援藏档案管理制度范本

PAGE援藏档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强援藏档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在援藏工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于参与援藏工作的所有人员及相关部门在援藏期间形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则援藏档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则档案内容必须真实、准确、完整地反映援藏工作的全过程。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、利用和开发。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善援藏档案管理制度，并组织实施。2.对援藏档案工作进行统筹规划、协调指导和监督检查。3.集中管理援藏期间形成的各类档案，确保档案的安全和完整。4.开展档案的整理、编目、鉴定、统计等基础工作，推进档案信息化建设。5.积极提供档案利用服务，为援藏工作决策和各项业务开展提供支持。（二）档案形成部门职责1.负责本部门援藏工作中各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保归档文件材料齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。4.对本部门形成的档案信息进行保密，不得擅自泄露。（三）档案管理人员职责1.认真履行岗位职责，遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并处理。4.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作，提高档案管理工作效率。5.为档案利用者提供热情、周到的服务，按照规定及时提供档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.援藏工作计划、方案、总结等文件材料。2.援藏项目申报、审批、实施过程中形成的各类文件，如项目申请书、可行性研究报告、项目合同、验收报告等。3.与受援单位及相关部门的往来文件，包括函件、会议纪要、工作联系单等。4.援藏人员的工作记录、调研报告、心得体会等。5.反映援藏工作成果的图片、影像资料、荣誉证书等。6.其他与援藏工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、存储介质安全，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为综合类、项目类、人员类、成果类等。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和利用档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管方式1.按照档案的分类和编号顺序，将档案排列上架存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案反映援藏工作重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案保存期限在10年以上（含10年）的档案，如援藏项目的中期评估报告、重要的往来文件等。3.短期保管的档案保存期限在10年以下的档案，如一般性的工作文件、临时性的通知等。（四）档案鉴定定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，对失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成。2.鉴定小组按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经单位领导审批后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。五、档案的利用（一）利用范围1.为援藏工作决策提供参考依据。2.为总结援藏工作经验、开展绩效评估提供资料支持。3.满足援藏人员及相关部门对档案信息的查询需求。4.对外提供档案利用服务，如向受援单位、上级主管部门等提供相关档案资料。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应按照规定提供必要的协助和指导。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案利用者如需复制档案资料，应填写复制申请表，经审批后由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记建立档案利用登记制度，详细记录档案利用者的姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅的档案内容等信息。利用登记册应妥善保管，以备查询。（四）保密规定1.档案利用者应严格遵守国家有关保密法律法规和本单位的保密制度，不得擅自将档案内容泄露给无关人员。2.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，应按照相关保密规定进行管理和利用，严禁违规操作。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立援藏档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接等操作，建立电子档案数据库。3.定期对数字化档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（三）系统功能1.档案录入功能实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、日期、保管期限、内容摘要等。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按关键词、日期、类别等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理功能对档案借阅申请、审批、归还等流程进行信息化管理，实时跟踪档案借阅情况。4.统计分析功能对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和数据泄露。（四）系统维护1.定期对档案管理信息系统进行检查和维护，确保系统的正常运行。2.及时更新系统软件和数据，保证系统功能的先进性和数据的准确性。3.加强对系统操作人员的培训，提高其业务水平和操作技能。七、档案的移交与接收（一）移交范围援藏工作结束后，参与援藏工作的人员及相关部门应将在援藏期间形成的各类档案及时移交至档案管理部门。（二）移交要求1.档案移交应编制移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息。2.移交清单一式两份，移交部门和档案管理部门各执一份，双方应签字确认。3.移交的档案应整理规范、编目清晰，确保档案的完整性和准确性。（