自助设备档案管理制度

PAGE自助设备档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司自助设备档案的管理，确保自助设备档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有自助设备档案的管理，包括但不限于ATM机、自助终端设备、自助缴费机等各类自助设备从采购、安装、使用、维护到报废全过程中形成的各类文件、资料、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：自助设备档案由公司指定的档案管理部门统一负责收集、整理、保管和利用，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映自助设备的实际情况，所有文件、资料、记录应如实填写和保存，不得篡改或伪造。3.完整性原则：涵盖自助设备全生命周期的各类档案资料，确保档案的全面性和系统性，为设备的管理、维护、升级等提供完整的依据。4.保密性原则：对于涉及公司商业机密、技术秘密以及客户隐私的自助设备档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善自助设备档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.收集、整理、分类、编号、装订自助设备档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.负责自助设备档案的存储、保管，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.按照规定的期限保管自助设备档案，定期对档案进行清查、核对，对到期档案进行鉴定和销毁。5.为公司各部门提供自助设备档案的查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续，并做好记录。6.负责对自助设备档案管理工作进行总结、分析，提出改进建议，不断提高档案管理水平。（二）设备使用部门职责1.负责本部门自助设备档案资料的收集、整理和初步审核，确保资料的真实性和完整性，并及时移交档案管理部门。2.在自助设备的采购、安装、调试、使用、维护、维修、升级等过程中，按照档案管理要求，做好各类文件、资料、记录的形成和保管工作。3.配合档案管理部门做好自助设备档案的查阅、借阅等工作，按照规定填写相关申请表格，并对查阅、借阅的档案妥善保管，按时归还。4.对本部门自助设备档案管理工作进行自查，发现问题及时整改，并向档案管理部门反馈。（三）设备采购部门职责1.负责收集自助设备采购过程中的各类文件和资料，包括采购合同、招投标文件、技术协议、设备清单、验收报告等，并移交档案管理部门。2.在采购合同签订前，审核合同条款中关于档案管理的要求，确保合同中明确双方在档案管理方面的责任和义务。3.协助档案管理部门对采购过程中形成的档案进行整理、归档，提供必要的信息和支持。（四）设备维护部门职责1.负责收集自助设备维护、维修过程中的各类文件和资料，如维护记录、维修工单、故障报告、零部件更换记录等，并及时移交档案管理部门。2.按照档案管理要求，规范填写和保存设备维护、维修记录，确保记录详细、准确，能够反映设备维护、维修的全过程。3.配合档案管理部门对设备维护、维修档案进行整理、归档，提供相关技术资料和说明。三、档案内容及分类（一）设备采购档案1.采购申请文件，包括采购申请表、需求分析报告等。2.招投标文件，如招标文件、投标文件、评标报告等。3.采购合同，包括设备采购合同、服务合同等。4.技术协议，明确设备的技术规格、性能指标、售后服务等要求。5.设备清单，详细列出设备的名称、型号、数量、配置等信息。6.验收报告，记录设备到货验收、安装调试验收、试运行验收等情况。（二）设备安装调试档案1.安装调试方案，包括安装调试流程、人员安排、时间计划等。2.安装调试记录，详细记录设备安装的位置、连接情况、调试参数设置、测试结果等。3.安装调试过程中形成的各类文件，如安装图纸、布线图、设备连接示意图等。（三）设备运行档案1.设备日常运行记录，包括设备开机时间、关机时间、交易笔数、交易金额、设备状态等信息。2.设备巡检记录，记录设备定期巡检的时间、内容、发现的问题及处理情况。3.设备维护记录，包括维护计划、维护内容、维护时间、维护人员等信息。4.设备故障记录，详细记录设备故障发生的时间、现象、原因分析、处理过程及结果。（四）设备维修档案1.维修工单，记录设备维修的申请、审批、维修过程及结果等信息。2.维修报告，详细说明设备故障原因、维修措施、更换的零部件等情况。3.维修费用清单，包括维修所需的材料费用、人工费用等明细。（五）设备升级档案1.升级申请文件，包括升级申请表、升级需求分析报告等。2.升级方案，明确升级的内容、步骤、风险评估及应对措施等。3.升级记录，记录升级过程中的操作步骤、参数设置、测试结果等信息。4.升级后设备运行情况报告，评估升级后设备的性能、稳定性等方面的变化。（六）设备报废档案1.报废申请文件，包括报废申请表、报废原因说明等。2.报废鉴定报告，由相关技术人员对设备进行鉴定，确定是否达到报废标准。3.报废处理记录，记录设备报废的处理方式，如出售、拆解、销毁等情况。（七）其他相关档案1.设备操作人员培训资料，包括培训教材、培训记录、考核成绩等。2.设备安全管理制度及相关文件，如安全操作规程、应急预案等。3.与自助设备相关的技术资料、产品说明书、技术手册等。4.客户反馈记录，包括客户对自助设备使用过程中的意见、建议及投诉处理情况。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理职责，及时收集本部门在自助设备管理过程中形成的各类文件、资料、记录，并确保资料的真实性、完整性和准确性。2.对于重要的文件和资料，应一式两份，一份由本部门留存，一份移交档案管理部门。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案管理的要求。（二）整理流程1.档案管理部门收到各部门移交的档案资料后，应及时进行整理。2.按照档案分类标准，对档案资料进行分类，确定档案的类别和编号。3.对每份档案资料进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.将整理好的档案资料按照编号顺序进行装订，对于纸张较多的档案可采用活页装订或分册装订，并在每册首页编制目录。5.在档案资料的右上角或左上角加盖档案章，注明档案编号、保管期限等信息。五、档案存储与保管（一）存储方式1.自助设备档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，建立电子档案库，并按照档案分类进行文件夹设置，确保电子档案的有序存储。（二）保管环境1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.档案柜应定期进行检查和维护，确保档案存放安全，无损坏、变形等情况。3.电子档案存储设备应定期进行备份，防止数据丢失，并做好数据安全防护措施，防止数据泄露。（三）保管期限1.自助设备档案的保管期限应根据档案的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为15年，主要包括设备日常运行记录、一般性的维护记录等；中期档案保管期限为510年，如设备采购合同、安装调试记录、重要的维修记录等；长期档案保管期限为10年以上，包括设备报废档案、技术资料、安全管理制度等。3.档案保管期限届满后，档案管理部门应组织相关人员进行鉴定，根据鉴定结果确定档案的销毁或继续保管。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅自助设备档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门根据批准的申请表，为查阅人员提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅自助设备档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何形式的修改或复制。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅人员应按时归还档案，档案管理部门在收到归还的档案后，应进行认真检查，如发现问题及时处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织1.档案管理部门应定期组织对保管期限届满的自助设备档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门人员、设备使用部门人员、设备采购部门人员、设备维护部门人员等相关专业人员。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.对于已失去保存价值的档案，如过期的设备运行记录、一般性的维修记录等，经鉴定小组审核同意后，可以予以销毁。2.对于仍具有一定参考价值，但保管期限已满的档案，如部分设备采购合同、安装调试记录等，可以进行降级保管，延长保管期限。3.对于涉及公司核心业务、重要技术秘密、法律纠纷等方面的档案，应永久保存。（三）销毁程序1.经鉴定小组确定需要销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，详细列出档案的编号、名称、日期、数量等信息。2.《档