公司档案管理申请制度

PAGE公司档案管理申请制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，规范档案申请流程，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理过程中的申请行为。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：公司档案实行集中统一管理，明确档案管理部门的职责，避免档案分散、混乱。3.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司各项活动和业务情况，确保档案信息的准确性。4.安全保密原则：加强档案安全保护措施，防止档案丢失、损坏、泄露，确保档案信息安全。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案的统一管理工作。档案管理部门应配备专业档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）主要职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定完善的档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.档案收集与整理：负责收集、整理公司各部门形成的各类档案，确保档案齐全、完整。3.档案保管与维护：妥善保管档案，采取必要的安全防护措施，定期对档案进行检查、维护，确保档案质量。4.档案检索与利用：建立科学的档案检索体系，方便员工查询和利用档案；按照规定为员工提供档案查阅、借阅等服务。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限且无保存价值的档案。6.监督与指导：对公司各部门的档案管理工作进行监督和指导，确保各部门档案管理工作符合公司制度要求。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事管理类：员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事任免等档案。3.财务管理类：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务合同类：公司对外签订的各类业务合同、协议等。5.项目管理类：公司各类项目的立项、实施、验收等相关文件。6.技术研发类：公司技术研发成果、专利、技术标准、工艺文件等。7.市场营销类：市场调研、营销策划、广告宣传、客户资料等档案。8.其他类：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）档案编号为便于档案管理和查询，对每类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。编号方法如下：1.行政管理类：以“XG”开头，后面依次为年份、流水号，如“XG2023001”。2.人事管理类：以“RS”开头，后面依次为年份、流水号，如“RS2023002”。3.财务管理类：以“CW”开头，后面依次为年份、流水号,如“CW2023003”。4.业务合同类：以“HT”开头，后面依次为年份、合同类别代码、流水号。合同类别代码根据合同类型设定，如销售合同为“X”，采购合同为“C”等，例如“HT2023X004”。5.项目管理类：以“XM”开头，后面依次为年份、项目编号、流水号，如“XM202300501”（005为项目编号，01为流水号）。6.技术研发类：以“JS”开头，后面依次为年份、技术领域代码、流水号。技术领域代码根据公司技术研发方向设定，如软件研发为“R”，机械设计为“M”等，例如“JS2023R006”。7.市场营销类：以“SC”开头，后面依次为年份、流水号，如“SC2023007”。8.其他类：以“QT”开头，后面依次为年份、流水号，如“QT2023008”。四、档案申请流程（一）查阅申请1.申请范围：公司员工因工作需要，可申请查阅公司档案。2.申请流程：申请人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息。将申请表提交所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作实际情况，审核申请的必要性，并签署意见。申请表经部门负责人批准后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，核实档案是否存在，并安排查阅。申请人在档案管理部门指定地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.特殊情况查阅：涉及公司机密或重要敏感信息的档案，需经公司高层领导批准后方可查阅。档案管理部门应严格控制查阅范围和时间，并对查阅情况进行记录。（二）借阅申请1.申请范围：因工作需要长期使用档案或携带档案外出的，可申请借阅档案。2.申请流程：申请人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的类别、编号、借阅期限、借阅用途等。将申请表提交所在部门负责人审核，部门负责人应重点审查借阅用途是否合理、借阅期限是否必要，并签署审核意见。申请表经部门负责人审核通过后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人根据档案的重要性、保密性以及申请人的工作需求等因素进行审批。审批通过后，申请人到档案管理部门办理借阅手续，档案管理部门对借阅档案进行登记，并向申请人提供档案。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因工作需要确需复制或摘录的，应另行提出申请，经档案管理部门同意后方可进行。借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。（三）档案复制申请1.申请范围：因工作需要复制公司档案的，可提出复制申请。2.申请流程：申请人填写《档案复制申请表》，注明复制档案的类别、编号、复制内容、复制用途等。将申请表提交所在部门负责人审批，部门负责人应审核复制申请的必要性和用途的合理性，并签署意见。申请表经部门负责人批准后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，核实档案情况，并安排复制。档案管理部门在确保档案安全和保密的前提下，按照申请人要求进行复制。复制完成后，对复制件进行登记，并交申请人签收。涉及公司机密或重要敏感信息的档案复制，应严格按照公司保密规定执行，经公司高层领导批准后方可复制。五、档案申请审批权限（一）查阅审批权限1.一般档案查阅，由所在部门负责人审批。2.涉及公司重要业务、机密信息的档案查阅，需经公司分管领导审批。3.涉及公司核心机密、重大决策等档案查阅，需经公司总经理审批。（二）借阅审批权限1.一般档案借阅，由所在部门负责人审核，档案管理部门负责人审批。2.涉及公司重要业务、机密信息的档案借阅，需经公司分管领导审核，公司总经理审批。3.涉及公司核心机密、重大决策等档案借阅，需经公司总经理审核，报公司董事会批准（如有董事会）。（三）档案复制审批权限1.一般档案复制，由所在部门负责人审批。2.涉及公司重要业务、机密信息的档案复制，需经公司分管领导审批。3.涉及公司核心机密、重大决策等档案复制，需经公司总经理审批。六、档案申请的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对档案申请情况进行统计和分析，检查申请流程是否规范，审批手续是否齐全。2.对档案查阅、借阅、复制过程进行跟踪，确保档案使用符合规定，按时归还或妥善保管。3.接受公司内部审计部门的监督检查，配合审计部门对档案申请相关事项进行审计。（二）外部监督1.积极配合国家档案管理部门及相关监管机构的监督检查，如实提供档案申请及管理情况。2.对于监管机构提出的整改意见和要求，及时制定整改措施并认真落实，确保公司档案管理工作合法合规。七、档案申请违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅、借阅、复制档案。2.超出审批范围查阅、借阅、复制档案。3.转借、转让档案或擅自将档案带出公司规定场所。4.擅自涂改、抽取、损坏档案。5.未按规定期限归还借阅档案。6.其他违反档案申请制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予口头警告，并要求其立即纠正违规行为。2.对于多次违规或情节较重的员工，给予书面警告，并处以一定金额的罚款。罚款金额根据违规情节和造成的影响确定。3.对于严重违反档案申请制度，导致公司档案丢失、损坏、泄露或造成重大经济损失、不良影响的员工，公司将视情节轻重给予降职、撤