招标电子档案管理制度

PAGE招标电子档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司招标电子档案的管理，确保招标电子档案的真实、完整、有效和安全，提高招标工作的效率和质量，依据国家相关法律法规以及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及招标活动产生的电子档案管理，包括但不限于招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等相关电子文档。（三）管理原则1.真实性原则：确保电子档案内容与招标活动实际情况一致，如实反映招标过程。2.完整性原则：涵盖招标活动全过程的各类电子文件，不遗漏重要信息。3.有效性原则：电子档案应具备可查、可用、可追溯的特性，能为公司后续工作提供有效支持。4.安全性原则：采取必要措施保障电子档案的存储、传输和使用安全，防止信息泄露、篡改或丢失。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善招标电子档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各部门做好招标电子档案的收集、整理、归档工作。3.负责招标电子档案的存储、保管和维护，确保档案的安全与完整。4.按照规定提供招标电子档案的查阅、借阅服务，并做好记录。5.定期对招标电子档案进行备份，防止数据丢失。（二）招标业务部门职责1.在招标活动过程中，负责及时生成、收集和整理本部门涉及的招标电子文件，并按照档案管理部门要求进行分类、编号。2.确保提交的招标电子文件真实、准确、完整，符合档案管理要求。3.配合档案管理部门做好招标电子档案的归档、保管和查阅等工作。（三）信息技术部门职责1.提供招标电子档案管理所需的技术支持和保障，确保电子档案管理系统的正常运行。2.协助档案管理部门制定电子档案的安全保密措施，防止电子档案信息泄露。3.负责对电子档案管理系统进行维护和升级，保证系统的稳定性和兼容性。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.招标文件：包括招标公告、资格预审文件、招标文件正文、答疑文件、补遗文件等。2.投标文件：涵盖投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。3.评标文件：评标办法、评标委员会组成名单、评标记录、评标报告等。（二）收集要求1.各部门应在招标活动结束后及时将相关电子文件收集齐全，不得遗漏。2.电子文件应格式规范、内容清晰，能够准确反映招标活动的真实情况。对于扫描件等非原生电子文件，应确保扫描清晰、完整，与原件一致。3.收集的电子文件应注明文件名称、生成时间、来源部门等信息。（三）整理原则1.按照招标项目的类别和时间顺序进行整理，确保档案的系统性和逻辑性。2.对每份电子文件进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.建立电子文件目录，详细记录每份文件的编号、名称、日期、来源等信息，目录应与电子档案存储系统相对应。（四）整理流程1.招标业务部门对收集到的电子文件进行初步分类和编号，形成初步的电子文件清单。2.将初步整理好的电子文件清单提交给档案管理部门，档案管理部门进行审核和进一步的整理完善。3.档案管理部门按照整理原则对电子文件进行分类、编号，并与电子文件目录进行核对，确保目录与文件一一对应。四、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.采用专用的电子档案管理系统进行存储，该系统应具备数据存储、备份、检索、权限管理等功能。2.电子档案管理系统应部署在安全可靠的服务器上，服务器应具备冗余备份和数据恢复能力。3.对于重要的招标电子档案，应进行异地备份存储，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。（二）存储要求1.电子档案应按照分类和编号进行存储，确保存储结构清晰，便于查找和管理。2.存储的电子档案应保持原始格式，不得随意更改文件格式或内容。如需转换格式，应确保转换后的文件与原始文件内容一致，并做好记录。3.定期对电子档案存储系统进行检查和维护，确保系统运行正常，数据存储安全。（三）保管期限1.招标电子档案的保管期限根据国家相关法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，主要用于满足近期查询和审计需求；中期保管期限为[X]年，适用于一般业务参考和追溯；长期保管期限为[X]年以上，用于保存重要的历史资料和法律凭证。3.在保管期限届满后，经档案管理部门审核，确无继续保存价值的电子档案，可按照规定进行销毁。（四）安全保密措施1.对电子档案管理系统设置严格的用户权限，不同人员根据其工作职责和权限访问相应的电子档案。2.采用加密技术对电子档案进行加密存储和传输，防止信息在传输过程中被窃取或篡改。3.定期对电子档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，安装防火墙、杀毒软件等安全防护设备，防止网络攻击和病毒入侵。4.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露电子档案内容，未经授权不得擅自复制、传播电子档案。五、电子档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅招标电子档案的，应填写《招标电子档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据审批情况，为查阅人员提供相应的电子档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.涉及公司机密或重要商业信息的招标电子档案，查阅权限应严格控制，仅限特定人员查阅，并需经过公司高层领导审批。（二）借阅流程1.因特殊原因需要借阅招标电子档案的，借阅人员应填写《招标电子档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门对借阅的电子档案进行登记，并提供电子档案的存储介质（如光盘、移动硬盘等）。借阅人员应妥善保管存储介质，不得擅自转借他人或进行其他违规操作。3.借阅期限届满后，借阅人员应及时归还电子档案存储介质，档案管理部门对归还的介质进行检查，确保档案无损坏、丢失或信息泄露等情况。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅人员应爱护电子档案，不得在电子档案上进行涂改、标记、删除等操作。如需摘录或复制部分内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。2.查阅和借阅人员应在规定的场所进行查阅和使用电子档案，不得将电子档案带出公司或转借他人。如因工作需要确需带出公司的，应按照公司相关规定办理审批手续。3.档案管理部门应定期对电子档案的查阅和借阅情况进行统计和分析，发现异常情况及时报告并采取相应措施。六、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家法律法规、行业标准以及公司相关规定，对保管期限届满的招标电子档案进行鉴定。2.鉴定工作应确保电子档案的真实性、完整性和可用性，充分考虑档案的历史价值、现实意义和潜在风险。（二）鉴定流程1.档案管理部门定期对保管期限届满的招标电子档案进行清理，列出拟鉴定销毁的电子档案清单。2.组织由档案管理部门、招标业务部门、信息技术部门等相关人员组成的鉴定小组，对拟销毁的电子档案进行逐一鉴定。3.鉴定小组根据鉴定原则，对每份电子档案的价值进行评估，确定是否需要销毁。对于仍有保存价值的电子档案，应重新确定保管期限并继续保存；对于确无保存价值的电子档案，形成鉴定销毁意见。（三）销毁程序1.根据鉴定销毁意见，编制《招标电子档案销毁清单》，清单应包括电子档案的编号、名称、日期、来源等详细信息。2.《招标电子档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。销毁过程应安排专人负责监督，确保销毁彻底。3.电子档案销毁方式可采用物理销毁（如粉碎存储介质）或技术销毁（如数据擦除）等方式，销毁完成后，在《招标电子档案销毁清单》上记录销毁情况，并由监督人员签字确认。4.销毁后的《招