医学科研档案保存制度

PAGE医学科研档案保存制度一、总则1.目的为加强医学科研档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医学科研、教学、临床及管理工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位开展的各类医学科研项目所形成的档案资料管理，包括科研项目立项、研究过程、成果鉴定及推广应用等各个阶段产生的文件、数据、图表、标本等材料。3.基本原则医学科研档案管理应遵循集中统一管理、完整准确、便于利用的原则。确保档案的真实性、完整性和系统性，为医学科研活动提供可靠的信息支持。二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善医学科研档案管理制度，并组织实施。集中统一管理本单位的医学科研档案，对各类科研档案进行收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。建立医学科研档案数据库，实现档案信息的计算机管理和检索利用，提高档案管理工作效率和服务水平。定期对医学科研档案进行检查、核对，确保档案的安全与完整。对破损、褪色、变质的档案及时进行修复或复制。负责组织开展医学科研档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。积极开展档案利用工作，为医学科研、教学、临床及管理等工作提供档案信息服务。根据利用者的需求，及时、准确地提供所需档案资料，并做好利用登记工作。负责对本单位各部门医学科研档案管理工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案管理人员业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。2.项目负责人职责负责本项目科研档案的收集、整理和归档工作，确保项目档案的真实、完整、准确，并按照规定时间向档案管理部门移交。在项目研究过程中，督促项目组成员及时将各自形成的科研文件材料进行整理、归档，对项目档案的质量负责。协助档案管理部门做好项目档案的鉴定、销毁等工作，提供相关的鉴定意见和依据。配合档案管理部门开展档案利用工作，根据需要提供必要的说明和解释，确保档案的合理利用。3.项目组成员职责按照项目研究计划和档案管理要求，及时将本人在项目研究过程中形成的科研文件材料进行整理，并移交项目负责人。对所提供的科研文件材料的真实性、完整性负责，确保材料内容准确反映研究工作实际情况。积极配合档案管理部门和项目负责人做好档案管理的各项工作，如档案整理、归档、鉴定、利用等。三、档案收集1.收集范围科研项目立项阶段：包括项目申请书、可行性研究报告、项目论证材料、任务书、合同协议等。研究过程阶段：实验记录：包括实验方案、实验原始数据记录、实验观察记录、实验结果分析等。研究报告：阶段性研究报告、年度研究报告、结题报告等。论文著作：发表的学术论文、专著、译著等。知识产权相关材料：专利申请文件、软件著作权登记材料、技术秘密保护协议等。文件往来：与国内外科研机构、企业等的合作交流文件，包括信函、电子邮件、会议纪要等。学术会议材料：参加学术会议的论文摘要、会议交流材料、会议邀请函等。科研设备购置与使用记录：设备购置合同、设备验收报告、设备使用记录、设备维护保养记录等。科研经费管理材料：经费预算书、经费使用报销凭证、经费决算报告等。科研成果奖励申报材料：成果鉴定证书（或评估报告）、奖励申报书、获奖证书等。成果推广应用阶段：技术转让合同、成果应用案例、用户反馈意见等有关材料。2.收集要求项目负责人应及时组织项目组成员收集项目研究过程中产生的各类文件材料，确保材料的完整性和准确性。科研文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料和载体，如碳素墨水、蓝黑墨水书写或打印在A4纸上，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。对电子文件应进行备份，存储格式应符合长期保存要求，并确保电子文件的可读性和可利用性。同时，应建立电子文件的元数据管理，详细记录文件的形成时间、来源、作者、版本等信息。收集的科研文件材料应按照形成的时间顺序或逻辑关系进行整理，做到分类科学、排列有序，便于后续的整理和归档工作。四、档案整理1.整理原则医学科研档案整理应遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照科研项目的不同阶段和类别，对收集到的文件材料进行系统整理，使其成为一个有机整体。2.整理方法分类：根据医学科研档案的内容和性质，分为科研项目类、科研成果类、科研设备类、科研经费类、科研合作与交流类等类别。每个类别下再根据具体情况进行二级分类，如科研项目类可分为基础研究项目、应用研究项目、临床试验项目等。编号：为便于管理和查找，对每一份科研档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用项目编号+流水号的方式进行编制。例如，某科研项目编号为202301，其第一份档案编号为202301001，第二份档案编号为202301002，以此类推。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。同时，应对每份档案编制卷内目录，详细记录卷内每份文件的题名、日期、页号等信息，放置在卷首。装订：对纸张规格不一致、破损或折叠的文件材料进行整理和修复，采用线装或胶装的方式进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原有顺序，不得随意裁剪或丢失文件内容。装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒封面填写档案编号、题名、保管期限等信息。档案盒应具有一定的强度和耐久性，能够有效保护档案内容。五、档案分类与编号1.分类标准科研项目类：按照项目的研究领域、研究性质、项目来源等进行分类。例如，可分为基础医学研究项目、临床医学研究项目、预防医学研究项目等；也可按照国家级项目、省部级项目、地市级项目等进行分类。科研成果类：根据成果的形式和性质，分为学术论文、专著、专利、软件著作权、科研成果奖励等类别。科研设备类：按照设备的用途、类型、购置时间等进行分类。如大型仪器设备、小型实验设备、办公设备等。科研经费类：依据经费的来源、使用范围、预算执行情况等进行分类。包括科研项目经费、科研专项经费、科研合作经费等。科研合作与交流类：按照合作单位、交流形式、交流时间等进行分类。如国际合作项目、国内合作项目、学术会议交流、学术访问等。2.编号规则科研项目类档案编号：采用“项目编号+流水号”的形式。项目编号按照本单位科研项目管理部门规定的编号规则编制，流水号从001开始依次递增。例如，项目编号为202301的科研项目，其档案编号为202301001、202301002……科研成果类档案编号：根据成果类型进行分类编号。学术论文编号为“论文年份+期刊名称缩写+卷号+期号+页码”，如2023JAMA123456；专著编号为“专著出版年份+ISBN号”，如20239787511745678；专利编号为“专利类型+专利号”，如发明专利ZL202310123456.7；软件著作权编号为“软著登记年份+登记号”，如2023SR0123456；科研成果奖励编号为“奖励年份+奖励级别+奖励名称+获奖序号”，如2023国家级科技进步奖一等奖001。科研设备类档案编号：按照设备购置时间顺序进行编号，格式为“购置年份+设备类别代码+流水号”.例如，2023年购置的第一台大型仪器设备编号为2023D001，第二台小型实验设备编号为2023X002。设备类别代码根据本单位设备分类标准确定，如D代表大型仪器设备，X代表小型实验设备，B代表办公设备等。科研经费类档案编号：采用经费来源代码+经费项目编号+流水号的形式。经费来源代码按照本单位科研经费管理规定编制，如国家级项目代码为G，省部级项目代码为S，地市级项目代码为D等；经费项目编号按照项目管理部门下达的编号编制；流水号从001开始依次递增。例如，国家级项目202301的科研经费档案编号为G202301001。科研合作与交流类档案编号：根据合作交流形式和时间进行编号。国际合作项目编号为“国际合作年份+合作项目编号+流水号”，如2023IC001001；国内合作项目编号为“国内合作年份+合作项目编号+流水号”，如2023NC002002；学术会议交流编号为“会议年份+会议名称缩写+流水号”，如2023ASCO001；学术访问编号为“访问年份+访问单位名称缩写+流水号”，如2023UCSF001。六、档案保管1.保管场所设立专门的医学科研档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保存。库房应保持清洁、整齐，并配备必要的温湿度调节设备，使库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。2.保管期限根据医学科研档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：具有重要历史意义和科学价值的科研项目档案、重大科研成果档案、涉及国家机密或重大利益的档案等。长期保管的档案：一般科研项目档案、具有一定参考价值的科研成果档案、科研设备档案等，保管期限为10年以上（含10年）。短期保管的档案：一般性科研文件材料、科研经费预算执行情况报告等，保管期限为10年以下。3.保管要求档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐有序，便于查找和利用。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的原始面貌和信息完整。修复和复制的档案应与原件一同保管，并在相关记录中注明。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失或损坏。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保其可读性和可利用性。七、档案利用1.利用范围本单位内部的医学科研人员、教学人员、临床医生及管理人员，可根据工作需要查阅、借阅医学科研档案。外单位因科研合作、学术交流等需要，经本单位档案管理部门同意，并办理相关手续后，可查阅、借阅本单位的医学科研档案。涉及国家机密或重大利益的医学科研档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理和利用，未经批准，不得对外提供。2.利用方式查阅：利用者可到档案管理部门查阅室查阅档案。查阅时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保利用者能够准确、快速地找到所需档案。利用者查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案内容。借阅：因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应提前办理续借手续。借阅者应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究借阅者的责任。3.利用登记档案管理部门应建立医学科研档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录。利用登记内容包括利用者姓名、所在部门、利用时间、利用方式（查阅或借阅）、利用档案名称及数量、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保存，以备查阅和统计分析。八、档案鉴定与销毁1.鉴定组织成立医学科研档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、科研管理部门负责人、相关领域专家等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存意义。对已失去保存价值的档案，应进行销毁处理。失去保存价值的档案包括：已过保管期限且无利用价值的档案；重复、冗余或内容虚假的档案；与现行政策法规、科研方向无关且无参考价值的档案等。3.鉴定程序档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟鉴定档案清单，并将清单提交鉴定小组。鉴定小组对拟鉴定档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，提出档案存毁意见。对确定销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等信息。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报单位主管领导审批。经单位主管领导批