防护档案管理制度

PAGE防护档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司防护档案管理，确保防护工作的规范化、科学化、系统化，有效保护公司资产安全，保障员工生命健康，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及防护工作的部门、岗位及相关活动，包括但不限于安全防护、职业健康防护、信息安全防护等方面的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映防护工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：涵盖防护工作的各个环节和方面，保证档案资料的全面性和系统性。3.保密性原则：对涉及公司机密、敏感信息的防护档案严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案的形成、整理、归档、保管和利用等环节遵循统一的标准和规范。二、防护档案的分类与编号（一）分类1.安全防护档案消防安全档案：包括消防设施设备台账、消防检查记录、火灾应急预案及演练记录等。治安保卫档案：如人员出入登记、巡逻记录、安全事件报告及处理情况等。生产安全档案：涵盖安全生产规章制度、安全培训资料、安全事故报告及调查处理结果等。2.职业健康防护档案员工健康档案：包含员工入职体检报告、定期健康检查记录、职业病诊断及治疗情况等。职业危害因素监测档案：如工作场所职业病危害因素检测报告、防护用品配备与使用记录等。3.信息安全防护档案网络安全档案：包括网络拓扑结构、网络安全策略、网络攻击与防范记录等。数据安全档案：如数据备份与恢复计划、数据访问权限管理记录、数据安全事件报告及处理情况等。（二）编号防护档案编号采用分类代码+年度+流水号的形式。分类代码按照上述分类分别设定，如“A”代表安全防护档案，“B”代表职业健康防护档案，“C”代表信息安全防护档案。年度采用四位数字表示，流水号为三位数字，从“001”开始依次递增。例如，安全防护档案中2023年的第一份档案编号为“A2023001”。三、防护档案的形成与收集（一）职责分工1.各部门：负责本部门防护工作相关资料的形成与收集，指定专人负责档案资料的整理和初步审核，并定期向档案管理部门移交。2.档案管理部门：负责指导、监督各部门的档案形成与收集工作，对接收的档案进行统一整理、归档和保管。（二）形成要求1.各项防护工作的记录应及时、准确、完整，采用纸质或电子文档等形式进行记录。2.记录内容应清晰可辨，注明日期、地点、人员、事件经过等关键信息。3.涉及签名的文件，相关人员应亲笔签名，确保文件的真实性和有效性。（三）收集流程1.各部门在完成一项防护工作任务后，应在规定时间内将相关资料收集齐全。2.资料收集人对收集的资料进行初步整理，检查资料的完整性和准确性，剔除重复或无效的记录。3.将整理好的资料提交部门负责人审核，审核通过后，填写档案移交清单，定期移交至档案管理部门。四、防护档案的整理与归档（一）整理原则1.按照档案分类进行整理，同一类别的档案按照时间顺序或重要程度排列。2.对每份档案进行编号，并编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.确保档案资料的整齐、规范，去除不必要的附件和冗余信息。（二）归档要求1.档案管理部门接收各部门移交的档案后，应进行再次审核，对不符合要求的档案及时返回原部门进行补充或修正。2.将审核通过的档案按照分类和编号顺序进行装订或存储，建立电子档案索引，便于查询和管理。3.对重要的防护档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，防止损坏或丢失。五、防护档案的保管（一）保管期限1.安全防护档案消防安全档案：长期保管。治安保卫档案：视情况确定保管期限，一般重要事件档案保管10年以上，一般性记录保管5年。生产安全档案：重大安全事故档案永久保管，一般安全事件档案保管10年以上，日常安全管理档案保管5年。2.职业健康防护档案员工健康档案：员工离职后继续保管10年。职业危害因素监测档案：长期保管。3.信息安全防护档案网络安全档案：重要网络安全事件档案永久保管，一般性网络安全管理档案保管5年。数据安全档案：涉及重要数据的档案永久保管，一般数据安全管理档案保管5年。（二）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。3.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行备份和维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管措施1.建立档案出入库登记制度，严格记录档案的借阅、归还情况，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查和盘点，并做好记录，发现问题及时采取措施进行处理。3.对超过保管期限的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁，防止档案信息的泄露。六、防护档案的利用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅防护档案，需填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.涉及公司机密的防护档案，需经公司主管领导审批后方可借阅。3.外部单位因工作需要查阅防护档案，必须持有单位介绍信，经公司相关部门负责人和主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并严格限制查阅范围。（二）借阅期限1.一般防护档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要防护档案的借阅期限根据实际情况确定，原则上不得超过[X]个工作日，特殊情况需经主管领导批准。（三）归还要求1.借阅人应在规定期限内归还档案，如有特殊情况不能按时归还，应提前向档案管理部门说明原因并申请延期。2.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（四）利用范围1.为公司内部安全管理、职业健康管理、信息安全管理等工作提供参考依据。2.配合政府部门的安全检查、职业健康监督、信息安全审查等工作。3.作为公司应对安全事故、职业健康事件、信息安全事件等的重要资料支撑。七、防护档案的保密与销毁（一）保密措施1.对涉及公司机密、敏感信息的防护档案，档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容给无关人员。2.在档案的整理、归档、保管和利用过程中，采取必要的保密技术手段，如加密存储、限制访问权限等。3.对接触保密档案的人员进行定期的保密教育和培训，提高其保密意识和责任感。（二）销毁程序1.对超过保管期限且无保存价值的防护档案，由档案管理部门提出销毁申请，填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.销毁申请经公司主管领导审批后，由档案管理部门会同相关部门指定专人负责销毁工作。3.销毁方式可采用焚烧（确保彻底销毁且符合环保要求）、粉碎等物理方法，或采用专业的数据擦除软件对电子档案进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地