饭店协会档案管理制度

PAGE饭店协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强饭店协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于饭店协会各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种文件材料、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：饭店协会档案由专门的档案管理部门集中统一管理，各部门不得自行分散保存档案。2.真实性原则：档案应如实反映饭店协会的工作活动和历史面貌，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和整理饭店协会在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及饭店协会机密、商业秘密等重要档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便工作人员查阅和利用档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置饭店协会设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善饭店协会档案管理制度。2.负责饭店协会各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的保管和保护工作，采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案的安全。5.对到期档案进行鉴定和销毁，按照规定办理档案销毁手续。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.负责向饭店协会各部门提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。8.参与饭店协会重大活动、重要会议等文件材料的收集、整理和归档工作，确保活动和会议档案的完整。9.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进档案管理工作方法和流程。三、档案的分类与编号（一）档案分类饭店协会档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括协会章程、会员大会文件、理事会文件、监事会文件、办公会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、行政事务文件等。2.业务活动类：如行业调研资料、行业标准制定文件、培训活动档案、会议活动档案、展览展示档案、交流合作档案等。3.会员管理类：会员入会申请材料、会员信息变更记录、会员会费缴纳记录、会员奖励与处罚档案等。4.宣传推广类：协会宣传资料、新闻稿件、媒体报道、广告策划与投放记录等。5.其他类：不属于以上分类的其他特殊档案，如捐赠档案、荣誉档案等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每一类档案进行编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.行政管理类档案编号：以“XZ”开头，后面依次为年份、流水号，如“XZ2023001”。2.业务活动类档案编号：以“YW”开头，后面依次为年份、活动类别代码（如“DY”代表行业调研，“PB”代表培训活动等）、流水号，如“YW2023DY001”。3.会员管理类档案编号：以“HY”开头，后面依次为年份、会员类别代码（如“GY”代表个人会员，“QY”代表企业会员等）、流水号，如“HY2023GY001”。4.宣传推广类档案编号：以“XC”开头，后面依次为年份、流水号，如“XC2023001”。5.其他类档案编号：以“QT”开头，后面依次为年份、流水号，如“QT2023001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围饭店协会各部门应及时将在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料、资料、记录等移交档案管理部门。收集范围包括但不限于：1.纸质文件：如通知、报告、请示、批复、合同、协议、证书、奖状等。2.电子文件：包括各类文档、表格、图片、音频、视频等电子格式的文件。3.实物档案：如奖牌、奖杯、证书、纪念品等。4.声像档案：如照片、录音带、录像带等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，确保文件的可读性和可追溯性。4.实物档案和声像档案应附有文字说明，注明来源、时间、地点、人物等信息。（三）整理方法1.档案管理部门对收集到的档案材料进行分类整理，按照档案分类标准进行归类。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录卡片，注明档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。3.对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。4.对电子档案进行存储，建立电子档案数据库，按照档案分类和编号进行存储，同时备份存储在不同介质上，防止数据丢失。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，确保档案库房的安全和适宜的保管环境。(二)保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。2.控制档案库房内的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.对档案进行分类存放，按照档案编号顺序排列档案柜，便于查找和管理。4.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.饭店协会工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和协会领导签字批准后，方可借阅。2.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上进行任何形式的标记或处理。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析的原则，根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，综合判断档案的价值。（二）鉴定组织饭店协会成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.定期鉴定：档案管理部门每年对到期档案进行一次集中鉴定，确定档案的存毁。2.随时鉴定：在日常档案管理工作中，对发现价值不大或已失去保存意义的档案，及时进行鉴定处理。3.综合鉴定：根据档案的内容、形式、来源、利用价值等方面进行综合分析，判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报协会领导审批。2.档案管理部门按照批准的销毁清单，对档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和协会领导报送档案工作情况，为档案管理决策提供依据。（