文档分类归档管理规范指导模板

文档分类归档管理规范指导模板一、适用范围与应用场景二、标准化操作流程（一）文档收集与初步筛选明确收集范围：根据业务需求，梳理需纳入归档管理的文档类型，包括但不限于：管理类：规章制度、会议纪要、工作计划、请示报告；业务类：项目方案、合同协议、客户资料、产品手册；事务类：人事档案（员工合同、考核记录）、财务单据（报销凭证、报表）、资产档案（设备台账、采购合同）。指定收集责任人：各部门文档管理员负责本部门文档的日常收集，保证文档完整性（如附件、审批记录齐全）及原始性（未经涂改、复印件需标注“与原件一致”）。初步筛选与登记：对收集的文档进行初步审核，剔除重复、无效（如临时草稿、过期通知）文档，填写《文档临时登记表》（记录文档名称、提供部门、收集日期、初步分类），同步录入电子台账。（二）文档分类与分级制定分类标准：结合组织架构与业务特点，采用“一级分类+二级分类”体系，示例：一级分类：综合管理、项目管理、人力资源管理、财务管理、法务管理；二级分类（以“项目管理”为例）：立项阶段、执行阶段、验收阶段、结项阶段。实施分类操作：根据文档内容属性，将其归入对应一级及二级分类，保证分类逻辑清晰（如按时间、流程、部门等维度交叉分类时需保持统一标准）。确定密级与保管期限：密级：分为“公开”“内部”“秘密”“机密”（根据信息敏感度设定，如员工薪酬为“秘密”，核心技术文档为“机密”）；保管期限：参照《文书档案保管期限表》，设定“永久”“30年”“10年”“5年”等期限（如法律法规、公司章程为“永久”，年度工作总结为“10年”）。（三）文章样式与标识设计编码规则：采用“分类代码-年份-流水号”组合，示例：综合管理类：GL-2024-001（GL为“管理”拼音首字母，2024为年份，001为流水号）；项目管理-立项阶段：XM-LA-2024-005（XM为“项目”，LA为“立项”拼音首字母）。赋予唯一编码：每份文档赋予唯一编码，编码需打印或标注在文档首页右上角，避免重复（电子文档需在文件名中体现编码，如“GL-2024-001-公司年度制度汇编.pdf”）。附加标识信息：在文档封面或首页标注“密级”“保管期限”“责任人”，电子文档需添加元数据（如创建人、创建日期、关键词）。（四）文档归档与存储选择存储介质：根据文档类型选择存储方式，纸质文档：使用统一规格档案盒（如A4尺寸），标注“分类编码+文档名称+密级”，存放于符合档案管理要求的档案室（防火、防潮、防虫、防盗）；电子文档：存储于专用服务器或加密云盘，定期备份（本地备份+异地备份），备份介质（如移动硬盘、光盘）需标注编码与备份日期。规范整理顺序：纸质文档按编码顺序排列，填写《档案盒内文件目录》（含序号、文件题名、页码、日期、备注）；电子文档按分类建立文件夹，文件夹名称与分类编码一致，文件名完整规范。办理归档交接：文档管理员与档案管理员办理交接手续，填写《文档归档移交清单》（双方签字确认），电子文档需同时移交备份介质及加密密钥（如适用）。（五）文档借阅与使用明确借阅权限：根据文档密级设定借阅权限，如“公开”级文档可部门内部自行借阅，“秘密”级及以上需部门负责人审批，“机密”级需分管领导审批。规范借阅流程：借阅人填写《文档借阅申请表》（注明文章样式、借阅用途、归还期限），经审批后到档案室办理借阅，档案管理员核对身份与权限后提供文档。使用与归还管理：借阅人不得复制、涂改、外传涉密文档，纸质文档借阅期限一般不超过7天（特殊情况需续借），电子文档需通过加密终端查看，归还时档案管理员检查文档完整性，确认后签字注销借阅记录。（六）文档鉴定与处置定期鉴定：每年由档案鉴定小组（含档案管理员、法务专员、业务部门代表）对到期文档进行鉴定，确认是否继续保存（如因业务需要延长保管期限）或销毁。规范销毁流程：对需销毁的文档，填写《文档销毁审批表》，经部门负责人、分管领导审批后，由两人以上共同监销，保证信息无法恢复（纸质文档需粉碎处理，电子文档需彻底删除并覆盖存储介质）。记录销毁信息：销毁后填写《文档销毁清单》（含文章样式、名称、数量、销毁日期、监销人签字），存档备查。三、核心模板工具包（一）文档分类目录表一级分类代码一级分类名称二级分类代码二级分类名称说明GL综合管理GL-ZD制度文件公司级规章制度、管理办法GL综合管理GL-HY会议文件董事会、办公会等重要会议纪要XM项目管理XM-LA立项阶段项目建议书、可行性研究报告XM项目管理XM-EX执行阶段项目周报、变更申请、会议记录HR人力资源管理HR-RZ人事档案员工入职登记表、劳动合同、离职证明CW财务管理CW-FP财务凭证发票、报销单、银行回单（二）文档归档登记表归档日期文章样式文档名称分类（一级/二级）密级保管期限页码责任人移交人档案盒编号备注2024-03-15GL-2024-001《公司考勤管理制度》综合管理/制度文件内部10年12GL-2024-0012024年2月发布2024-03-16XM-LA-2024-005“智慧办公系统”立项建议书项目管理/立项阶段内部30年8赵六XM-LA-2024-005附件齐全（三）文档借阅申请表借阅日期文章样式文档名称借阅部门借阅人用途归还期限审批人（部门）审批人（分管领导）档案管理员签字备注2024-03-20GL-2024-001《公司考勤管理制度》行政部周七制定部门考细则2024-03-27（行政经理）-郑八电子借阅2024-03-21XM-LA-2024-005“智慧办公系统”立项建议书研发部吴九项目评审准备2024-03-28（研发总监）钱十郑八纸质借阅，签字归还四、关键管理要点（一）责任到人，明确分工各部门需指定1名兼职文档管理员，负责本部门文档收集、初步分类与临时登记；档案管理员负责文档最终分类、编码、归档存储、借阅审批及定期鉴定，保证全流程可追溯；领导层需定期检查文档管理工作，将文档管理纳入部门绩效考核。（二）动态更新，持续优化每年对《文档分类目录表》进行复盘，根据业务变化（如新增部门、调整业务流程）优化分类体系；定期组织文档管理培训（如新员工入职培训、部门管理员专项培训），保证相关人员熟悉规范与流程；关注行业最佳实践，结合组织实际引入信息化工具（如文档管理系统），提升分类归档效率。（三）安全防护，杜绝风险涉密文档需单独存储，设置访问权限，电子文档采用加密技术（如AES加密），纸质文档存放于带锁档案柜；建立文档备份机制，电子文档每日增量备份、每周全量备份，重要纸质文档需扫描成电子版备份；严禁私自复制、外传涉密文档，违规行为按公司规定追责，情节严重者移交司法机