沟通与协作会议记录模板

适用会议类型与场景项目启动会：明确项目目标、范围、团队分工及关键节点；周/月度工作例会：同步阶段性进展、解决问题、协调资源；跨部门协作会议：对接不同团队需求，推动跨职能任务落地；问题专项研讨会：针对具体问题（如流程卡点、技术难点）集中讨论解决方案；阶段性复盘会：总结成果、分析不足、规划后续行动。会议记录全流程操作指南一、会前准备：奠定高效记录基础明确会议核心目标与主持人提前沟通，确认会议主题（如“Q3产品迭代需求评审”）、需达成的核心目标（如“明确需求优先级及开发排期”）及预期成果（如“输出需求清单及负责人名单”），避免记录偏离方向。梳理会议议程与参会人员获取会议议程，按议题顺序整理讨论框架（如“需求介绍→优先级讨论→资源评估→任务分配”），保证记录逻辑与会议流程一致；列出参会人员（含主持人、核心决策人、执行人），标注缺席人员及原因（如“*（设计部）因客户拜访请假”），方便后续同步信息。准备记录工具与资料选择电子记录工具（如Word、飞书文档、Notion）或纸质笔记本，提前创建模板预留“讨论要点”“决议事项”“行动项”等填写区域；收集会议相关资料（如项目背景文档、数据报表、待讨论方案），作为记录时的参考依据，保证关键信息不遗漏。二、会中记录：精准捕捉关键信息记录基础信息（5分钟内完成）在模板顶部填写会议名称（如“XX项目Q3需求评审会”）、日期（2024年X月X日）、时间（14:00-16:30）、地点（线上会议/3号会议室）、主持人（）、记录人（），以及参会人员名单（可标注“核心参与：（产品）、（开发）；列席：*（设计）”）。按议程顺序记录讨论要点以议题为单位，逐条记录核心观点，避免逐字逐句记录口语化表达，重点提炼“问题本质”“不同意见”“关键数据”；示例：议题1：用户需求优先级排序*（产品）：根据用户调研数据，“支付功能优化”需求提及率达68%，建议优先级P1；*（开发）：评估开发周期需2周，需确认是否可延后“界面美化”需求（P2）以保障资源；争议点：是否需牺牲短期体验换取核心功能上线。突出决议与行动项（核心环节）对会议达成的明确结论（决议事项）用“【决议】”标注，避免模糊表述（如“需尽快完成”改为“需在本周五前完成”）；行动项需包含“任务描述、负责人、协助人（若有）、截止时间、交付物”，用“【行动】”单独列出，保证可落地、可跟进；示例：【决议】“支付功能优化”需求列为P1，与“界面美化”需求并行开发，开发周期压缩至3周；【行动】（产品）负责协调用户调研数据补充，周四17:00前提交给（开发）；*（开发）负责评估并行开发风险，周五12:00前输出风险评估报告。实时记录，会后及时补充会议中优先记录关键词和结论，不确定处标注“？”或“需确认”，会后10分钟内根据录音（若允许）或参会者补充完善，保证信息准确；避免因追求完美漏记后续内容，优先保证“决议+行动项”的完整性。三、会后整理：推动信息落地与闭环完善会议记录（会后24小时内）按模板结构整理内容，补充讨论细节（如争议点、补充说明），检查行动项是否包含“负责人-时间-交付物”三要素，保证无遗漏；对专业术语或缩写进行解释（如“P1=最高优先级”），方便非参会人员理解。分发与确认（优先级：高）将整理好的记录通过即时通讯工具（如企业）或邮件发送给所有参会人员，标注“请于X月X日17:00前核对意见，无异议将视为确认”；收到反馈后修改记录，最终版注明“确认版本：V1.0（2024年X月X日）”，避免版本混乱。归档与跟进（长期动作）将确认版会议记录归档至共享文件夹（如“项目文档-会议记录”），按“日期-会议名称”命名（如“20240520-XX项目需求评审会.docx”），方便后续查阅；在项目管理工具（如Teambition、飞书项目）中同步行动项，设置截止时间提醒，定期跟踪进度（如在周例会中回顾行动项完成情况）。会议记录模板（结构化表格）会议基本信息会议名称XX项目Q3需求评审会日期时间2024年X月X日14:00-16:30地点线上会议（腾讯会议）/3号会议室主持人*（产品总监）记录人*（项目经理助理）参会人员核心：（产品）、（开发负责人）、（测试负责人）；列席：（设计组长）缺席人员及原因*（运营经理）-客户现场支持会议议程与讨论记录序号———-123决议事项1.【决议】“支付功能优化”需求列为P1，“界面美化”需求P2，两者并行开发，开发周期压缩至3周（X月X日-X月X日）。2.【决议】（开发负责人）协调1名开发资源支持并行开发，（测试负责人）按原计划预留3天测试时间。行动项（重点跟踪）完成状态序号任务描述———-—————————-1补充用户调研数据并提交2评估并行开发风险并输出报告3同步设计资源配合计划附件1.用户调研原始数据2.Q3需求清单（初版）备注|1.下次会议时间：2024年X月X日14:00（同步行动项进展）2.会议记录确认版将于今日18:00前分发，请参会人员及时核对反馈。|使用要点与注意事项一、客观中立，聚焦事实记录时避免加入个人观点或情绪化表述（如“的方案不切实际”改为“提出方案，评估认为开发资源不足”），保证信息真实反映会议内容；对未达成一致的议题，需标注“未决议”及各方意见（如“未决议：是否增加资源，（开发）认为需增加，（产品）建议先尝试并行”）。二、突出“行动项”，强化落地导向行动项是会议记录的核心价值所在，需单独列表并加粗标注，避免与讨论内容混杂；负责人姓名需明确，避免“相关负责人”等模糊表述，保证责任到人（如“*（开发）”而非“开发组”）。三、及时性与保密性并重会议记录需在会后24小时内完成整理并分发，拖延易导致信息遗忘或行动项滞后；涉及敏感信息（如未公开的项目计划、人员调整）时，需在记录中标注“内部保密”，