团小组会会议制度

团小组会会议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，同时遵循集团母公司关于风险防控与合规管理的总体要求，结合公司实际业务需求，旨在系统性防范团小组会过程中可能出现的决策风险、操作风险及合规风险，规范会议管理流程，提升决策质量与执行效率。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工参与或组织的团小组会，涵盖但不限于业务研讨类、项目决策类、风险排查类等会议场景，以及涉及采购、招标、财务审批、数据安全等敏感领域的专项会议管理。第三条本制度中下列术语含义：（一）“XX专项管理”指以团小组会为载体，围绕特定业务领域（如采购、财务、安全等）开展的风险识别、合规审查、流程优化及持续改进的系统性管理活动；（二）“XX风险”指因团小组会决策失误、执行偏差、制度漏洞等可能引发的法律纠纷、经济损失或声誉损害的潜在威胁；（三）“XX合规”指会议议题、决策流程、操作执行均符合国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求的状态。第四条XX专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖要求将团小组会管理纳入公司治理框架，实现横向到边、纵向到底的管控；（二）责任到人明确各级领导、部门及岗位的会议管理职责，避免责任真空；（三）风险导向以风险识别为核心，将合规要求嵌入会议各环节；（四）持续改进通过定期评估与动态调整，优化会议管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为XX专项管理第一责任人，对团小组会制度完整性、执行有效性负总责；分管领导为直接责任人，具体领导分管领域的会议管理事务。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括各部门负责人及专责部门代表，主要履行以下职能：（一）统筹协调全公司的团小组会管理，制定年度工作计划；（二）审批重大决策类会议的议题与决议，监督关键领域会议执行；（三）每季度召开一次领导小组会议，通报管理情况并解决重大问题。第七条划分三类主体职责：（一）牵头部门（如战略管理部）：负责XX专项管理制度建设、风险识别清单编制、监督考核指标制定、培训宣贯方案拟定；（二）专责部门（如合规部、财务部）：分别负责会议流程合规审核、财务数据准确性核查、业务合规性评估；（三）业务部门/下属单位：落实本领域会议管理要求，开展日常风险自查，执行领导小组决议。第八条基层执行岗（如会议记录员、议题发起人）应履行以下责任：（一）签署岗位合规承诺书，确保议题来源合规、流程记录完整；（二）对识别到的风险事项及时上报，不得隐瞒或拖延；（三）执行会议决议时不得擅自变更，重大调整需按程序报备。第三章专项管理重点内容与要求第九条议题决策环节：（一）合规标准：重大决策类会议须提前提交议题草案，经牵头部门审核议题合规性后方可提交；（二）禁止行为：严禁在会议中发布虚假信息或恶意干扰决策，禁止利益相关方规避审批程序；（三）风险防控：对涉及资金调拨、采购招标的议题，需同步审查预算合理性及流程规范性。第十条供应商管理环节：（一）合规标准：采购类会议必须完整记录供应商尽职调查结果，包括资质审核、价格比对、历史合作评估等；（二）禁止行为：严禁将采购机会优先分配给关联方或存在利益输送的供应商；（三）风险防控：对长期合作供应商需每半年进行一次履约评估，动态调整合作策略。第十一条招标流程环节：（一）合规标准：公开招标会议须明确评审标准，邀请第三方机构参与现场监督；（二）禁止行为：严禁泄露标底信息或干预评标委员会工作；（三）风险防控：对非公开招标项目需特别说明理由，并全程记录会议讨论要点。第十二条资金审批环节：（一）合规标准：涉及大额资金审批的会议须附预算申请表及用款计划，严格执行三重授权制度；（二）禁止行为：严禁超权限审批或越级报备资金事项；（三）风险防控：对异常资金申请需启动复核程序，必要时由领导小组直接介入。第十三条数据安全环节：（一）合规标准：涉及客户数据、业务信息的会议须签署保密协议，限定参会人员范围；（二）禁止行为：严禁未授权情况下外传敏感数据或进行非必要的数据加工；（三）风险防控：对数据存储、传输等环节的风险点进行专项讨论，制定应急预案。第十四条安全管理环节：（一）合规标准：生产安全、消防安全类会议须同步审查隐患整改方案，明确责任人与完成时限；（二）禁止行为：严禁对已发现的安全隐患进行虚假销号；（三）风险防控：定期组织专项检查，对整改落实不到位的单位启动问责程序。第十五条合同签订环节：（一）合规标准：重大合同签订前须召开会议逐条审核条款，重点关注违约责任与争议解决方式；（二）禁止行为：严禁签订显失公平或存在法律风险的合同；（三）风险防控：对合同履行过程中的风险点进行动态监控，及时调整管理策略。第十六条关联交易环节：（一）合规标准：涉及关联交易的会议须提前披露交易背景，邀请独立董事列席监督；（二）禁止行为：严禁通过非关联交易规避关联交易监管；（三）风险防控：建立关联交易负面清单，对敏感事项实行双方法定代表人联签。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年第一季度对照法规变化、业务调整情况，提出制度修订建议；（二）领导小组每半年审议一次修订草案，确保制度与实际需求匹配；（三）修订后的制度通过公司官网、内部邮件等渠道发布，同步开展全员宣贯。第十八条风险识别预警机制：（一）各部门每月25日前向牵头部门报送风险排查表，内容包括会议类型、议题数量、潜在风险点；（二）牵头部门对风险进行分级评估，高风险议题需立即上报领导小组；（三）领导小组每月召开风险评估会，发布风险预警通知，明确防范措施。第十九条合规审查机制：（一）将合规审查嵌入会议决策、文件归档、执行监督等环节，实行“未经审查不得实施”原则；（二）专责部门对会议决议的合规性进行抽查，抽检比例不低于20%；（三）对审查发现的违规行为，需由会议发起方限期整改，并纳入绩效考核。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，每日提交处置报告至牵头部门；（二）重大风险由领导小组直接介入，启动应急预案，必要时邀请外部专家支持；（三）风险事件处置完毕后需提交全面复盘报告，分析制度漏洞并制定改进方案。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形包括但不限于未按流程召开会议、虚假记录会议决议、执行决议不力等；（二）处罚标准分为警告、通报批评、绩效考核扣分、纪律处分四级，具体依据《公司奖惩办法》执行；（三）对责任人处理结果需通过内部公告发布，形成警示效应。第二十二条评估改进机制：（一）牵头部门每年11月开展XX专项管理有效性评估，采用问卷调查、现场检查等方法；（二）评估结果需提交领导小组审议，明确改进方向与时间表；（三）评估报告需向全体员工通报，作为制度优化的重要参考。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）各级领导干部应将XX专项管理纳入年度工作计划，定期听取汇报；（二）牵头部门配备专职人员负责制度执行，专责部门提供技术支持，业务部门落实主体责任。第二十四条考核激励机制：（一）将会议管理合规情况纳入部门年度考核指标，占比不低于10%；（二）对在XX专项管理中表现突出的集体或个人，给予专项奖励；（三）考核结果与评优评先、职务晋升直接挂钩。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层每季度接受一次合规履职培训，重点学习会议决策责任；（二）一线员工每月参加一次操作规范培训，重点掌握会议记录、风险上报等技能；（三）通过内刊、宣传栏等载体，定期发布XX专项管理案例，强化全员意识。第二十六条信息化支撑：（一）开发XX专项管理信息系统，实现会议议题线上提报、流程自动审批；（二）系统需具备风险实时监控功能，对异常数据自动预警；（三）确保信息系统与财务、采购等业务系统数据交互，形成管理闭环。第二十七条文化建设：（一）编制《XX专项管理手册》，明确会议管理全流程规范；（二）组织全员签订合规承诺书，将个人责任与岗位职责绑定；（三）设立月度“合规之星”，通过表彰先进营造良好氛围。第二十八条报告制度：（一）风险事件报告须在2小时内上报至牵头部门，重大事件需越级上报；（二）年度管理情况报告需在次年2月底前完成，包括风险事件统计、制度执行评价等；（三）