文字资料规范制度

PAGE文字资料规范制度一、总则（一）目的为了加强公司文字资料的管理，确保文字资料的准确性、完整性和规范性，提高工作效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位在工作过程中所产生的各类文字资料，包括但不限于文件、报告、合同、协议、通知、信函、报表、手册、说明书等。（三）基本原则1.合法性原则：文字资料的内容必须符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，不得含有违法违规、违背公序良俗或损害公司利益的信息。2.准确性原则：文字资料应真实、准确地反映工作内容和实际情况，数据、事实、表述等应清晰无误，避免出现错误、歧义或误导性信息。3.完整性原则：文字资料应涵盖工作所需的各个方面，具备必要的要素和信息，确保其能够独立、完整地传达相关内容，不遗漏重要信息。4.规范性原则：文字资料应遵循统一的格式、排版、字体、字号、编号等规范要求，保持整体风格的一致性和专业性。5.时效性原则：文字资料应及时生成、更新和传递，确保其内容与实际工作进度和情况相匹配，并在规定的时间内完成相关审批、归档等流程。二、文字资料的分类与编号（一）分类1.行政类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、会议纪要、工作计划与总结等，用于公司行政管理和决策支持。2.业务类：涵盖公司各业务部门在业务开展过程中产生的文件、合同、协议、项目方案、业务报表等，与公司的具体业务活动紧密相关。3.财务类：主要涉及财务预算、决算、财务报表、审计报告、税务文件等，用于公司财务管理和经济核算。4.人力资源类：包含员工档案、招聘文件、培训资料、绩效考核记录、薪酬福利文件等，与公司人力资源管理工作相关。5.技术类：如技术研发文档、产品说明书、技术标准、操作规程、技术报告等，用于公司技术创新和产品研发等工作。（二）编号1.文字资料编号采用统一的编码规则，以便于识别、查询和管理。编号格式为：[部门代码][年份][流水号]。2.部门代码：由两位大写字母组成，代表资料产生的部门。具体部门代码如下：行政部：AD业务一部：YB01业务二部：YB02财务部：CF人力资源部：HR技术部：JS3.年份：为资料产生的公元纪年年份，取后两位数字表示。例如，2023年表示为“23”。4.流水号：为该部门在同一年份内产生的文字资料的顺序编号，从001开始依次递增。例如，行政部在2023年产生的第5份文件，其编号为“AD23005”。三、文字资料的起草与审核（一）起草1.文字资料由相关部门或岗位负责起草。起草人员应根据工作实际需求，按照本制度规定的格式、内容要求进行撰写，确保资料内容准确、完整、清晰、规范。2.在起草过程中，应充分收集相关资料和信息，进行必要的调研和分析，注重逻辑结构和语言表达，避免出现错别字、语病、标点符号使用不当等问题。3.对于涉及多个部门或专业领域的文字资料，起草部门应组织相关人员进行沟通协调，确保资料内容的一致性和协调性。（二）审核1.文字资料起草完成后，必须经过严格的审核程序。审核人员应认真审查资料的内容、格式、准确性、完整性等方面，确保其符合本制度及相关规定的要求。2.审核内容包括：合法性审核：检查资料内容是否符合国家法律法规、行业标准以及公司的相关规定，有无违法违规风险。准确性审核：核对资料中的数据、事实、表述等是否准确无误，可以通过与原始资料、实际情况进行比对等方式进行核实。完整性审核：查看资料是否涵盖了必要的信息和要素，是否存在重要内容遗漏的情况。规范性审核：审查资料的格式、排版、字体、字号、编号等是否符合本制度规定的规范要求，是否保持整体风格的一致性。3.审核人员应在审核意见栏中明确提出审核意见，对于不符合要求的地方应详细指出，并要求起草人员进行修改完善。审核通过后，审核人员应签署姓名和审核日期。四、文字资料的审批（一）审批流程1.根据文字资料的性质、重要程度和涉及范围，确定相应的审批流程和审批人。2.一般文字资料的审批流程为：起草人→部门负责人→分管领导。重要文件、合同、协议等可能还需经过总经理或董事长审批。3.审批人应认真审查资料内容，对资料的真实性与合规性负责，并根据实际情况签署审批意见。审批意见包括同意、不同意、修改后再报等。（二）审批要求1.审批人应在规定的时间内完成审批工作，不得拖延。对于紧急事项，应特事特办，优先处理。2.审批人应严格按照审批权限进行审批，不得越权审批。对于超越自己审批权限的事项，应及时向上级领导汇报，由上级领导进行审批。3.如果审批人提出修改意见，起草人应根据审批意见及时进行修改，并重新提交审核和审批，直至通过为止。五、文字资料的印发与存档（一）印发1.经审批通过的文字资料，由行政部负责按照规定的格式和份数进行印发。印发前，行政部应再次核对资料的内容和格式，确保无误。2.对于需要盖章的文字资料，行政部应按照公司印章管理规定进行盖章操作，确保印章使用的规范性和安全性。3.印发后的文字资料应及时分发给相关部门和人员，并做好发放记录。发放记录应包括资料名称、发放日期、发放部门、发放份数等信息。（二）存档1.文字资料印发后，相关部门应按照公司档案管理规定及时将资料原件或复印件进行存档。存档资料应保持完整、清晰，便于查阅和管理。2.行政部负责建立公司文字资料档案库，对各类文字资料进行分类存放，并建立相应的索引目录，方便快速查找和调阅。3.电子文档应按照统一的命名规则进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。同时，应建立电子文档的访问权限管理机制，确保资料的安全性和保密性。六、文字资料的使用与借阅（一）使用1.公司内部人员因工作需要使用文字资料时，应按照规定的流程进行借阅和归还。借阅人应妥善保管资料，不得擅自涂改、损坏、丢失或转借他人。2.在使用文字资料过程中，如需对资料进行复印、扫描、摘录等操作，应确保操作的合法性和合规性，不得侵犯公司或他人的知识产权。3.使用完毕后，借阅人应及时将资料归还至档案管理部门，并办理归还手续。归还时，档案管理人员应检查资料的完整性和完好性。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅公司文字资料时，必须经过公司相关部门负责人批准，并填写借阅申请表。申请表应注明借阅资料的名称、借阅目的、借阅期限等信息。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并获得批准。3.外单位人员借阅公司文字资料时，档案管理部门应与其签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保公司资料的安全性和保密性。借阅人应严格按照保密协议的要求使用资料，不得将资料泄露给第三方或用于其他非授权用途。七、文字资料的保密与销毁（一）保密1.公司文字资料涉及公司的商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等重要内容，必须严格保密。所有接触和使用文字资料的人员都应遵守公司的保密制度，不得擅自泄露资料内容。2.对于涉及保密信息的文字资料，应在资料上加盖“保密”标识，并按照公司保密文件管理规定进行存放和管理。3.在处理涉及保密信息的文字资料时，如打印、复印、传真、传输等，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。例如，使用加密设备进行传输，对复印、传真等操作进行登记等。（二）销毁1.对于已失去保存价值或因其他原因需要销毁的文字资料，由档案管理部门定期进行清理和销毁。销毁前，档案管理部门应填写《文字资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、数量、销毁原因等信息，并报经相关领导批准。2.文字资料的销毁应采用适当的方式进行，确保资料内容无法恢复。一般可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息。3.涉及保密信息的文字资料销毁时，应在专人监督下进行，确保销毁过程符合保密要求。八、附则（一