商业合同审查与签订流程模板

商业合同审查与签订流程模板一、本模板的适用业务场景采购合同（原材料、设备、服务采购等）销售合同（产品销售、服务交付等）合作协议（联合研发、市场推广、渠道合作等）服务外包合同（设计、咨询、IT支持等）保密协议、知识产权协议等辅助性合同适用于企业内部业务部门、法务部门、财务部门等多角色协作场景，旨在规范合同全生命周期管理，降低法律风险与经营风险。二、商业合同审查与签订全流程操作步骤步骤1：需求发起与合同草案拟定操作主体：业务部门（如销售部、采购部）明确需求：业务部门根据合作事项（如采购设备、销售产品），梳理合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作标的、数量、价格、履行期限、付款方式、违约责任等核心要素，填写《合同立项申请表》（见配套表单1）。拟定草案：业务部门根据需求，参考企业标准合同模板或合作方提供的草案，拟定合同初稿。草案需包含以下基本条款：合同主体双方信息（名称、地址、联系方式等）；合作标的、数量、质量标准；价款、支付方式及期限；履行期限、地点和方式；双方权利义务；违约责任、争议解决方式；合同生效条件、附件清单等。内部初审：业务部门负责人对草案的业务合理性、条款完整性进行审核，保证需求明确、无重大遗漏后，提交法务部门审查。步骤2：法务部门专业审查操作主体：法务部门（或外部法律顾问）审查重点：主体资格审核：核查合作方是否为合法存续的企业（通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实营业执照、经营范围、资质许可等），避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。条款合法性审查：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效、可撤销条款（如“霸王条款”）。权利义务对等性审查：重点关注双方权利义务是否平衡，避免我方承担过重责任（如单方违约责任、无限担保义务等）。风险点排查：识别合同中的潜在风险，如付款条件不明确、知识产权归属不清、争议解决方式约定不明（如未约定管辖法院）、不可抗力范围过窄等，并提出修改建议。合规性审查：若涉及特殊行业（如医疗、金融、食品），需审查是否符合行业监管规定（如资质许可、备案要求等）。输出成果：法务部门出具《合同审查意见表》（见配套表单2），标注“通过”“修改后通过”或“不通过”，并逐条说明修改理由。步骤3：多部门协同会签（视合同重要性而定）操作主体：财务部门、业务部门、法务部门、分管领导会签内容：财务部门：审核合同价款、支付方式、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、税务处理是否符合企业财务制度；评估付款节奏对现金流的影响，提出资金规划建议（如分期付款比例、质保金条款）。业务部门：根据法务和财务意见，结合业务实际，对合同条款进行最终调整，保证业务目标可实现。分管领导：对合同的业务必要性、资源匹配度、风险可控性进行审批，确认合同内容符合企业战略方向。输出成果：各部门在《合同审批表》（见配套表单3）中签署意见，重大合同需提交总经理/董事长审批。步骤4：谈判与最终修订操作主体：业务部门（主导）、法务部门（支持）、财务部门（支持）组织谈判：业务部门与合作方就合同条款（如价格、履行期限、违约责任等）进行沟通协商，法务部门协助解读法律条款，保证我方权益。修订合同：根据谈判结果，对合同草案进行最终修订，形成《合同最终版》，由双方授权代表签字确认（需核对授权委托书，保证代理人权限合法）。步骤5：签署与用印管理操作主体：行政部门（用印）、法务部门（存档）操作规范：签署仪式：合同文本需由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖企业公章或合同专用章（严禁使用财务章、部门章）。若为异地签署，可采用扫描件签署+纸质原件寄送的方式，但需保证扫描件与原件一致。用印登记：行政部门在《用印登记表》中记录合同名称、编号、签署方、份数、用印日期等信息，保证用印可追溯。文本分发：合同签署后，正本至少一式两份（合作方各执一份），副本由企业法务部门、业务部门、财务部门分别存档，电子版同步存入企业合同管理系统。步骤6：履行跟踪与归档操作主体：业务部门（履行跟踪）、法务部门（归档管理）履行跟踪：业务部门负责合同履行过程中的进度管理，如交付节点、验收标准、付款申请等，及时记录《合同履行跟踪表》（见配套表单4），发觉异常（如合作方违约）需第一时间上报法务部门处理。归档管理：合同履行完毕或终止后，法务部门收集合同正本、审批文件、履行记录（如验收报告、付款凭证）等资料，整理成册，按照企业档案管理规定编号、归档，保存期限不少于合同履行期满后5年。三、核心流程配套表单表单1：合同立项申请表项目内容合同名称如“设备采购合同”业务部门采购部合作方名称科技有限公司合作方基本信息统一社会信用代码：X；地址：市区；联系人：；电话：合同标的数控机床5台预算金额50万元履行期限签约后30日内交付，质保期12个月业务部门需求说明需合作方提供设备合格证、操作培训，付款方式为“30%预付款+70%到货款”部门负责人意见同意立项，建议增加“逾期交付违约金按日0.05%计算”条款日期2023年月日表单2：合同审查意见表审查部门法务部审查日期2023年月日合同名称设备采购合同审查编号FZ-2023-审查人审查意见修改后通过审查要点及意见1.主体资格：合作方营业执照有效，经营范围包含设备销售，符合要求；2.价款条款：需明确“价款含税，合作方提供13%增值税专用发票”；3.违约责任：建议增加“合作方逾期交付超过15天，我方有权解除合同”条款；4.争议解决：原约定“由合作方所在地法院管辖”，建议修改为“由我方所在地法院管辖”。修改情况说明业务部门已同意调整发票类型、违约责任及争议解决条款，修订版见附件。表单3：合同审批表合同名称设备采购合同合同编号CG-2023-签署方我方（有限公司）、合作方（科技有限公司）预算金额50万元业务部门意见需求明确，条款合理，同意签署。（负责人：）日期2023年月日法务部门意见已按审查意见修改，风险可控。（负责人：）日期2023年月日财务部门意见付款方式合理，不影响现金流。（负责人：赵六）日期2023年月日分管领导意见同意签署，按流程办理用印。（负责人：孙七）日期2023年月日总经理审批同意。（签字：周八）日期2023年月日表单4：合同履行跟踪表合同名称设备采购合同合同编号CG-2023-履行节点计划日期实际日期完成情况预付款支付2023年月日2023年月日已支付15万元设备交付2023年月日2023年月日已交付，验收合格到货款支付2023年月日待支付需提交验收报告质保金支付2024年月日待支付质保期内无异常异常情况记录无四、关键操作要点与风险提示主体资质审核不可：签约前务必核查合作方营业执照、相关资质证书（如特种设备生产许可证、ISO认证等），避免与“皮包公司”或无资质主体合作，导致合同无效或无法履行。条款表述需明确无歧义：避免使用“尽可能”“大概”等模糊词汇，价款、履行期限、数量等关键要素需量化（如“2023年12月31日前交付”“设备质量符合GB/T19001-2016标准”）。付款条件与违约责任挂钩：设置合理的付款节奏（如预付款、进度款、验收款、质保金），并明确逾期付款、逾期交付等违约责任的计算方式（如违约金比例、赔偿范围上限），避免“违约责任”条款形同虚设。争议解决方式优先约定管辖：尽量约定“由我方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决”，或选择仲裁时明确仲裁机构（如“中国国际经济贸易仲裁委员会