城建档案保管制度

城建档案保管制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家法律法规，结合《城市建设档案管理规定》等行业准则，以及集团母公司关于强化档案管理、防控专项风险的相关规定，同时考虑公司内部档案规范化管理、提升档案利用效率的实际需求，制定本制度。其目的在于明确城建档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等环节的管理要求，规范业务流程，防范档案管理风险，确保档案信息的真实性、完整性、系统性和安全性，为公司城市建设项目的决策、实施和监督提供有效支撑。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各单位及其全体员工，覆盖公司所有城建项目档案的管理全流程，包括但不限于项目前期规划、设计、施工、竣工验收、运维等阶段的各类文字、图纸、照片、影像、电子档案等载体形式的档案信息。任何单位和个人均须严格遵守本制度，确保城建档案管理工作的合法合规。第三条本制度涉及以下核心术语，其内涵与外延界定如下：（一）“城建档案专项管理”是指公司针对城市建设领域的档案信息，通过建立制度体系、明确管理流程、落实责任分工、强化风险防控等措施，实现档案全生命周期科学化、规范化、安全化管理的专项工作。其外延包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等环节的管理活动。（二）“城建档案专项风险”是指因档案管理流程不规范、制度执行不到位、技术手段落后、人为因素干扰等原因，可能导致档案信息遗失、损毁、篡改、泄露或利用受限，进而影响项目建设决策、工程质量和公司声誉的风险。其外延涵盖管理责任缺失、技术保障不足、操作违规、外部侵害等风险类型。（三）“城建档案合规”是指城建档案管理工作符合国家法律法规、行业标准和公司内部制度要求，档案信息真实、完整、准确、系统，档案利用便捷高效，且不存在违法或违规操作的情形。其外延包括档案管理的合法合规性、流程规范性、信息安全性等维度。第四条城建档案专项管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，即档案管理范围覆盖公司所有城建项目及档案信息，不留管理空白；（二）“责任到人”原则，即明确各层级、各部门、各岗位的档案管理职责，确保责任可追溯；（三）“风险导向”原则，即聚焦档案管理中的重点风险点，优先配置资源，强化防控措施；（四）“持续改进”原则，即定期评估档案管理体系的有效性，根据内外部环境变化及时优化制度流程；（五）“安全第一”原则，即确保档案信息的物理安全、信息安全、保密安全，防止档案丢失、损毁或泄露。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司城建档案管理的第一责任人，对档案管理工作的总体方向、资源投入和风险防控负总责；公司分管领导为公司城建档案管理的直接责任人，负责具体组织协调、监督考核和制度完善工作。各级领导须切实履行档案管理领导责任，定期听取档案管理工作汇报，解决管理难题，推动制度落实。第六条公司设立城建档案专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为城建档案管理的决策与统筹机构。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括总部各部门负责人、下属各单位主要负责人及相关业务骨干。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹公司城建档案管理的顶层设计和制度建设；（二）研究决策档案管理中的重大事项，审批年度管理计划；（三）协调解决跨部门、跨单位的档案管理难题；（四）监督考核各级单位的档案管理工作成效，提出改进要求。领导小组下设办公室，挂靠公司[牵头部门名称]，负责日常事务管理。第七条公司各部门、下属各单位及全体员工均须明确档案管理职责，落实“一岗双责”，即既要履行本职业务职责，也要履行档案管理相关职责。具体职责划分如下：第八条牵头部门（即[牵头部门名称]，如档案管理部或项目管理部）作为城建档案管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）组织制定和完善城建档案管理制度，报领导小组审批；（二）统筹档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等环节，确保流程规范；（三）定期开展档案管理风险排查，提出防控措施；（四）监督考核各部门、单位的档案管理工作，组织专项检查；（五）开展档案管理培训宣贯，提升全员档案意识；（六）配合外部监管机构的检查，处理档案管理投诉或纠纷。第九条专责部门（如法律合规部、技术质量部、信息化部等）作为城建档案管理的业务审核与技术支持部门，主要职责包括：（一）法律合规部负责审核档案管理的合规性，提供法律支持；（二）技术质量部负责审核档案的技术标准与质量，确保档案信息的准确性；（三）信息化部负责档案信息化建设，提供系统工具与技术保障；（四）其他相关部门根据职责分工，协助落实档案管理要求。第十条业务部门及下属单位作为城建档案管理的实施主体，主要职责包括：（一）在项目建设过程中，及时、完整地收集、整理档案资料；（二）按照档案分类标准，完成档案的归档与移交工作；（三）配合牵头部门开展档案检查，及时整改问题；（四）建立内部档案管理台账，明确专人负责。第十一条基层执行岗（如项目工程师、资料员、档案管理员等）作为城建档案管理的具体操作人员，主要职责包括：（一）严格遵守档案管理制度，按流程操作；（二）对经手档案的真实性、完整性负责；（三）发现档案管理风险或异常情况，及时上报；（四）签署岗位合规承诺书，明确违规责任。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集与整理环节：城建项目各阶段产生的档案资料必须按照分类方案及时收集，确保归档资料的完整性、系统性和时效性。项目竣工验收后，由项目单位编制档案清单，经牵头部门审核后移交公司档案库。禁止擅自销毁、转移或处置档案资料。第十三条档案分类与编目环节：档案分类须遵循“分类科学、体系完整、层次清晰”的原则，采用公司统一制定的分类表和编目规则。电子档案须同步建立元数据，确保检索便捷。禁止分类混乱、编目错误或缺失关键信息。第十四条档案保管与安全环节：档案保管须符合“防盗、防火、防潮、防虫、防尘”要求，重要档案可采取加密存储或异地备份措施。电子档案须定期进行数据备份和格式转换，防止因技术淘汰导致信息不可读。禁止档案保管环境恶劣或管理疏漏。第十五条档案利用与借阅环节：档案利用须严格履行审批手续，明确利用目的、范围和期限。涉密档案的利用须遵守保密规定，禁止非授权人员接触。利用完毕后须及时归还，并核对完整性。第十六条档案鉴定与销毁环节：档案鉴定须由领导小组组织专家评审，确定保管期限，定期开展鉴定工作。拟销毁的档案须严格审批，经鉴定后编制销毁清册，确保销毁彻底、可追溯。禁止擅自销毁或遗失销毁记录。第十七条档案数字化环节：公司逐步推进城建档案数字化，建立统一的电子档案管理系统，实现档案的在线检索、利用和备份。数字化过程中须确保档案信息的准确性、完整性和安全性，禁止数据篡改或丢失。第十八条档案保密环节：涉密档案须明确密级，落实“谁主管、谁负责”的保密原则。档案管理人员须签署保密承诺书，禁止泄露、传播或违规使用涉密档案。第十九条档案责任追究环节：对于违反档案管理制度的行为，视情节严重程度，采取警告、罚款、降职、纪律处分等措施；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。相关责任须计入绩效考核。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：牵头部门每年对制度执行情况进行评估，结合国家政策变化、行业要求调整及公司业务发展，及时修订制度条款，报领导小组审批后实施。第十三条风险识别预警机制：牵头部门每季度组织各部门、单位开展档案管理风险排查，形成风险清单，进行分级评估（一般、重大），并向领导小组报告。对于重大风险，须发布预警通知，制定应急预案。第十四条合规审查机制：将档案管理合规审查嵌入业务流程，如项目启动前须确认档案准备情况、合同签订前须审核涉密条款、档案利用前须履行审批程序。实行“未经审查不得实施”原则，确保全过程合规。第十五条风险应对机制：对于一般风险，由业务部门或下属单位自行处置，报牵头部门备案；对于重大风险，由领导小组统筹处置，必要时启动应急流程，明确责任分工、协同措施和上报要求。第十六条责任追究机制：建立档案管理责任追究制度，明确违规情形、处罚标准，与绩效考核、纪律处分挂钩。对于典型案例，组织全员通报学习，强化警示作用。第十七条评估改进机制：领导小组每年组织对档案管理体系的有效性进行评估，通过问卷调查、实地检查等方式收集反馈，形成评估报告，提出优化建议，推动制度持续完善。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各级领导须明确本层级在档案管理中的推进责任，定期研究解决管理难题。牵头部门须配备足够专业人员，保障档案管理工作顺利开展。第十九条考核激励机制：将档案管理合规情况纳入部门及个人的年度考核，与绩效、评优挂钩。对档案管理先进单位和个人，给予表彰奖励；对工作不力的，进行约谈或处罚。第二十条培训宣传机制：分层级开展档案管理培训，管理层侧重合规履职培训，一线员工侧重操作规范培训。通过内网、宣传栏、专题会议等形式，普及档案知识，提升全员档案意识。第二十一条信息化支撑：依托信息化系统，实现档案的在线收集、分类、编目、检索、利用和备份，提高管理效率，降低人工错误风险。第二十二条文化建设：编制《城建档案合规手册》，发布档案管理倡议书，组织签订合规承诺书，营造“人人重档案、处处守规范”的文化氛围。第二十三条报告制度：各业务