农场档案管理制度

PAGE农场档案管理制度一、总则（一）目的为加强农场档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在农场生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农场各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：农场档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案内容必须真实反映农场各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.完整性原则：全面收集和保存农场在各个方面形成的档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及农场机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置农场设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定农场档案管理制度并组织实施。2.负责农场各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，做好档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为农场各项工作提供档案信息服务。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识和档案管理水平。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期考核档案管理工作情况。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括农场的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案。2.生产经营类：涵盖农场的土地规划与利用、种植养殖计划、生产技术资料、农产品销售合同、财务报表、成本核算等档案。3.科技研发类：主要有农场的科研项目申报材料、实验记录、技术创新成果、专利文件等档案。4.基本建设类：包含农场的基础设施建设项目规划、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等档案。5.设备物资类：涉及农场的设备采购合同、设备清单、设备维护记录、物资采购发票、库存管理等档案。6.党群工作类：包括农场党组织建设、党员活动记录、工会工作、共青团工作等方面的档案。（二）档案编号1.编号方法：采用分类编号法，按照档案类别分别进行编号。例如，行政管理类档案编号为XZ，生产经营类档案编号为SC，科技研发类档案编号为KJ，基本建设类档案编号为JS，设备物资类档案编号为SB，党群工作类档案编号为DQ。2.编号规则：每类档案编号由类别代码、年份代码、流水号组成。年份代码采用公元纪年，取年份后两位数字。流水号从001开始依次编排。例如，行政管理类档案中2023年的第5份档案编号为XZ23005。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等。2.农场与外部单位签订的合同、协议、信函、报表等文件。3.农场举办的各类会议、活动形成的文件、照片、影像等资料。4.农场员工个人在工作中产生的重要业务文件、科研成果、获奖证书等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求将本部门形成的档案及时移交档案管理部门。2.档案收集应做到全面、及时、准确，确保档案的完整性。对重要文件应实行双套制保存，一套纸质档案，一套电子档案。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁、损毁档案。（三）整理要求1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类标准进行整理。对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单。2.整理档案时，应区分不同保管期限，将档案分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）三类。3.对破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的可读性。4.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，建立电子档案目录，便于检索和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案管理室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应按照类别和保管期限分别存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，防止因自然灾害或其他原因导致数据丢失。3.对重要的实物档案，如奖牌、证书等，应进行妥善保管，可设立专门的陈列室或专柜存放。（三）保管期限1.永久保管的档案：反映农场主要职能活动和历史面貌的，对农场工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对农场工作有查考利用价值的档案。3.短期保管的档案：在较短时间内对农场工作有参考价值的档案。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。3.清查结束后，应编写档案清查报告，上报农场领导。六、档案的利用（一）利用范围1.农场内部各部门因工作需要查阅档案的。2.农场员工因个人工作、学习、科研等需要查阅与本人相关档案的。3.外单位因工作需要查阅农场档案，经农场领导批准的。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记工作。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理室。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（三）利用限制1.涉及农场机密的档案，未经农场领导批准，不得查阅、复印或对外提供。2.查阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换档案材料。3.档案管理人员应严格遵守档案利用规定，对利用档案的情况进行监督和管理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门业务骨干等组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.对虽未超过保管期限，但已失去利用价值或重复的档案，经鉴定小组审核同意后，可进行适当处理。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审核，提出鉴定意见。3.经农场领导批准后，确定销毁档案名单。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。