采购付款规范性管理制度

PAGE采购付款规范性管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购付款管理，规范采购付款流程，确保采购活动合法合规，保障公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购项目的付款管理，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购付款活动必须符合国家法律法规及相关政策要求。2.准确性原则：采购付款信息应准确无误，确保付款金额、付款对象、付款时间等与采购合同一致。3.及时性原则：按照采购合同约定的付款时间及时安排付款，避免逾期付款产生的不利影响。4.审批性原则：所有采购付款均需经过严格的审批流程，确保付款行为的合理性和必要性。二、采购付款流程（一）采购申请与审批1.各部门根据业务需求填写采购申请表，详细注明采购项目、规格型号、数量、预算金额、预计付款时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。3.采购部门对采购申请进行初审，核实采购项目的必要性、合规性以及预算的合理性。初审通过后，报分管领导审批。4.分管领导根据公司实际情况和采购政策对采购申请进行审批，审批通过后返回采购部门。（二）采购合同签订1.采购部门依据审批通过的采购申请，与供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，并签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，特别是付款条款，包括付款方式、付款期限、逾期付款责任等。3.采购合同签订后，由采购部门将合同副本提交至财务部门备案。（三）到货验收1.采购的物资或服务到货前，采购部门应通知相关部门准备验收工作。2.验收部门按照采购合同约定的质量标准对到货的物资或服务进行验收，填写验收报告。验收报告应详细记录验收情况，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、质量状况等。3.如验收合格，验收部门负责人在验收报告上签字确认；如验收不合格，验收部门应及时与供应商沟通协商解决，同时将情况反馈至采购部门。（四）付款申请与审批1.采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请表，注明采购合同编号、付款金额、付款方式、收款单位信息等。2.付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对付款申请表进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核无误后，报财务负责人审批。4.财务负责人根据公司资金状况和财务政策对付款申请进行审批，审批通过后安排付款。（五）付款执行1.财务部门按照审批通过的付款申请，选择合适的付款方式进行付款。付款方式包括银行转账、支票、汇票、电汇等。2.在付款过程中，财务部门应确保付款信息的准确传递，及时与银行等相关机构沟通协调，确保付款顺利完成。3.付款完成后，财务部门应及时进行账务处理，记录付款日期、付款金额、付款对象等信息，并将付款凭证妥善保存。三、采购付款方式（一）预付款1.预付款是指在采购合同签订后，根据合同约定，在供应商发货前支付的部分款项。2.预付款的支付比例应根据采购项目的性质、供应商的信誉等因素综合确定，原则上不超过采购合同金额的[X]%。3.支付预付款前，采购部门应向财务部门提供采购合同副本、供应商收款账户信息等资料，经财务部门审核后办理付款手续。（二）货到付款1.货到付款是指在采购物资或服务到货并验收合格后，按照采购合同约定支付款项。2.采用货到付款方式时，采购部门应在物资或服务到货前通知财务部门做好付款准备，到货验收合格后及时提交付款申请。3.财务部门在收到付款申请后，应核对采购合同、验收报告等相关资料，无误后办理付款手续。（三）分期付款1.分期付款是指根据采购合同约定，将采购款项分若干期支付给供应商。2.分期付款的期数、每期付款金额、付款时间等应在采购合同中明确约定。3.支付每期款项前，采购部门应向财务部门提供采购合同执行情况说明、本期应付金额计算依据等资料，经财务部门审核后办理付款手续。四、采购付款审批权限（一）一般采购付款审批1.单次采购付款金额在[X]元以下的，由采购部门负责人审核，财务部门负责人审批。2.审批流程：采购部门填写付款申请表→采购部门负责人审核签字→财务部门负责人审批→财务部门办理付款手续。（二）较大金额采购付款审批1.单次采购付款金额在[X]元至[X]元之间的，由采购部门负责人审核，分管领导审批，财务部门负责人会签。2.审批流程：采购部门填写付款申请表→采购部门负责人审核签字→分管领导审批→财务部门负责人会签→财务部门办理付款手续。（三）重大金额采购付款审批1.单次采购付款金额在[X]元以上的，由采购部门负责人审核，分管领导审核，总经理审批，财务部门负责人会签。2.审批流程：采购部门填写付款申请表→采购部门负责人审核签字→分管领导审核签字→总经理审批→财务部门负责人会签→财务部门办理付款手续。五、采购付款的监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对采购付款业务进行审计，检查采购付款流程的执行情况、审批手续的完整性、付款金额的准确性等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。（二）财务监督1.财务部门负责对采购付款业务进行日常监督，审核付款申请的真实性、合理性和合规性。2.财务部门应定期与采购部门核对采购合同执行情况和付款情况，确保账实相符。（三）采购部门自查1.采购部门应定期对本部门的采购付款业务进行自查，发现问题及时整改。2.采购部门应建立采购付款台账，详细记录采购合同编号、付款日期、付款金额、付款对象等信息，便于自查和监督。六、采购付款的风险防控（一）合同风险防控1.在签订采购合同前，应仔细审查合同条款，特别是付款条款，确保合同条款明确、合理、合法。2.对于重要采购合同，可聘请法律顾问进行审核，防范合同风险。（二）供应商风险防控1.建立供应商评估机制，对供应商的信誉、资质、经营状况等进行定期评估，选择优质供应商合作。2.在采购过程中，加强对供应商的管理和监督，及时了解供应商的经营情况和履约能力，防范供应商违约风险。（三）资金风险防控1.合理安排资金，确保采购付款所需资金及时到位，避免因资金短缺导致逾期付款。2.加强资金预算管理，对采购付款进行准确预测和规划，提高资金使用效率。（四）审批风险防控1.严格执行采购付款审批流程，确保审批环节的完整性和严肃性，防止未经授权的付款行为。2.加强对审批人员的培训和管理，提高审批人员的业务水平和风险意识。七、采购付款的档案管理（一）档案内容采购付款档案应包括采购申请表、采购合同、验收报告、付款申请表、付款凭证等相关资料。（二）档案整理1.采购部门和财务部门应按照档案管理要求，对采购付款相关资料进行及时整理、分类和编号。2.整理后的档案应装订成册，确保资料完整、有序。（三）档案保管1.采购付款档案由财务部门负责保管，保管期限按照国家法律法规和公司档案管理制度执行。2.档案保管应确保安全、完整，防止档案丢