铁路内业档案管理制度

PAGE铁路内业档案管理制度一、总则（一）目的为加强铁路内业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在铁路建设、运营和管理中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合铁路行业实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于铁路系统内各单位的内业档案管理工作，包括档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则铁路内业档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映铁路工作的实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理铁路工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全和保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本单位的档案管理制度。2.负责组织、指导和监督本单位各部门的档案管理工作。3.集中统一管理本单位的内业档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。3.按照档案管理部门的要求，提供档案利用服务。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理的法律法规和本单位的档案管理制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立档案检索体系。4.做好档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.定期对档案进行清查和统计，及时发现和解决问题。三、档案的形成与收集（一）档案形成1.在铁路工作中，各部门和岗位应按照职责分工，及时形成各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。2.文件材料应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，内容真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，定期对本部门形成的文件材料进行清理和收集。2.收集的档案应包括文件的正本、定稿、附件、底稿等，确保档案的完整性。3.对于重要的会议、活动、项目等形成的档案，应及时进行收集和整理。4.电子文件应按照规定的格式和存储方式进行收集和保存，确保电子文件的可读性和可利用性。四、档案的整理与归档（一）档案整理1.档案管理部门应按照档案的形成规律和特点，对收集的档案进行分类整理。2.根据铁路行业的特点，档案可分为综合管理类、工程建设类、运输生产类、安全管理类、设备管理类、人力资源类、财务管理类等类别。3.每类档案再根据具体内容进行细分，如综合管理类可分为行政文件、党群工作、规章制度等。4.对档案进行编号、编目，编制档案目录，建立档案检索体系。（二）档案归档1.各部门应在规定的时间内，将整理好的档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，确保档案的质量符合要求。3.对审核合格的档案进行归档，按照档案分类方案进行存放，便于查找和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合规定的标准。（二）档案装具1.应使用符合档案保管要求的档案装具，如档案柜、档案架等。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和铁路行业的实际情况，确定档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期和短期三种，永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限为10年以上；短期保管的档案保管期限为10年以下。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告。六、档案的利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要，可查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本单位人员查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本单位档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、范围等，经本单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅、借阅档案应遵守档案管理的有关规定，爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案利用情况进行登记，记录利用者的姓名、单位、查阅时间、查阅内容等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定销毁的原则。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷、逐件审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管期限等。2.结合铁路工作的实际情况，判断档案的利用价值和保存必要性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容。3.档案销毁清册经档案鉴定小组审核、单位负责人批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应在指定的场所进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。5.监销人员应在档案销毁清册上签字，注明销毁日期和方式。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立铁路内业档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.提高档案管理的效率和水平，方便档案的查询、利用和统计分析。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁等环节的信息化管理。3.数据安全管理建立数据安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应加强对档案信息化管理工作的组织和领导，确保信息化建设的顺利进行。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系