电子档案库房管理制度

PAGE电子档案库房管理制度一、总则（一）目的为加强公司电子档案库房的规范化管理，确保电子档案的完整、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司电子档案库房的建设、管理、维护以及电子档案的存储、保管、利用等工作。（三）基本原则1.真实性原则：确保电子档案内容真实、准确反映公司各项业务活动。2.完整性原则：保证电子档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储安全，防止数据丢失、损坏和泄露。4.规范性原则：严格按照国家和行业标准进行电子档案的整理、分类、存储和管理。5.便利性原则：便于电子档案的检索、查询和利用，提高工作效率。二、库房建设与环境要求（一）库房选址1.电子档案库房应选择在地势较高、干燥、通风、排水良好的地方，远离污染源和易燃、易爆场所。2.库房应避免建在建筑物的底层或顶层，防止地面潮湿、屋顶漏水等问题影响电子档案的存储安全。（二）库房布局1.库房应合理划分功能区域，包括档案存储区、服务器区、操作区、备份区等，各区域之间应保持适当的距离，便于管理和维护。2.档案存储区应设置档案存储架或存储设备，按照电子档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，确保档案排列有序，便于查找。3.服务器区应配备服务器、存储设备、网络设备等，满足电子档案存储和管理的需求。服务器区应设置独立的空调系统，保持温度和湿度稳定。4.操作区应配备计算机、终端设备等，供档案管理人员进行档案的录入、查询、整理等操作。操作区应设置防静电地板，防止静电对电子设备造成损害。5.备份区应配备备份存储设备，定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性。备份区应与档案存储区和服务器区分开设置，防止因火灾、水灾等意外事件导致数据丢失。（三）环境要求1.温度：库房温度应保持在14℃24℃之间，温度变化幅度不超过±2℃/小时。2.湿度：库房湿度应保持在40%60%之间，湿度变化幅度不超过±5%/小时。3.洁净度：库房应保持清洁，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对电子档案造成损害。4.防火、防水、防潮、防虫、防盗：库房应配备防火、防水、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、消防栓、防水卷材、防虫药剂、防盗门、防盗窗等，确保电子档案的安全。5.防静电：库房应采取防静电措施，如铺设防静电地板、安装防静电窗帘等，防止静电对电子设备造成损害。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于合同协议、财务报表、工作报告、技术文档、人事档案等。2.公司接收或转发的具有保存价值的电子文件，如上级文件、外部单位发来的函件等。3.公司在信息化建设过程中产生的系统数据、数据库备份等，具有重要的历史和现实意义。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责电子文件的收集工作，确保电子文件的及时、完整收集。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行命名和存储，确保文件名准确反映文件内容，便于查找和管理。3.电子文件应进行数字化处理，确保文件内容清晰、可读。数字化处理应采用符合国家和行业标准的技术手段，保证数字化文件的质量。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，便于管理和利用。3.电子档案应进行编目，编制电子档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于检索和查询。（四）整理方法1.分类：根据电子档案的内容和性质，将其分为不同的类别，如行政管理类、财务管理类、业务管理类等。2.编号：为每一份电子档案赋予唯一的档号，档号应按照一定的规则编制，便于识别和管理。3.著录：对电子档案进行著录，包括档号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等信息，形成电子档案目录。4.存储：将整理好的电子档案按照分类和编号顺序存储在电子档案库房的存储设备中，确保存储有序，便于查找。四、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.电子档案应采用磁盘阵列、磁带库、光盘库等存储设备进行存储，确保存储容量满足公司电子档案的存储需求。2.存储设备应定期进行维护和检查，确保设备运行正常，数据存储安全。3.电子档案应进行异地备份存储，将重要的电子档案备份到异地存储设备中，防止因本地灾害等原因导致数据丢失。（二）保管期限1.电子档案的保管期限应根据国家相关法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.电子档案的保管期限应在电子档案目录中明确标注，便于管理和查询。（三）保管要求1.电子档案应定期进行检查和维护，确保档案内容完整、可读，存储设备运行正常。2.对存储设备进行定期备份，备份数据应与原数据进行比对，确保备份数据的准确性和完整性。3.建立电子档案保管台账，记录电子档案的入库、出库、存储位置、保管期限等信息，便于管理和查询。4.对超过保管期限的电子档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。五、电子档案的利用与借阅（一）利用原则1.合法合规原则：电子档案的利用应符合国家法律法规和公司相关规定，不得损害公司利益和他人合法权益。2.权限管理原则：对电子档案的利用应进行权限管理，根据利用人员的身份和工作需要，授予相应的利用权限。3.登记备案原则：对电子档案的利用情况应进行登记备案，记录利用人员、利用时间、利用内容等信息，便于管理和查询。（二）利用方式1.在线查询：通过公司内部网络，利用电子档案管理系统，为利用人员提供在线查询电子档案的服务。2.离线借阅：对需要离线使用的电子档案，利用人员应填写借阅申请表，经审批后，到电子档案库房办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。3.复制提供：根据利用人员的需求，为其提供电子档案的复制件，但应确保复制件的内容与原件一致，并进行登记备案。（三）借阅审批1.利用人员需要借阅电子档案时，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、档号、借阅期限、用途等信息。2.借阅申请表应经所在部门负责人审批，重要档案的借阅申请表还应经公司分管领导审批。3.审批通过后，利用人员应到电子档案库房办理借阅手续，领取借阅的电子档案。（四）归还要求1.利用人员应在规定的借阅期限内归还借阅的电子档案，如需延期归还，应提前办理延期手续。2.归还的电子档案应保持完好，如有损坏或丢失，利用人员应承担相应的责任。3.电子档案库房管理人员应在电子档案归还后，对档案进行检查和核对，确保档案归还齐全、完整。六、电子档案的安全管理（一）安全制度1.建立健全电子档案安全管理制度，明确安全管理职责，加强对电子档案安全工作的组织领导。2.制定电子档案安全操作规程，规范电子档案的存储、保管、利用等操作流程，确保操作安全。3.定期对电子档案安全管理制度和操作规程进行评估和修订，适应电子档案安全管理的新要求。（二）人员管理1.对电子档案库房管理人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能，确保其熟悉电子档案安全管理的相关规定和要求。2.对涉及电子档案管理的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和安全意识，防止因人员原因导致电子档案信息泄露。3.与电子档案库房管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务，防止因人员流动导致电子档案信息泄露。（三）安全技术措施1.采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全技术手段，防止外部网络攻击和病毒入侵，保障电子档案库房的网络安全。2.对电子档案存储设备进行加密处理，确保电子档案数据的保密性和完整性。3.建立电子档案备份恢复系统，定期对电子档案进行备份，并进行备份数据的恢复测试，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（四）应急处置1.制定电子档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工，提高应对电子档案安全突发事件的能力。2.定期组织电子档案安全应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高应急处置能力。3.发生电子档案安全突发事件时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，及时报告公司领导和相关部门，并配合有关部门进行调查处理。七、监督与检查（一）监督机制1.建立电子档案库房管理监督机制，定期对电子档案库房的管理工作进行监督检查，确保各项管理制度的有效执行。2.设立电子档案库房管理监督小组，由公司档案管理部门负责人担任组长，成员包括电子档案库房管理人员和相关部门代表，负责对电子档案库房管理工作进行日常监督检查。（二）检查内容1.电子档案库房的建设与环境情况，包括库房选址、布局、环境要求等是否符合规定。2.电子档案的收集与整理情况，包括收集范围、收集要求、整理原则和方法等是否符合规定。3.电子档案的存储与保管情况，包括存储方式、保管期限、保管要求等是否符合规定。4.电子档案的利用与借阅情况，包括利用原则、利用方式、借阅审批、归还要求等是否符合规定。5.电子档案的安全管理情况，包括安全制度、人员管理、安全技术措施、应急处置等是否符合规定。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.被检查部门应按照整改通知书的要求，制