业务合同审核及档案管理规范模板

业务合同审核及档案管理规范模板一、适用范围本规范适用于公司所有业务合同的审核、签署、归档及全生命周期管理，涵盖采购、销售、服务、合作、租赁等涉及公司权利义务关系的书面协议。旨在通过标准化流程，保证合同内容合法合规、条款清晰明确，实现档案资料的系统化、规范化管理，有效防范法律风险与运营风险。二、业务合同审核全流程1.合同发起与初步审查操作主体：业务部门经办人（张三）操作说明：业务部门根据合作需求，拟定合同草案，同时收集以下材料：（1）合作方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，需加盖公章）；（2）合作项目背景说明、需求文档或技术规格书；（3）previous合作记录（如有）或尽职调查报告（针对重要合作方）。业务部门负责人（李四）对合同的业务必要性、合作方资质、核心条款（如标的、数量、价格、履约期限）进行初步审查，保证符合公司业务规划与预算要求。填写《合同审批表》（附件1），注明合同基本信息、审核意见及流转路径。2.多部门协同审核操作主体：法务部门、财务部门、风控部门（根据合同性质选择性参与）操作说明：法务审核：法务专员（王五）重点审查以下内容：（1）合同主体是否具备完全民事行为能力，授权代表是否合法有效；（2）条款是否合法合规，是否存在法律漏洞、歧义或显失公平的内容；（3）违约责任、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖）是否明确且合理；（4）知识产权、保密条款是否符合公司制度。法务部门需在《合同审批表》中出具书面意见，对修改条款逐条说明。财务审核：财务专员（赵六）重点审查：（1）价格、付款方式、开票信息是否准确，是否符合公司财务制度；（2）税费承担、成本核算是否合理，是否存在资金支付风险；（3）履约保证金、质保金等条款是否明确。风控审核（针对重大合同或高风险业务）：风控部门评估合同履约风险、市场风险，提出风险防控建议。各部门审核通过后，在《合同审批表》中签字确认；存在争议条款的，由业务部门牵头与法务、财务协商修订。3.合同修订与最终确认操作主体：业务部门、法务部门操作说明：业务部门根据法务、财务等部门意见，修订合同草案，形成《合同修订说明》（附件2），列明修改前内容及调整理由。修订后的合同需再次提交法务部门复核，保证核心风险点已覆盖，条款表述准确无误。最终版本合同由业务部门负责人、法务部门负责人签字确认，进入审批流程。4.最终审批与签署操作主体：公司分管领导、总经理（根据合同金额与重要性分级审批）操作说明：分级审批标准：金额≤10万元：业务部门负责人、分管副总审批；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人、分管副总、法务负责人、总经理审批；金额＞50万元：需提交总经理办公会审议，董事长最终审批。审批通过后，由法定代表人或其授权代表签署合同，加盖公司合同专用章（禁止使用公章或财务章替代）。合作方需在合同上签字盖章（或签字+捺印），保证双方签署页内容一致、日期清晰。5.合同签署后交接操作主体：业务部门、档案管理部门操作说明：业务部门在合同签署后3个工作日内，将以下材料原件移交档案管理部门：（1）签署生效的合同正本（至少一式两份，双方各执一份）；（2）《合同审批表》《合同修订说明》原件；（3）合作方主体资格证明、附件（如技术协议、补充协议）等关联材料。填写《合同交接清单》（附件3），双方签字确认，保证材料完整、无遗漏。三、档案管理规范1.档案分类与编号规则分类标准：按合同类型分为“采购合同”“销售合同”“服务合同”“合作协议”“租赁合同”等大类，每类按年度+流水号编号（示例：采购-2024-001）。编号规则：合同类型简称（2位）+年份（4位）+年度流水号（3位，从001开始），如“CG-2024-015”（采购合同2024年第15号）。2.档案建立与归档操作主体：档案管理员（孙七）操作说明：档案管理部门收到合同材料后，1个工作日内完成档案登记，建立《合同档案台账》（附件4），记录合同编号、名称、签署日期、合作方、保管期限、存放位置等信息。档案盒标注“合同编号+合同名称+年度”，按编号顺序整齐存放，同时建立电子档案（扫描件需清晰完整，PDF格式），存储于公司指定服务器，加密备份。3.档案保管与维护保管期限：根据合同类型与法规要求确定，示例：采购/销售合同：合同终止后5年；服务/合作协议：合同终止后10年；涉及知识产权、重大纠纷的合同：长期保存。保管要求：（1）纸质档案存放在专用档案柜，防潮、防火、防虫，定期（每季度）检查状态；（2）电子档案定期（每半年）备份，防止数据丢失，严禁私自拷贝或外传；（3）档案盒内附《档案目录》，注明材料清单及页码。4.档案借阅与利用操作主体：需求部门、档案管理员操作说明：借阅人填写《合同档案借阅申请表》（附件5），注明借阅事由、档案编号、借阅期限（最长不超过15个工作日），经部门负责人、档案管理部门负责人审批。档案管理员核对申请信息后，提供档案复印件（原件原则上不外借，特殊情况需经总经理批准），并在《档案借阅台账》中记录借阅人、时间、归还情况。借阅人需妥善保管档案，不得涂改、拆散、转借，到期后及时归还；若需延长借阅，需提前3天办理续借手续。5.档案鉴定与销毁鉴定流程：保管期限届满的档案，由档案管理部门会同法务、业务部门组成鉴定小组，确认档案价值，形成《档案鉴定报告》。销毁执行：对无保存价值的档案，经总经理审批后，由档案管理员监销，保证销毁过程彻底，并填写《档案销毁清单》（附件6），由监销人签字确认。电子档案需彻底删除，无法恢复。四、配套表单模板附件1：合同审批表合同编号合同名称合作方签署日期基本信息标的、数量、金额、履约期限业务部门初审意见负责人签字：_________日期：_______法务部门审核意见负责人签字：_________日期：_______财务部门审核意见负责人签字：_________日期：_______分管领导审批意见签字：_________日期：_______总经理审批意见签字：_________日期：_______附件2：合同修订说明合同编号原条款内容修订后内容修订理由附件3：合同交接清单序号材料名称份数页码备注1合同正本2审批表3修订说明交接人签字：_________接收人签字：_________日期：_______附件4：合同档案台账档案编号合同名称合作方签署日期保管期限存放位置归档日期附件5：合同档案借阅申请表借阅人部门借阅事由档案编号合同名称借阅期限部门负责人审批档案部门审批借阅人签字：_________归还日期：_______附件6：档案销毁清单序号档案编号合同名称保管期限销毁原因监销人五、风险提示与注意事项1.合同审核风险点主体资格风险：合作方为自然人的，需核实证件号码信息与授权范围；为企业法人的，需核验营业执照、法定代表人证件号码明及授权委托书，避免与无签约主体资格的单位或个人签约。条款歧义风险：避免使用“大约”“尽快”等模糊表述，明确“违约金”计算方式、“不可抗力”定义，防止条款解释争议。履约风险：付款条件与进度需与履约节点挂钩，设置质保金条款（一般为合同金额的5%-10%），保证合作方按约定履行义务。2.档案管理注意事项完整性：合同正本、审批表、修订说明、附件等材料需一并归档，缺失任何一项均可能导致档案无效。保密性：涉及公司商业秘密（如核心技术、价格条款）的合同档案，借阅需经分管领导审批，严禁无关人员查阅。时效性：合同签署后需及时移交档案部门，禁止业务部门长期滞留；档案借阅到期后务必归还，避免遗失或损坏。3