2026年古籍修复公司现金管理办法

2026年古籍修复公司现金管理办法第一章总则第一条制定目的为规范公司现金收支及保管管理，保障现金资产安全，防范现金挪用、侵占、丢失等风险，提高现金使用效率，依据《中华人民共和国现金管理暂行条例》《企业内部控制基本规范》《支付结算办法》及公司财务管理制度，结合古籍修复行业现金使用特性（零星修复材料采购、非遗小额合作款结算、现场服务零星收款等），特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有现金（含库存现金、备用金）的收支、保管、盘点、核算等全流程管理，涉及的场景包括：日常零星采购现金支付、小额服务费用现金收取、员工备用金借支与核销、现金缴存银行、现金盘点核对等；涉及的部门包括：财务部、采购部、修复项目部、行政部等；所有现金管理活动均遵循“收支两条线、钱账分管、限额管理、日清月结”的原则，确保现金管理合规、安全、高效。第三条管理原则（一）钱账分管原则：现金收付与会计记账岗位分离，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作，会计人员不得兼任出纳工作；（二）限额管理原则：库存现金实行限额管控，限额标准根据公司日常零星支付需求核定，超出限额的现金需及时缴存银行，严禁超限额留存现金；（三）收支合规原则：现金收入需及时入账，不得坐支现金（即以收抵支），现金支出需符合国家现金管理规定及公司审批流程，无白条抵库、无违规支付；（四）安全保管原则：现金存放于符合安全标准的保险柜中，配备必要的防盗、防火、防潮设施，严禁将现金存放于非指定场所或个人保管；（五）日清月结原则：出纳人员每日核对现金账面余额与实际库存，做到账款相符；每月底财务部对库存现金进行全面盘点，形成盘点记录，确保账实一致。第四条管理组织架构与职责（一）财务部：作为现金管理归口部门，负责制定现金管理细则、核定库存现金限额、办理现金收支业务、登记现金日记账、开展现金盘点、核算现金收支账务；财务负责人为现金管理第一责任人；（二）出纳岗：专职负责现金收付、保管、缴存银行，每日核对现金库存，登记现金日记账，保管现金支票、保险柜钥匙等，严禁越权办理现金业务；（三）会计岗：负责审核现金收支凭证的合规性，登记总账及相关明细账，核对现金日记账与总账余额，参与现金盘点并核对盘点结果；（四）业务部门（采购部/修复项目部）：按规定申请现金支付，提供真实、完整的现金使用依据，及时核销备用金，不得擅自留存或挪用现金；（五）管理层：审批库存现金限额调整、大额现金支付、备用金额度核定等事项，监督现金管理制度执行情况，处理现金管理异常事件。第二章现金收入管理第五条现金收入范围（一）小额修复服务收入：针对个人客户、小型合作方提供的零星古籍修复服务收取的小额现金费用；（二）零星材料销售收入：公司闲置修复材料对外销售收取的小额现金款项；（三）押金/保证金收回：合作方、员工缴纳的各类现金押金、保证金退回后的收回款项；（四）其他零星现金收入：如废品变卖、小额赔偿款、补贴款等非主营业务现金收入；（五）公司主营业务大额收入（如古籍修复项目款、材料采购退款等）原则上采用银行转账方式收取，禁止收取大额现金，确有特殊情况需收取的，需经财务负责人及总经理审批。第六条现金收入操作规范（一）收款确认：收取现金时，收款人员需当面核对现金金额，确认真伪，对大额现金（公司核定标准以上）需使用验钞设备核验，避免收取假币；（二）开具凭证：收取现金后，即时开具收款收据（或发票），注明收款事由、金额、收款日期、收款人等信息，收据联交付款方，记账联留存作为记账依据；（三）及时缴存：当日收取的现金需在下班前缴存公司指定银行账户，确因时间原因无法当日缴存的，需存入公司保险柜，并于次日上午及时缴存，严禁将现金存放在个人账户或私自留存；（四）入账登记：出纳人员根据收款收据、银行缴存凭证等，及时登记现金日记账，注明收入来源、金额、缴存情况等，会计人员同步进行账务处理。第七条现金收入禁止行为（一）严禁隐匿现金收入，不得将现金收入不入账、少入账或私设“小金库”；（二）严禁坐支现金，不得直接用收取的现金支付各项费用，需先缴存银行后再通过银行支付；（三）严禁收款人员私自截留、挪用现金收入，不得将现金收入存入个人账户；（四）严禁虚开收款凭证套取现金，收款凭证需与实际收款金额、事由一致。第三章现金支出管理第八条现金支出范围（一）零星采购支出：金额在现金使用限额内的古籍修复零星材料采购（如小额宣纸、墨锭、工具配件等），无法通过银行转账支付的款项；（二）备用金支出：为满足修复项目部现场零星开支、采购部小额采购需求核定的员工备用金借支；（三）小额费用报销：员工因公产生的小额交通费、差旅费补贴、办公用品购置费等无法通过银行转账报销的费用；（四）其他小额支出：如支付给个人的小额劳务报酬、小额赔偿金、现金押金支付等符合现金管理规定的支出；（五）超出现金使用限额的支出（如大额材料采购款、设备购置款、合作款等），一律采用银行转账方式支付，严禁以现金形式支付。第九条现金支出审批流程（一）申请提交：需要现金支付的部门或个人填写《现金支出申请表》，注明支付事由、金额、收款方（或报销人）、支付依据（如采购清单、费用票据等），提交至部门负责人审核；（二）部门审核：部门负责人核实支付事由的真实性、合理性，确认支付金额与依据匹配，审核通过后签字确认，提交至财务部；（三）财务审核：财务专员审核《现金支出申请表》及附随资料的合规性，核对费用标准、票据真伪，确认符合现金支出范围及限额要求，审核通过后提交财务负责人审批；（四）管理层审批：小额现金支出（公司核定标准内）由财务负责人审批；大额现金支出（超出小额标准）需经总经理审批；（五）支付执行：出纳人员根据审批通过的《现金支出申请表》，核对收款方信息（或报销人身份），当面支付现金并要求收款人签字确认，登记现金日记账。第十条现金支出票据要求（一）现金支出需提供合法、有效的票据（如发票、收据、费用报销单等），票据需注明日期、金额、事由、收款方名称等关键信息，无虚假、作废票据；（二）员工费用报销的现金支出，需按公司费用报销标准提供对应票据，票据需经报销人、部门负责人签字确认，财务审核无误后方可支付；（三）零星采购的现金支出，需提供采购清单、验收记录及合规票据，验收人员需签字确认采购物品的数量、质量符合要求。第四章备用金管理第十一条备用金核定与借支（一）备用金类型：分为定额备用金（如修复项目部日常零星开支备用金）和非定额备用金（如专项小额采购备用金）；（二）额度核定：定额备用金额度由财务部根据各部门日常零星开支需求核定，报总经理审批后执行；非定额备用金根据具体采购/支出需求核定，单次借支金额不得超出公司规定标准；（三）借支流程：备用金借支人填写《备用金借支单》，注明借支金额、用途、预计归还/核销时间，经部门负责人审核、财务负责人审批后，出纳人员支付现金并登记备用金台账；（四）借支限制：员工未核销前期备用金的，不得再次借支备用金；核心岗位以外的普通员工原则上不得借支大额备用金。第十二条备用金使用与核销（一）使用规范：备用金仅可用于核定范围内的零星开支，不得挪作他用（如个人消费、对外借款等），不得留存备用金超过核定额度；（二）核销时限：定额备用金每月核销一次，借支人需提供本月备用金使用票据，财务部核对后补足备用金额度；非定额备用金需在业务完成后5个工作日内核销，逾期未核销的，财务部暂停该员工后续借支权限；（三）核销流程：借支人整理备用金使用票据，填写《备用金核销单》，附票据原件提交部门负责人审核，财务部核对票据合规性及金额后，完成核销账务处理，多退少补；（四）收回管理：员工离职、岗位调整或备用金核定额度调整时，需全额收回备用金，未核销的票据按规定完成核销后，结清备用金余额。第五章现金保管与盘点第十三条现金保管规范（一）存放要求：库存现金需存放于公司指定保险柜中，保险柜钥匙由出纳人员专人保管，密码严格保密，不得告知他人；保险柜需放置在安防措施完善的财务室，非财务人员不得进入；（二）保管责任：出纳人员为库存现金直接保管责任人，每日下班前需将现金存入保险柜并锁闭，检查保险柜及财务室门窗是否锁闭；节假日期间，库存现金需缴存银行，保险柜清空并做好封存记录；（三）交接管理：出纳人员轮岗、离职或临时离岗时，需办理现金交接手续，由财务负责人监交，核对现金账面余额与实际库存，填写《现金交接表》，交接双方、监交人签字确认；（四）应急处理：发生现金被盗、丢失、损毁等意外情况时，出纳人员需立即向财务负责人及总经理报告，保护现场并配合公安机关调查，不得隐瞒、谎报。第十四条现金盘点管理（一）日常盘点：出纳人员每日下班前进行现金盘点，核对现金日记账账面余额与实际库存金额，做到日清月结，发现账款不符的，需立即查找原因并向财务负责人报告；（二）定期盘点：每月月末，由财务负责人组织会计人员与出纳人员共同进行库存现金全面盘点，填写《现金盘点表》，注明盘点日期、账面金额、实际金额、差异金额及原因，盘点人员签字确认；（三）不定期抽查：财务负责人每季度至少开展一次现金不定期抽查盘点，管理层可根据需要安排审计人员进行现金专项盘点，排查现金管理漏洞；（四）差异处理：盘点发现现金长款（实际多于账面）的，需查明来源并及时入账；发现现金短款（实际少于账面）的，需查明原因，由责任人赔偿；无法查明原因的，按公司规定处理并完善管控措施。第六章监督与责任追究第十五条日常监督（一）财务部每月核对现金日记账与总账、银行存款日记账的勾稽关系，检查现金收支凭证的合规性，形成现金管理自查报告；（二）审计部每半年开展现金管理专项审计，重点核查现金收支合规性、备用金核销及时性、库存现金限额执行情况，排查挪用、侵占现金等风险；（三）管理层定期听取现金管理情况汇报，针对监督发现的问题（如超限额留存现金、白条抵库、备用金逾期未核销等），督促相关人员限期整改。第十六条责任追究（一）轻微违规：未按规定登记现金日记账、备用金核销不及时但未造成损失的，对相关责任人给予口头警告、限期整改；（二）一般违规：超限额留存现金、坐支现金、白条抵库、使用虚假票据报销现金的，对相关责任人给予通报批评、绩效扣罚、岗位调整，造成小额损失的需赔偿；（三）重大违规：挪用、侵占现金，将公司现金存入个人账户，虚列支出套取现金的，对相关责任人给予降岗、解除劳动合同，追回全部损失；（四）严重违规：现金管理过程中存在贪污、盗窃、诈骗等违法行为的，移交司法机关处理，公司保留追偿全部损失的权利。第七章附则第十七条制度培训财务部需将本办法纳入新员工财务培训及各部门员工专项培训内容，每年至少开展1次现金管理培训，重点讲解现金收支规范、备用金管理、现金安全保管等要求，确保相关人员掌握现金管理要点。第十八条制度修订本办法根据国家现金管理法规更新、公司业务发展、现金使用场景变化适时修订，修订方案由财务部拟定，征求各相