财税公司档案室管理制度

PAGE财税公司档案室管理制度一、总则（一）目的为加强本财税公司档案室的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本财税公司档案室的档案管理工作，包括各类财税业务文件、合同协议、财务报表、税务资料、人事档案、行政文件等所有具有保存价值的资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存造成的管理混乱和信息丢失。2.真实性原则档案应如实反映公司各项业务活动和历史情况，确保档案内容真实可靠，严禁伪造、篡改档案。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的档案进行严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，应充分考虑档案利用的便利性，建立科学合理的档案检索和利用机制，提高档案的使用效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案排列有序、存放安全。3.建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查找和利用。4.负责档案的日常保管、维护和安全防护工作，定期对档案进行检查、清点、修复，确保档案的实体安全。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。6.积极开展档案信息开发利用工作，为公司各项业务活动提供档案资料支持和服务。7.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，协助解决档案管理工作中存在的问题。（二）档案形成部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交档案室集中保管，并办理交接手续。3.负责对本部门档案的日常管理和利用工作，严格遵守档案查阅、借阅规定，确保档案的安全和保密。4.积极配合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息和资料。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规、业务知识和技能，不断提高自身业务素质。2.负责档案的具体管理工作，严格按照档案管理流程和操作规范进行档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.做好档案的安全保密工作，严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、质量完好。5.积极参与档案信息开发利用工作，为公司提供档案资料服务和支持。6.完成领导交办的其他档案管理相关工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.各类财税业务文件，如纳税申报资料、财务审计报告、税务筹划方案、会计凭证、账簿等。3.合同协议类档案，包括业务合同、租赁合同、借款合同、服务协议等。4.人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、薪资福利资料、培训记录、绩效考核档案等。5.行政文件，如公司内部规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。6.客户资料档案，包括客户基本信息、业务往来记录、服务反馈等。7.其他具有保存价值的文件资料，如公司荣誉证书、资质证书、重要活动照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。4.各部门在业务活动结束后，应及时将相关档案资料移交档案室，不得拖延或积压。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、内容性质、时间顺序等因素进行分类，一般可分为综合类、财税类、业务类、人事类、行政类等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字与字母相结合的方式，如“CS2023001”，其中“CS”代表财税类档案，“2023”代表年份，“001”代表该年度此类档案的顺序号。3.装订对纸张较小、零散的文件资料进行装订，确保文件整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，在文件左上角或左侧装订。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。对于重要档案，还应编写摘要或提要，以便快速了解档案主要内容。四、档案的保管（一）保管条件1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为档案库房，确保档案保存环境适宜。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药、除湿机等，保证档案存放安全。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）存放方式1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐排列存放在档案柜或档案架上，便于查找和管理。2.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。3.对一些特殊载体的档案，如照片、音像资料等，应采用专门的存储方式进行保管，并注明相关信息。（三）保管期限根据档案的重要程度、形成时间、业务性质等因素，确定档案的保管期限。一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管档案公司设立、变更、注销等重要文件。年度财务决算报告、审计报告等重要财务文件。涉及公司重大权益、重大资产处置、重大诉讼等重要业务文件。公司主要领导的任职文件、重要批示等。2.长期保管档案各类业务合同、协议，保管期限为合同履行完毕后15年。会计凭证、账簿等财务档案，保管期限为15年。员工人事档案，保管期限为员工离职后15年。3.短期保管档案一般性的行政文件、通知等，保管期限为5年。临时性的业务文件、资料等，保管期限为3年。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每月进行一次全面检查，每季度进行一次重点抽查。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况、安全防护等方面。如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，发现问题及时报告，并提出整改意见和建议。五、档案的利用（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案室查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容和份数。4.涉及公司机密、客户隐私等敏感信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案室负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在借阅档案上进行任何形式的处理。4.借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案室说明情况，并办理延期归还手续。如发现档案丢失或损坏，借阅人员应承担相应的赔偿责任。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅本公司档案的，应持有单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、内容、范围等，经公司分管领导批准后，方可办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅档案时，应按照公司查阅规定进行操作，档案管理人员应在场监督。如需复印或摘录档案内容，应经公司同意，并按照规定收取相应费用。3.外单位借阅档案的，应提供有效担保，并签订《档案借阅担保书》，明确双方的权利和义务。借阅期限和归还要求按照公司内部借阅规定执行。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。对于已失去保存价值的档案，应予以销毁；对于仍有一定利用价值的档案，可适当延长保管期限。2.鉴定档案时，应综合考虑档案的内容、来源、形式、时间等因素，判断其是否具有历史凭证作用、现实利用价值和科学研究价值。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁审批表》经公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，应将销毁清单、《档案销毁审批表》等相关资料归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）数字化处理1.对公司现有纸质档案进行全面数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整、可读。扫描分辨率应符合档案存储和利用的要求，一般不低于[X]dpi。2.对扫描后的电子文件进行格式转换、图像处理、目录录入等工作，建立电子档案数据库。电子档案应按照档案分类和编号进行存储，确保与纸质档案一一对应。3.对电子档案进行备份存储，备份存储设备应采用异地存储方式，以防止数据丢失。同时，定期对电子档案进行数据校验和恢复测试，确保数据的完整性和可用性。（三）信息化系统功能1.档案录入与管理实现档案信息的在线录入、修改、删除等功能，方便档案管理人员对档案进行日常维护和管理。同时，系统应具备自动编号、分类、排序等功能，提高档案录入的准确性和效率。2.检索查询提供多种检索查询方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。检索结果应显示档案的基本信息、存放位置、保管期限等内容，并可直接链接到电子档案原文。3.借阅管理实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，系统应自动记录借阅人员信息、借阅时间、归还时间等内容，便于跟踪和管理档案借阅情况。4.权限管理设置不同的用户权限，根据用户的工作职责和业务需求，分配相应的档案查阅、借阅、修改等权限，确保档案信息的安全和保密。5.统计分析对档案的数量、类型、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表和图表，为公司档案管理决策提供数据支持。（四）安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护，防止网络攻击、数据泄露、病毒感染等安全事件的发生。2.对档案信息化系统进行定期安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。同时，安装防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全防护设备，保