物业服务档案管理制度

PAGE物业服务档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司物业服务档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高物业服务水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）定义1.物业服务档案：指公司在物业服务过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等，包括但不限于物业接管验收资料、客户资料、维修养护记录、安全管理记录、环境卫生记录等。2.档案管理：指对物业服务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等一系列活动的总称。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司设立专门的档案管理部门或指定专人负责物业服务档案的集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映物业服务活动的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集和整理物业服务过程中产生的各类档案，确保档案资料的完整性。4.保密性原则：对涉及业主隐私、商业机密等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案资料的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善物业服务档案管理制度，并组织实施。2.负责物业服务档案资料的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。4.对档案管理工作进行监督、检查和指导，及时发现和解决问题。5.负责档案的信息化建设，提高档案管理的效率和水平。6.参与公司重大决策和重要项目的档案资料提供和支持工作。（二）各部门职责1.负责本部门在物业服务过程中产生的各类档案资料的收集、整理和移交工作，并确保档案资料的真实性和完整性。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，按照规定提供相关档案资料。3.对本部门保管的档案资料进行定期清查和核对，发现问题及时报告档案管理部门。4.负责本部门档案资料的安全保密工作，防止档案资料丢失、损坏和泄露。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案资料日常的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的规范有序。3.妥善保管档案资料，做好档案的存储、防火、防潮、防虫、防盗等工作，保证档案的安全。4.按照规定为档案查阅人员提供服务，做好档案查阅登记和归还工作。5.定期对档案进行盘点和清查，及时发现和处理档案管理中存在的问题。6.积极参与档案管理的信息化建设，提高档案管理的工作效率。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业接管验收资料：包括物业项目的规划设计文件、施工图纸、竣工验收报告、接管验收记录等。2.客户资料：包括业主及使用人的基本信息、入住资料、租赁合同、装修申请及审批资料等。3.维修养护记录：包括房屋及设施设备的维修计划、维修工单、维修记录、保养记录等。4.安全管理记录：包括安全巡查记录、门禁记录、监控录像、消防检查记录、应急处置记录等。5.环境卫生记录：包括环境卫生检查记录、垃圾清运记录、绿化养护记录等。6.物业服务合同及相关协议：包括与业主签订的物业服务合同、与供应商签订的服务协议等。7.其他与物业服务相关的文件、资料和记录。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集上来。2.档案资料应按照规定的格式和内容填写，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。3.对于重要的档案资料，应进行原件收集；对于无法收集原件的，应收集复印件，并注明原件存放地点。4.收集的档案资料应进行分类整理，便于后续的归档和管理。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将档案分为物业接管验收类、客户资料类、维修养护类、安全管理类、环境卫生类、物业服务合同类等类别。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于管理和查阅。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：对每一份档案资料进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，编制档案目录。4.装订：对于纸张较多的档案资料，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案资料的原貌，不得随意裁剪或损坏。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案整理的结果，及时将档案资料归档到相应的档案柜或电子存储设备中。2.归档的档案资料应排列有序，便于查阅和检索，并建立相应的索引目录。3.对于电子档案，应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子档案的可读性和可利用性。4.档案归档后，应在档案目录中注明档案的存放位置，便于快速查找。（二）保管期限1.物业服务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管：涉及物业产权、规划、建设等重要文件资料，以及对公司具有重大历史价值和法律意义的档案，应永久保管。3.长期保管：一般为10年以上，包括物业维修改造记录、物业服务合同等重要档案资料。4.短期保管：一般为110年，包括一般性的客户资料、日常巡查记录等档案资料。（三）保管措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.对电子档案应进行定期备份，备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。4.建立档案保管台账，详细记录档案的归档、保管、查阅、销毁等情况，定期对档案进行清查和核对，确保档案的账实相符。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及业主隐私、商业机密等敏感信息的档案：未经公司领导批准，不得查阅和提供给外部人员。3.外部单位或个人因工作需要查阅档案资料的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并做好查阅登记。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人协助查阅。4.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案资料，查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案资料。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案资料进行检查，确保档案资料的完整和无损。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为公司内部各部门提供档案资料的查阅和利用服务，支持公司的各项工作开展。2.根据工作需要，档案管理部门可以对档案资料进行整理、汇编、分析等加工处理，为公司提供决策依据和参考资料。3.对于涉及法律纠纷、审计检查等特殊情况需要提供档案资料作为证据的，档案管理部门应按照规定办理相关手续，并确保提供的档案资料真实、有效。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期限已满的档案进行鉴定，鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。（二）鉴定内容1.档案的内容是否已失去保存价值，如已完成的项目资料、已过期的合同等。2.档案的准确性和完整性，是否存在错误或缺失重要信息的情况。3.档案的保管期限是否符合规定，是否需要调整保管期限。（三）销毁程序1.鉴定小组对档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案资料彻底销毁，防止档案资料流失。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在档案保管台账中。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的物业服务档案信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入等数字化处理，建立电子档案数据库。2.系统功能：档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、审批、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。3.数据安全：加强档案信息化管理系统的数据安全防护，设置用户权限管理、数据备份与恢复、数据加密等措施，确保电子档案数据的安全。（