2026年古籍修复公司修复前后影像资料留存管理办法

2026年古籍修复公司修复前后影像资料留存管理办法第一章总则第一条制定目的为规范公司古籍修复前后影像资料的拍摄、存储、归档、使用及保密管理，完整留存古籍修复全流程痕迹，保障古籍修复质量追溯、文物保护举证及客户权益维护，依据《中华人民共和国文物保护法》《著作权法》《数据安全法》及公司古籍修复核心规范，结合古籍影像资料需高清、完整、长期留存的特性，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司所有古籍修复项目的影像资料留存管理，涵盖的影像类型包括：古籍修复前现状影像、修复过程关键节点影像、修复完成后成果影像、修复质量验收影像；涉及的古籍类型包括：普通古籍、珍贵古籍（三级及以上）、定制修复古籍等所有修复品类；涉及的部门包括：修复项目部、档案管理部、技术支持部、保密办等所有参与影像资料管理的部门；所有影像资料管理活动均遵循“高清完整、真实客观、安全存储、规范使用、全程可溯”的原则。第三条管理原则（一）真实性原则：影像资料需客观记录古籍修复前后的真实状态，严禁篡改、拼接、伪造影像内容，拍摄角度、光线需还原古籍实际情况；（二）完整性原则：影像覆盖古籍修复全流程关键节点，包括修复前整体外观、破损细节、修复材料比对、修复工艺实施、修复后整体效果、验收核验等环节，无关键信息缺失；（三）安全性原则：影像资料存储需采用“本地+云端”双备份模式，设置访问权限分级管控，防止资料泄露、丢失、损坏；（四）合规性原则：影像资料的拍摄、使用需征得客户同意，涉及珍贵文物的影像资料需按文物主管部门要求备案，不得擅自对外传播；（五）可追溯原则：每一份影像资料需标注唯一编号，关联古籍修复项目信息、拍摄人员、拍摄时间，确保可精准追溯至对应修复项目。第四条管理组织架构与职责（一）修复项目部：负责影像资料的拍摄、初步整理，确保拍摄符合技术标准，修复前、中、后关键节点影像无遗漏，修复主管为影像拍摄第一责任人；（二）档案管理部：负责影像资料的归档、存储、借阅审批，建立影像资料台账，定期检查存储介质状态，确保资料长期可读取；（三）技术支持部：负责拍摄设备的校准、维护，制定影像拍摄技术标准，培训拍摄人员专业技能，解决影像存储、格式转换等技术问题；（四）保密办：负责影像资料的保密等级划分、访问权限设置，监督影像资料使用合规性，查处违规传播、泄露影像资料的行为；（五）质量管控部：负责影像资料的核验，确认影像内容与古籍实际状态一致，作为修复质量验收的重要依据。第二章影像资料拍摄管理第五条拍摄设备与技术标准（一）拍摄设备：1.主拍摄设备选用不低于2400万像素的专业单反相机，配备微距镜头（适用于破损细节拍摄）、定焦镜头（适用于整体外观拍摄）；2.辅助设备包括无频闪补光灯（色温5500K，避免强光损伤古籍）、稳定三脚架（防止拍摄模糊）、比例尺（用于标注古籍尺寸）；3.存储介质选用高速、高稳定性的SD卡（容量不低于64G，读写速度不低于U3级别），严禁使用劣质存储介质；（二）拍摄参数：1.分辨率设置不低于4000×3000像素，格式采用RAW+JPG双格式存储（RAW用于后期专业处理，JPG用于日常查阅）；2.拍摄模式选用手动挡，白平衡校准至中性，曝光补偿根据古籍颜色调整，确保色彩还原准确；3.对焦精准，破损细节拍摄需清晰呈现破损程度、污渍类型、纸张纤维状态，整体拍摄需完整呈现古籍开本、装帧形式、页码范围；（三）环境要求：拍摄区域需保持清洁、无杂物，光线均匀（避免直射光），温度控制在18-22℃，湿度控制在50%-60%，防止拍摄过程中损伤古籍。第六条拍摄内容与节点要求（一）修复前拍摄：1.整体拍摄：完整拍摄古籍封面、封底、书脊、内页整体外观，标注古籍名称、编号、尺寸；2.细节拍摄：针对破损部位（如虫蛀、霉变、撕裂、字迹脱落）进行微距拍摄，每处破损至少拍摄2-3个角度，清晰呈现破损范围、程度；3.特殊部位拍摄：对古籍印章、题跋、特殊装帧结构等重点部位单独拍摄，确保特征信息完整；（二）修复过程拍摄：1.关键工艺拍摄：记录核心修复工艺实施过程（如纸张托裱、线装装订、污渍清洗），每道关键工艺至少拍摄3个节点（工艺实施前、中、后）；2.材料比对拍摄：拍摄修复所用纸张、颜料、黏合剂等材料与古籍原材质的比对样本，标注材料名称、规格；3.疑难问题拍摄：针对修复中发现的特殊问题（如未知污渍、纸张老化脆化），增加拍摄频次，记录问题分析及处理过程；（三）修复后拍摄：1.整体拍摄：与修复前整体拍摄角度、参数一致，便于对比修复效果；2.细节拍摄：对原破损部位进行微距拍摄，清晰呈现修复后的状态（如破损处修复平整度、字迹还原度）；3.验收拍摄：配合质量验收环节，拍摄古籍修复后验收核验的全过程，记录验收人员、验收意见对应的古籍状态。第七条拍摄流程与记录要求（一）拍摄前准备：拍摄人员需检查设备状态，校准参数，清理拍摄区域，准备比例尺、古籍编号标签，确保拍摄前各项准备到位；（二）拍摄实施：按“整体-细节-特殊部位”的顺序拍摄，每拍摄完成一个节点，立即在《影像拍摄记录表》中记录拍摄时间、拍摄部位、拍摄人员，标注影像文件对应编号；（三）拍摄后核验：修复主管需在拍摄完成后24小时内核验影像内容，确认无模糊、遗漏、角度偏差等问题，不合格影像需重新拍摄，直至符合标准。第三章影像资料存储与归档第八条存储管理要求（一）存储方式：采用“本地服务器+加密云端”双备份模式，1.本地存储：将影像资料按项目分类存储至专用服务器，服务器设置RAID5阵列，防止硬盘损坏导致数据丢失；2.云端存储：将加密后的影像资料上传至合规的企业级云存储平台，设置异地备份，云端存储密码定期更换；（二）格式管理：RAW格式文件用于存档，JPG格式文件用于日常查阅，如需转换格式（如PDF、TIFF），需保留原文件，转换后的文件标注格式版本；（三）存储周期：普通古籍修复影像资料存储期限不少于10年，珍贵古籍修复影像资料永久存储，存储介质每3年更换一次（如硬盘、SD卡），防止介质老化导致数据损坏。第九条归档流程与台账管理（一）归档流程：1.拍摄完成后，修复项目部将影像资料整理分类，标注项目编号、古籍名称、拍摄节点，在3个工作日内移交档案管理部；2.档案管理部接收后，核验资料完整性、清晰度，对文件进行统一命名（命名规则：年份-项目编号-拍摄节点-序号），录入影像资料台账；3.归档完成后，生成归档凭证，由移交人、接收人签字确认；（二）台账管理：影像资料台账需包含项目编号、古籍名称、影像数量、拍摄时间、存储位置、保密等级、借阅记录等信息，台账采用电子+纸质双版本，电子台账定期备份，纸质台账存档至档案柜；（三）定期检查：档案管理部每季度检查影像资料存储状态，测试文件可读取性，检查服务器、云存储的安全防护状态，发现问题及时整改，填写《影像资料存储检查记录表》。第四章影像资料使用与保密管理第十条影像资料使用规范（一）内部使用：1.修复质量追溯：质量管控部可查阅影像资料，对比修复前后效果，作为质量评估、问题整改的依据；2.技术研究：经技术支持部审批，修复人员可查阅影像资料，用于修复工艺研究、案例分析，查阅后需填写《影像资料使用记录表》；3.客户沟通：经客户同意，客服人员可将修复后影像资料发送给客户，展示修复效果，发送前需对敏感信息（如客户隐私、古籍特殊标识）进行脱敏处理；（二）外部使用：1.文物保护举证：因文物保护、合规检查需要提供影像资料的，需经保密办、总经理审批，提供复印件或脱敏后的电子版，原件不得外借；2.学术交流：如需将影像资料用于学术交流，需删除客户信息、公司标识，经客户书面同意及文物主管部门备案；3.禁止使用场景：严禁将影像资料用于商业宣传、网络传播、对外售卖等未经授权的场景；（三）借阅管理：借阅影像资料需填写《影像资料借阅申请表》，注明借阅用途、借阅期限，经档案管理部、保密办审批，借阅期限不超过7个工作日，到期未归还的需办理续借手续。第十一条保密管理要求（一）保密等级划分：1.一级保密：珍贵古籍（一级、二级）修复影像资料，仅限核心修复人员、档案管理人员、公司管理层查阅；2.二级保密：三级古籍、客户定制修复古籍影像资料，仅限项目相关人员、质量管控人员查阅；3.三级保密：普通古籍修复影像资料，公司内部授权人员可查阅；（二）权限管控：1.服务器、云存储设置访问权限，按保密等级分配账号密码，一人一号，密码定期更换（每3个月）；2.影像资料查阅需通过身份验证（如人脸识别、密码验证），查阅操作全程留痕；3.严禁私自拷贝、转发影像资料，办公电脑禁用未加密的U盘、移动硬盘等外接设备；（三）离职交接：涉及影像资料管理的人员离职前，需上交访问权限账号密码，签订《影像资料保密承诺书》，承诺离职后不得泄露、使用公司影像资料。第五章影像资料销毁与移交第十二条销毁管理（一）销毁条件：1.普通古籍影像资料达到存储期限（10年），且客户确认无需留存，经档案管理部、保密办评估后可申请销毁；2.存储介质损坏无法修复，且已完成双备份的影像资料，可销毁损坏介质；3.项目终止且无继续留存价值的影像资料，经总经理审批后可销毁；（二）销毁流程：1.填写《影像资料销毁申请表》，附评估报告、存储台账，报档案管理部、保密办、总经理审批；2.销毁过程由2名以上工作人员监督，采用专业数据销毁工具（如硬盘消磁机），确保数据无法恢复，严禁简单删除或格式化；3.销毁完成后填写《影像资料销毁记录表》，注明销毁时间、方式、监督人员，存档备查。第十三条移交管理（一）客户移交：古籍修复完成交付时，经客户申请，可将修复前后的影像资料（JPG格式）刻录至加密光盘移交客户，移交时签订《影像资料移交确认单》，明确资料用途及保密责任；（二）内部移交：因部门调整、人员变动需移交影像资料管理职责的，需填写《影像资料移交清单》，核对资料数量、存储状态，交接双方签字确认，保密办全程监督；（三）主管部门移交：因文物主管部门监管需要移交影像资料的，需整理完整的资料清单、拍摄说明，经总经理审批后，按要求移交复印件或电子版本，留存移交凭证。第六章监督考核与责任追究第十四条监督考核机制（一）日常监督：档案管理部每月抽查影像资料拍摄、归档、存储情况，保密办每季度检查访问权限管控、保密执行情况，形成《影像资料管理监督报告》；（二）年度考核：将影像资料管理纳入修复项目部、档案管理部绩效考核，考核指标包括拍摄达标率、归档及时率、资料完好率、保密合规率，考核结果与绩效奖金挂钩；（三）问题整改：针对监督考核中发现的问题，制定整改措施，明确整改责任人、整改期限，档案管理部跟踪整改效果，确保问题闭环。第十五条责任追究（一）轻微违规：拍摄影像模糊、归档不及时、台账记录不完整的，对责任人给予口头警告、专业技能培训，限期整改；（二）一般违规：擅自拷贝影像资料、借阅超期未还、未按标准存储导致资料轻微损坏的，对责任人给予通报批评、绩效扣罚（不超过当月绩效的20%）；（三）重大违规：篡改、伪造影像资料，泄露一级、二级保密影像资料，因存储不当导致珍贵古籍影像资料丢失的，对责任人给予经济赔偿（按损失金额核定）、岗位调整，部门负责人承担连带管理责任；（四）严重违规：将影像资料用于商业牟利、泄露客户隐私导致公司声誉受损，或涉嫌违法传播文物影像资料的，对责任人给予解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理。第七章附则第十六条制度培训档案管理部需将本办法纳入所有修复人员、档案管理人员、保密人员的岗前培训及年度复训内容，每年至少开展2次专项培训，重点讲解拍摄技术标准、存储规范、保密要求，确保相关人员熟练掌握管理要求。第十七条制度修订本办法根据《数据安全法》更新、影像拍摄技术发展、文物保护监管要求变化适时修订，修