启动整改或退出程序。禁止性行为：严禁履职行为与公司利益相悖。重点防控点：建立履职画像，量化考核指标。第四章XX管理运行机制第十四条制度动态更新机制：每年第一季度牵头部门汇总法规政策变化及业务调整需求，修订XX管理制度；重大调整需经领导小组审议通过。第十五条风险识别预警机制：每季度开展专项风险排查，结合行业动态、案例库数据实施分级评估；发布预警时需明确风险等级、影响范围及应对建议。第十六条合规审查机制：将XX审查嵌入关键节点：（一）任职审查：任职前完成合规评估；（二）报告审查：报告提交后5个工作日内完成初审；（三）履职监督：每半年开展一次现场核查。明确“未经审查不得实施”的刚性约束。第十七条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险需启动应急流程：（一）启动条件：涉及法律诉讼、重大声誉风险等情形；（二）处置流程：专责部门牵头、领导小组监督、第三方机构支持；（三）上报要求：一般风险日报、重大风险即时报。第十八条责任追究机制：界定违规情形及处罚标准：（一）轻微违规：通报批评、强制培训；（二）一般违规：绩效扣减、岗位调整；（三）严重违规：解除协议、纪律处分。联动绩效考核与内部纪律体系实施。第十九条评估改进机制：每年11月牵头部门组织专项评估，通过问卷调研、案例复盘等方法检验制度有效性；评估结果作为次年优化的依据。第五章XX管理保障措施第二十条组织保障：（一）各级领导签订XX管理责任书，明确履职要求；（二）领导小组每季度召开例会，跟踪制度执行情况。第二十一条考核激励机制：（一）部门考核：XX管理得分占年度绩效10%-15%；（二）个人评优：优先评选履职规范的个人；（三）违规成本：将处罚结果纳入诚信档案。第二十二条培训宣传机制：（一）管理层：每半年开展合规履职培训；（二）一线员工：新员工入职必训、每年轮训；（三）宣传载体：设立XX管理专栏、定期推送合规案例。第二十三条信息化支撑：通过系统工具实现以下功能：（一）流程自动化：报告提报、审核流转线上化；（二）风险监控：建立预警模型，实时推送风险信号；（三）数据可视化：生成XX管理看板，动态展示运行效果。第二十四条文化建设：（一）编制XX管理手册，纳入员工手册体系；（二）签订合规承诺书，强化意识内化；（三）设立优秀履职案例库，营造比学赶超氛围。第二十五条报告制度：（一）风险事件上报：即时启动、24小时内报送初步情况；（二）年度管理情况：次年2月底前提交分析报告，含趋势预测、改进建议；（三）报告内容：涵盖数量统计、典型案例、制度执行情况等。第六章附则第二十六条本制度由公司