一个人档案管理制度

PAGE一个人档案管理制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织员工个人档案的管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在员工管理、人力资源开发等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工个人档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应如实反映员工的真实情况，不得虚假记载。2.完整性原则：全面收集员工在各个方面的信息，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格保护员工个人隐私，非经授权不得泄露档案内容。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、岗位调整等情况及时更新档案信息。二、档案内容及分类（一）个人基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证复印件：确保复印件清晰、有效。3.学历证书：最高学历及相关学历证书复印件。4.学位证书：相应学位证书复印件。5.专业技术资格证书：如职称证书等复印件。6.职业资格证书：如职业技能鉴定证书等复印件。（二）入职相关材料1.入职登记表：详细记录员工入职时填写的各项信息。2.劳动合同：与公司签订的劳动合同文本。3.入职体检报告：包含身体各项指标检查结果。（三）工作经历及业绩1.工作履历：按时间顺序记录员工在公司/组织内及其他单位的工作经历。2.岗位变动记录：包括岗位调动的时间、原因、新岗位名称等。3.绩效考核记录：历年的绩效考核结果及评价。4.工作成果证明：如项目成果、获奖证书、发表的文章等复印件。（四）培训与学习情况1.参加公司内部培训记录：培训课程名称、时间、培训效果评估等。2.外部培训记录：参加外部机构培训的相关证明材料。3.学历教育进修记录：如在职攻读学位等情况的证明。（五）薪酬福利信息1.工资变动记录：每次工资调整的时间、幅度、原因等。2.奖金发放记录：各类奖金的发放情况。3.福利享受记录：如社保、公积金缴纳情况，享受的其他福利待遇等。（六）奖惩情况1.奖励记录：公司/组织内部及外部给予的奖励，包括奖励名称、时间、奖励依据等。2.惩罚记录：违纪违规受到的处罚，如警告、罚款、辞退等情况及相关文件。（七）职业发展规划1.员工个人职业发展规划书：员工自行制定的职业发展目标及计划。2.职业发展评估记录：定期对员工职业发展规划执行情况的评估。（八）其他重要信息1.员工个人荣誉证书：如获得的行业荣誉、社会荣誉等复印件。2.员工参与的重要项目文档：相关项目的策划书、执行报告等。3.员工个人健康状况变动记录：如重大疾病诊断、康复情况等。三、档案建立与收集（一）档案建立流程1.新员工入职时，人力资源部门负责发放《个人档案信息登记表》，员工应如实填写个人基本信息等内容。2.员工提交填写完整的登记表及相关证明材料，如身份证、学历证书等复印件，人力资源部门进行初步审核。3.审核通过后，人力资源部门为员工建立个人档案，并按照档案分类进行资料整理归档。（二）档案收集职责分工1.人力资源部门负责收集员工的入职登记表、劳动合同、培训记录、薪酬福利信息、奖惩情况等资料。其中涉及财务、审计等部门的信息，由相关部门协助提供。2.员工所在部门负责收集员工的工作履历、岗位变动记录、绩效考核记录、工作成果证明等与工作相关的资料，并及时提交给人力资源部门。3.员工本人负责提供个人职业发展规划书、个人荣誉证书等属于个人的资料，并确保资料真实有效。（三）档案收集时间要求1.新员工入职后一个月内，应完成个人档案的初步建立，确保档案资料齐全。2.对于员工工作过程中产生的各类资料，如绩效考核结果、岗位变动通知等，相关责任部门应在事件发生后一周内提交给人力资源部门归档。3.员工个人如有新获得的荣誉证书、职业资格证书等，应在获得证书后两周内提交给人力资源部门更新档案。四、档案整理与归档（一）整理要求1.对收集到的档案资料进行分类整理，同一类别的资料应集中放置。2.每份资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.资料应保持整洁、完好，对于破损、褪色的资料应及时进行修复或更换。4.纸质档案资料应使用A4纸张规格，复印件应清晰可辨，重要资料可同时留存电子文档备份。（二）归档方式1.按照档案分类，将整理好的资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、起止时间、员工姓名等信息。2.建立电子档案目录，详细记录每份档案资料的名称、编号、存放位置等信息，方便查询和检索。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。3.档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持干燥、通风，确保档案安全。同时，应根据档案类别和使用频率合理安排存放位置，便于快速查找。（三）档案标识与索引1.在档案盒正面和侧面应清晰标注档案类别、员工姓名、档案编号等信息，便于识别和查找。2.建立档案索引卡片，将员工姓名、档案编号、档案类别、存放位置等信息记录在卡片上，并按照一定顺序排列在索引册中，方便快速定位档案。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的档案，但应提前向人力资源部门提出申请，填写《档案查阅申请表》，注明查阅内容和目的。2.人力资源部门负责人、员工所在部门负责人在工作需要时，有权查阅员工档案，但应在查阅前填写《档案查阅审批表》，经公司/组织相关领导批准后方可查阅。查阅内容应严格限于工作相关的信息，不得随意泄露员工个人隐私信息。3.公司/组织内部审计、纪检等部门在履行职责时，如需查阅员工档案，应出具正式的查阅函，并按照规定的审批程序进行审批，查阅范围应严格限定在与审计、纪检事项相关的内容。（二）查阅流程1.查阅申请人填写相应的申请表或审批表，详细说明查阅原因、查阅内容等。2.将申请表或审批表提交给人力资源部门负责人审核，审核通过后报公司/组织相关领导审批。3.经领导批准后，人力资源部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅完毕后，查阅人应在档案管理人员的监督下将档案资料归还原位，确保档案资料的完整性和保密性。（三）借阅权限1.原则上不允许借阅员工个人档案。如有特殊情况需要借阅，如员工办理重要手续需要档案原件证明等，应由借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。2.档案借阅申请需经人力资源部门负责人审核，报公司/组织高层领导批准。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人提交《档案借阅申请表》，经审核批准后，到人力资源部门办理借阅手续。2.人力资源部门向借阅人提供档案原件，并要求借阅人签字确认接收。同时，告知借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案内容。3.借阅人在借阅期限届满后，应及时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案资料完整无损。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。六、档案更新与维护（一）定期更新1.每年一次全面更新：人力资源部门应在每年年底对员工个人档案进行全面梳理和更新。更新内容包括员工的工作履历、绩效考核结果、薪酬福利变动、奖惩情况等。2.日常动态更新：对于员工日常工作中发生的岗位变动、获得新的荣誉、参加培训等信息，相关责任部门应及时通知人力资源部门进行档案更新。人力资源部门应在接到通知后一周内完成档案信息的修改和补充。（二）信息变更审核1.员工个人基本信息、工作履历等重要信息发生变更时，员工应向人力资源部门提交《档案信息变更申请表》，并附上相关证明材料。2.人力资源部门对变更申请及证明材料进行审核，核实信息的真实性和准确性。审核通过后，方可对档案信息进行更新。3.对于涉及薪酬福利、奖惩等重要信息变更的，人力资源部门应与相关部门进行核对，确保变更信息的一致性和准确性。（三）档案维护措施1.定期对档案进行检查，查看档案资料是否有损坏、丢失等情况。如发现问题，应及时采取措施进行修复或补充。2.对电子档案进行定期维护，检查数据的完整性和安全性，防止数据丢失或被篡改。同时，定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。3.保持档案存放环境的适宜性，控制档案存放地点的温度、湿度，防止档案因环境因素受损。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。未经授权，不得向任何无关人员透露员工个人信息。2.在档案查阅和借阅过程中，档案管理人员应全程监督，确保查阅和借阅人员遵守保密规定。查阅和借阅结束后，应对查阅和借阅情况进行记录和清理，防止档案信息被不当获取。3.对于涉及公司/组织机密信息的档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施，确保信息安全。（二）安全保障1.档案存放地点应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施。档案柜应安装锁具，钥匙由专人保管。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识，确保档案管理工作的安全进行。3.定期对档案存放地点进行安全检查，发现安全隐患及时整改。同时，制定应急预案，如发生火灾、水灾等突发事件时，能够迅速采取措施保护档案安全。（三）违规处理1.对于违反档案保密制度的人员，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、辞退等。2.因违反档案安全规定导致档案资料损坏、丢失的，责任人应承担相应的赔偿责任。如构成犯罪的，将依法追究刑事责任。八、档案销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其个人档案应在离职手续办理完毕后[X]个月内进行审核，确定是否需要销毁。2.对于超过保管期限且无保存价值的档案资料，经人力资源部门负责人审核，报公司/组织高层领导批准后，可以进行销毁。3.因档案内容涉及机密信息等原因，需提前销毁的，应按照规定的审批程序进行审批，并确保销毁过程符合保密要求。（二）销毁流程1.确定需要销毁的档案清单，清单应包括档案编号、员工姓名、档案类别、保管期限等详细信息。2.填写《档案销毁申请表》，注明销毁原因、销毁档案清单等内容，提交人力资源部门负责人审核。3.经审核批准后，安排专人负责档案销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等符合环保要求的方式，确保档案信息无法恢复。4.在销毁过程中，应安排两人以